Hur jag idag blev mer effektiv och strukturerad i min arbetsvardag…! (Inlägg från 2017)

Under lång tid har jag med ljus och lykta sökt efter ett verktyg som kan göra min vardag lite lättare, mer strukturerad och framför allt avlasta min hjärna från att behöva komma ihåg allt som skall utföras. Jag har hela tiden vetat vad det är jag vill ha men inte funnit ”DET”! Nu har jag funnit ”DET”! (från stycke fem beskriver jag verktygen)

Vi utsätts ju idag för så enormt mycket extern information som påverkar oss vilket kräver stor uppmärksamhet och energi av vår hjärna. Utöver detta så har vi våra arbeten och alla de uppgifter som måste utföras och prioriteras efter bästa förmåga vilket i många fall kan frammana det fruktade ordet stress. I och med att stress skapas och den många gånger blir för hög för oss att hantera ökar risken att vi glömmer saker eller göra felprioriteringar. När denna onda cirkel pågår för länge landar de flesta i en ohållbar situation (Läs gärna någon av mina tidigare artiklar om stress m.m.). Inget konstigt i detta men vi kräver mer och mer av oss själva och av någon anledning verkar det som att vi hela tiden får mer och mer att göra på kortare tid. Ytterligare en anledning till att vi glömmer saker är så klart att vi åldras och vi blir då än mer påverkade av den negativa stressen.

Någon gång på 90-talet genomförde jag tillsammans med kollegor där jag då arbetade en kurs i Time Management. Vi fick då fina planeringsböcker/kalendrar, organiseringsmappar, pennor. flikar, ”fnuddar”, färgade papper och innehålls-förteckningar samt mycket annat smått och gott. Vi fick lära oss hur vi skulle planera, tugga i oss elefanten bit för bit, strukturera och organisera oss, avsätta tid för att få en fantastiskt mycket bättre arbetsvardag och ökad effektivitet av vår tid. Vi köpte dessa kalendrar, mappar och tillbehör för stora pengar, men de som anammade arbetssättet blev faktiskt jäkligt bra och effektiva i att planera sin tid och arbete. Du kommer kanske själv ihåg detta om du som jag har några år på nacken?

Jag har efter detta ett flertal gånger under åren vid diverse utbildningar fått med mig tips, råd och idéer hur man skall prioritera sin tid på bästa sätt men har med digitaliseringen inte riktigt funnit mig tillrätta med de verktyg som finns att tillgå. Jag har släppt det manuella planeringssättet sedan länge, föll in i Outlook kalendern och där försökt nyttja uppgiftsdelen men inte känt att det blir naturligt och överskådligt då jag inte sitter vid datorn hela dagarna. Tycker heller inte att det fungerat bra att köra uppgifter eller kom ihåg via Outlook-appen i mobilen. Har sökt andra verktyg och appar men inte fått dem att bli integrerade med övriga Office-verktyg vilka jag använder dagligen som exempelvis OneNote, och då blir det ju ytterligare ett moment att hantera. ”No Good”!

Men nu! Nu i dagarna kom det jag letat efter och det är To-Do Appen som levereras via Microsoft och är integrerad mot Office365. (Tidigare Wunderlist). To-Do är byggt på Office 365, vilket under de närmaste månaderna kommer att göra det möjligt för produkten att vara ännu mer användbar på flera ställen. Den första integrationen med Outlook gör det enkelt att hålla kontroll på Outlook-uppgifterna var som helst. Enligt information kommer To-Do under de närmaste månaderna kompletteras med fler av Wunderlist-favoritelementen och lägga till funktioner som listdelning, apps för Mac, iPad och Android-tablett, samt ytterligare integreringar med andra Microsoft-tjänster. När Microsoft är övertygade om att de har införlivat det bästa av Wunderlist i To-Do, kommer man att pensionera Wunderlist.

Nu kan jag jobba och skapa uppgifter i OneNote vid mina möten, Outlook, eller direkt i To-Do Appen på min dator som sömlöst synkroniserar med varandra samt även med To-Do Appen på mina båda telefoner. Jag har To-Do Appen uppe på min datorskärm hela dagen och kan där enkelt se, skapa nya uppgifter, avsluta färdiga eller omprioritera dem. När jag lämnar kontoret kliver jag in i telefonappen och kan likväl där skapa, avsluta eller prioritera uppgifter så som jag önskar och det synkroniseras med Outlook.

Min arbetsdag kantas som säker många andras av behovet att snabbt kunna omprioritera uppgifter och aktiviteter vilket kanske inte är optimalt, men så är det i alla fall. Mängder av olika bollar i luften och det vet vi ju hur många saker en man sägas klarar av samtidigt… ? Det dyker upp saker som är viktigare eller mer brådskande och då måste ges förtur av olika anledningar. Ibland tar de nya uppgifterna/projekten mer tid i form av någon timme eller flera dagar (med avbrott så klart) vilket inneburit att andra aktiviteter/bollar halkat ned i prioriteringslistan och blivit liggande onödigt länge eller kanske till och med blivit bortglömda till dess att en påminnelse dyker upp någonstans. Även detta ”Icke Godkänt”!

Nu ligger mitt fokus på att skapa mig en vana att integrerat jobba med alla dessa tre verktyg där jag tidigare effektivt nyttjat OneNote och Outlook, men som sagt nu fått det tredje efterlängtade benet To-Do till pallen så att den skall vara stabil nog att ha som plattform för att nå högre effektivitet i mitt vardagsarbete och samtidigt avlasta hjärnan. Känns riktigt bra måste jag säga!

Vänta inte!

  1. Ladda ned Appen To-Do till din dator och till din mobil och koppla mot företagets O365.
  2. Börja använda OneNote som noteringsverktyg för dig själv och i grupp.
  3. Koppla ihop användningen av OneNote, Outlook och To-Do och få en mycket behagligare och roligare arbetsvardag.

Vill Du få inspiration, tips och råd om hur du kan bygga ihop denna plattform och därmed utnyttja ditt Office365 på ett effektivt, strukturerat och faktiskt roligt sätt med OneNote, Outlook och To-Do så hör Du bara av dig till mig med en kontaktförfrågan via mail.

Jag hjälper med glädje Dig och din verksamhet att bli effektivare med hjälp av dessa verktyg.

Rädsla för förändring motverkar tillväxt! Digitalisering är förändring…

På dagens alla marknader förutsätts ett akut och sällan tidigare skådat krav på att utvecklas för att inte riskera att gå motsatsen till mötes. Utveckling har i och för sig genom alla tider varit ett krav för att uppnå tillväxt eller att inte gå under, men idag sker utveckling så enormt mycket snabbare än tidigare vilket ställer otroligt höga krav på adaptionsförmåga, mod, fingertoppskänsla, kreativitet, logiskt tänkande och mängder av andra egenskaper för att inte bli omsprungen av konkurrenter eller utkonkurrerad av marknaden i sig själv.

Att förändras och utvecklas är inte längre bara en konkurrensfördel, att kontinuerligt förändras är en hygienfaktor för att överleva.

Dagens modeord oberoende bransch vill jag säga är ”Digitalisering”, som enligt många är det som skiljer agnarna från vetet, det som kommer vara avgörande för framgång eller avveckling. Att digitalisera sin verksamhet eller leda den Digitala Transformationen inom en organisation och vikten av detta för att överleva skrivs det mängder om i artiklar, sociala medier, e-böcker och även i traditionella böcker. Söker man på ordet digitalisering (via Google) blir träffarna direkt dryga 9.320.000. (För 3 år sedan var det ”endast” drygt 3.500.000 träffar.)

Digitalisering är ett subjektivt ord där var och en skapar sig en helt egen bild om innebörden, både på gott och ont. För väldigt många kan det skapa en negativ klang på grund av en personligt uppfattad låg digital mognad och därmed egen kunskapsbrist, ordet i sig skapar frågor väldigt få kan svara på samt att innebörden innebär att man måste inleda någon form av förändring i/av sin verksamhet. Enkelt kan då vara att stoppa huvudet i sanden, invänta andras agerande eller helt enkelt övertyga sig själv om att ”man” inte har tid just nu men tar tag i detta senare.

Djupdyker man i litteraturen (fler källor) och läser mellan raderna med objektiva ögon och ett djupt granskande handlar det nu så populära ordet Digitalisering (så som jag ser det vill jag tillägga) egentligen endast om en förändringsresa som blivit uppmärksammad eller nu aktualiserad som lavinartad trend. Vad är det som är nytt egentligen? När jag ser tillbaka på de senaste 30-åren då jag varit arbetande med någon form av IT har det i och för sig hänt/utvecklats fantastiskt mycket inom det digitala, och även om förändringstakten nu går ofantligt mycket snabbare (exponentiellt) så har faktiskt vår värld under väldigt lång tid Digitaliserats och krävt detta som en faktor för överlevnad, framgång och som konkurrensfördel. Jag tror att dagens ”Hype” runt detta beror på att man nu verkligen funnit företag/verksamheter som lyckats köra förbi konkurrenter och marknader på grund av att de just använt ”Digitalt” som plattform för sin resa där andra stått kvar och kanske inte insett vart konkurrensen dök upp från eller att reaktionen kom alldeles för sent. Det kan också bero på den exponentiella utveckling som skett inom området de senaste två till tre åren. Det är ”hett” och trendigt helt enkelt!

En av de stora utmaningarna idag är att individens/vårt beteende ändrats ganska radikalt med all den nya teknik som finns i vår vardag i form av datorer och information i var mans hand. Digitaliseringen har krupit så nära vårt innersta och påverkar oss så otroligt mycket utan att vi ens vet om det. De påslag och impulser vår hjärna förr i tiden på olika sätt utsattes för via ett analogt stimuli under lång tid hämtas idag snabbt upp via det digitala flödet via mobiltelefoner, sociala medier, läsplattor, TV, digital reklam o.s.v. som har blivit en del av vår vardag och styr våra automatiska och grundläggande beteenden på helt nya sätt, de flesta gånger utan att vi själva är medvetna om dem. Vi ställer ofantligt mycket högre krav på tillgång till information via digitala kanaler idag än vi gjorde för knappt tio år sedan då smarta telefoner gjorde sitt intåg.

Idag utsätts vi för så ofantligt många digitala intryck under ett dygn att hjärnan utmanas på ett sällan skådat sätt bara av att vara, och vi ändrar omedvetet våra beteenden för att tillgodose hjärnan med stimuli som ger snabba belöningar och så lite energiläckage som möjligt. All den information och de intryck som tvingar sig på oss varenda minut av vår vakna tid ställer enorma krav på hjärnans förmåga att kategorisera, välja bort och generalisera för att över huvud taget kunna fungera. Att hjärnan då väljer genvägar, belöningar och de snabbaste lösningarna för att spara energi är inget konstigt och det är så många av oss omedvetet handlar/köper/påverkas idag. Jag tror att det är där man bör vara med sin Digitala-strategi både internt i sin verksamhet och ut mot marknaden för att kunna påverka oss kunder (se människor) på önskat och förutbestämt sätt.

Vad kan det då innebära att Digitalisera eller genomgå en Digital Transformation och lyckas med detta?

I kommunikationen runt det digitala utvecklingsarbetet är min uppfattning att grundläggande krav för att lyckas motsvarar vilket traditionellt förändrings- och utvecklingsarbete som helst som t.ex…

  • All förändring börjar på individnivå och med ledningen som motor.
  • Tydlig väl genomarbetad vision, mission och mål. Vart och varför skall resan göras av hela organisationen?
  • ”Sence of urgency” måste finnas.
  • Styrelse och ledningen måste vara de som lever för och driver förändringsarbetet.
  • DelaktighetFörtroende och Tillit inom hela organisationen.
  • Skapa utvecklingsteam i organisationen och avsätt gott om tid och ekonomiska förutsättningar för dessa. Utvecklingsarbete måste vara långsiktigt!
  • Premiera försök, idéer och misslyckanden som leder mot utveckling.
  • Det finns aldrig något slut på utveckling! När ett mål är nått måste fokus redan ligga på nästa.
  • Skapa engagemang och se till att det stannar!
  • Utveckling är en förutsättning för att inte avveckla…

Saker som skiljer den digitala resan (affärsutveckling) mot ett ”traditionellt” förändringsarbete är ett fokus som nu även måste läggas på frågor som…

  • Hur får vi ledning och styrelse att leda, leva och förstå behovet av den digitala resan och skapa ”Sence of urgency”!
  • Att skapa en digital vision och med det tydliga kortsiktiga och långsiktiga mål. (Resan)
  • Hur leder och förändrar vi vår verksamhet då den blir påverkad av den otroligt snabba utveckling som idag sker för att inte hamna på efterkälken med hjälp av digitala verktyg?
  • Vilka interna och eventuellt externa resurser behöver vi för att påbörja och genomföra resan?
  • Hur kan digitalt hjälpa oss att jobba smartare i den befintliga verksamheten och hur kan digitalt hjälpa oss att bli mer innovativa?
  • Vilka digitala verktyg och kanaler behöver vi ha i verksamheten (nu & sedan) för den interna och externa resan?
  • Hur det digitala kan och verkligen kommer att påverka min verksamhet, min marknad och mina kunders sätt att efterfråga mina produkter och tjänster nu och i framtiden?
  • Hur jag möter och drar nytta av nya mänskliga digitala beteenden i min kommunikation?
  • Hur vi leder och kontinuerligt förändrar vår verksamhet då den blir påverkad av den otroligt snabba utveckling som idag sker?
  • Hur jag leder och förädlar mina medarbetares kunskaper, engagemang och skapar delaktighet runt digital utveckling?
  • Hur jag måste utbilda och utveckla min personal för att möta kommande utmaningar?
  • Få den digitala utvecklingsresan att bli bestående i organisationens löpande förändringsarbete och en av de stående punkterna på ledningens agenda.

Är då denna ”Digitaliseringstrend” något för alla verksamheter och organisationer att lägga energi och fokus på? Ja(!), utan tvekan är mitt svar på detta, men man måste i sin verksamhet anpassa insatsen efter värde och relevans och man bör göra resan efter sina egna förutsättningar och prioritera detta utifrån övriga utvecklingsområden. Målet måste vara att 1+1=3 inte bara att digitalisera för digitaliseringens skull.

 Några ord på vägen…

  •  Vi kommer aldrig mer möta så lite förändring som vi gör idag.
  • Utvecklingen kommer aldrig mer gå så långsamt som den gör idag.
  • Utvecklingen har gått från att vara linjär till att nu ske exponentiellt.
  • Antalet digitala intryck ökar och ökar för varje dag.
  • Vår hjärna styrs av dopamin och serotoninpåslag vilket påverkas och stimuleras mer och mer av yttre digitala intryck.
  • Förändringsprojekt börjar alltid med Ledarskap, Kultur och Människan. För att lyckas måste organisationen vara emotionellt engagerad.
  • Den ”inre” motivationen blir mer och mer viktig för ökad kreativitet och strategiskt tänkande.
  • Att förstå människan/medarbetaren (se hjärnan) blir allt viktigare i den digitala världen.
  • Allt som går att digitalisera kommer att digitaliseras.
  • De företag som väljer att inte utvecklas väljer att på sikt avvecklas.

En förändrad affär kräver en förändrad organisation, som i sin tur ger en förändrad kultur vilket ställer krav på ett förändrat ledarskap…

Jag måste vara relevant för mina kunder för att överleva, och för att vara relevant måste jag ha tillräckligt mod att våga förändras!

Att våga är att göra, med risken att misslyckas. Att våga misslyckas är den viktigaste parametern för att uppnå nya saker, nya resultat och växa som människa.

Återkoppla gärna med dina egna tankar runt detta inlägg, eller om intresse finns att diskutera detta område för just din verksamhet. Självklart uppskattas det också om du gillar eller delar texten så att den når fler i denna digitala värld. Du når mig på dan.sturk@dastpartner.se eller via LI (så klart).

Nu kanske det är dags för de ledare som önskar framgångsrika verksamheter att börja ”kicka” omotiverad personal…!

Under de hundratusentals år människan som art existerat har definitionen av ledarskap förändras ganska så drastiskt om man djupdyker i vår riktigt långa historia. De senaste 200-tusen åren då den ”moderna” formen av människa började ta form och i samband med detta började utkonkurrera de andra arterna på grund av fortplantningssystem, intelligens och förmåga att finna föda, infann sig också ett avgörande modell av ledarskap där inte alltid styrkan längre var den avgörande faktorn.

I jägar- och samlarkulturerna började ledarskapet ställa krav på intelligens och kunskap för överlevnad i gruppen även om den starkaste ändå kunde hävda sin rätt till att vara ledare och fysiskt utmana dem som de ifrågasatte detta. Vidare utvecklades våra kulturer ytterligare till nomadism, jordbruk och människan kunde slutligen bli bofasta i grupper och samhällen. I och med detta behövde ledarskapet utvecklas ytterligare till att hantera just strukturer i grupper, utveckla ledarskap hos andra, utveckling av samhällen o.s.v. Det började mer handla om att verbalt kunna argumentera och övertyga andra för att tillskansa sig ledarskapet alternativt styra andra baserat på att sprida känslor av rädsla och underlägsenhet.

I människans historia har det alltid funnits behov av ledare och så kallade följare vilket i vår tid kallas för organisation, samhälle o.s.v. När ledarskapet utmanas på olika sätt blir det lätt turbulent, osäkerhet skapats och konflikter av olika karaktär uppstår. Ledarskapet har behövts för att människan skulle kunna överleva och utvecklas till vad vi är idag. Människan har som de flesta andra varelser behovet av att ett ledarskap finns, så att medfött behov av struktur och organisation inte utmanas allt för häftigt i våra hjärnor eller att vi i värsta fall får känslan att stå ensamma och utanför. Vi accepterar ganska så mycket för att få möjligheten att tillhöra något.

 Ledarskap är vad jag skulle säga ett av dagens mest komplicerade yrken då det kräver mängder av ”hjärn-skills” för att lyckas riktigt bra. Det tas väldigt ofta alldeles för lätt på innebörden i att vara ledare och de utmaningar en ledare ställs inför i relationen med andra människor i dagens samhälle och organisationer. Det är inte riktigt lika enkelt som förr då de mål vi idag strävar mot utöver fortplantning och överlevnad inte alltid speglar gruppens och individens inneboende övertygelse om vad som personligen är tillräckligt betydelsefullt och prioriterat för att följa ledarens direktiv till 100%. Detta kan då skapa ogillande, stress och ibland även rädsla. Generation Y och Z har absolut inte samma prioriteringar som generation X eller tidigare vilket ställer enormt höga krav på ledarskapets elasticitet för att få med sig hela sin grupp eller organisation.

Ogillande, stress och rädsla triggar igång signalsubstanser i kroppen vilket påverkar vår hjärna på ett sätt som riskerar att vi faller in i negativa beteenden, tappar engagemang, blir omotiverade och med detta också självklart presterar sämre. Som ledare har jag då ett antal nya utmaningar att ta tag i. Antingen gör jag vad jag kan på det traditionella och mest vanliga sättet för att lösa de uppenbara och synliga problemen i form av att tillrättavisa, diskutera eller slutningen kicka individen/individerna, eller så måste jag sätta mig in i de mer utmanande problemen (relationer, känslor m.m.) vilket inte är lika vanligt förekommande. När jag i överskriften nämnde ”Kicka” omotiverad personal så förstår nog alla som känner mig eller har läst tidigare inlägg att det inte är att fysiskt kicka eller förvisa personal min kontext handlar om utan den mer utmanande lösningen.

Från att valet av ledare till större delen styrdes av fysisk styrka, kapacitet att hämta hem mat till stammen och därmed ges störst förutsättningar för fortplantning och tilldelning av mat har det i dagens samhälle gått över till att det i huvudsak den kommunikativa och retoriska förmågan som styr vem som skall vara ledare för att därmed erhålla status, pengar och välmående. Ytterst sällan är det kapaciteten och kunskapen om att KICKA! igång rätt substanser i andras hjärnor som avgör valet av en organisations ledare. Att kunna KICKA igång positiva substanser hos sig själv och andra är ändå det jag personligen ser vara avgörande hur en organisation egentligen mår, och de viktiga påslagen hjärnan måste få för att vi ska agera på önskat sätt. Hur mycket våra förutsättningar än har ändrats sedan människans uppkomst för att uppnå status, erhålla föda och fortplanta oss har vår hjärnas sätt att fungera, reagera och producera påverkande substanser egentligen inte utvecklats alls. Detta gör att vi idag tyvärr inte är så mycket vassare på att tvinga tillbaka våra blixtsnabba beslut via reptilhjärnan än vi var för 100.000-tals år sedan. Visst har det skett utveckling som gör att vi är mer rationella och analytiska via ”Tankehjärnan” (Neocortex) om vi får lite tid på oss, men då gäller det också att hindra ”Reptilhjärnans” blixtsnabba sätt att ta beslut. Spännande också är att ju mer stress, trötthet, oro, otrygghet o.s.v. vi utsätts för desto mer flyttas beslutsfattandet över till den äldre och mer instinktstyrda Reptilhjärnan. Känns det igen?

Amygdala, Striatum, Septum, Frontalloben, Hypotalamus, Dopamin, Serotonin, Noradrenalin o.s.v. är några av alla de gemensamma delar samt signalsubstanser som finns i allas våra hjärnor. Det här är komponenter som gjort att vi överlevt som art under hundratusentals år. Hur och varför dessa blir påverkade och reagerar är unikt från person till person, men att de reagerar och effekten av reaktionerna är lika så länge våra hjärnor inte är påverkade av stimulantia eller sjukdom.

När vi känner oss arga, stressade, rädda eller hotade händer det saker i vår hjärna likväl när vi känner oss glada, lugna och trygga. Att ha fingertoppskänslan och kunskapen om att hantera och styra dessa substanser i först och främst sig själv samt sedan en organisations alla individer, att förstå vilken påverkan och mix av substanser som är mest gynnsamma för att KICKA alla individer åt önskat håll är det som skapar trygghet, glädje och energi. Dessa komponenter är i mina tankar basen för en driven, energirik och framgångsrik organisation och byggs av ledare med just förståelse och kunskap i hur man ska hantera sin och andras hjärnor för att KICKA på rätt sätt.

Det kanske låter som hokus-pokus men mängder av forskning från de senaste åren talar sitt tydliga språk gällande människans grundläggande behov och beteenden samt resultaten då dessa uppfylls. Trots detta finns det så många organisationer världen runt som styrs av ”old fashion thinking” i form av yttre belöningar, piska och morot, siffror och utdelningar samt att det då ofta resulterar i att det är ledningens/ledarens komponenter i hjärnan som erhåller de största positiva kickarna? Att som ledare lära sig att medvetet jobba med KICKNING av det sammansatta teamets inneboende komponenter och tillgodose gruppens och individens känslor av trygghet, glädje och energi borde vara självklart.

Att våga utmana sig själv och ödmjukt böja sig för värdet och vikten av att förändra gamla invanda beteenden och filosofier inom ledarskap till något som enligt forskning skapar enorm styrka, glädje och engagemang i individ och organisation och slutligen ett än bättre resultatet på sista raden.

Nu låter det kanske som att detta är en Quick-Fix och den enda vägen, men detta är inte riktigt sant. För att detta skall lyckas måste man som ledare övertyga sin egen hjärna om att detta är rätt väg att vandra, och det är långt ifrån enkelt om man har med sig det väl inarbetade organisationstänket med sig i bagaget sedan generationer. Det krävs enorm hjärnkraft för att ändra och ifrågasätta sin egen övertygelse vilket hjärnan febrilt jobbar för att hålla sig undan ifrån. Varför då? Jo precis av den anledningen jag tidigare skrivit om, hjärnan vill arbeta så lite som möjligt! När man ifrågasätter sig själv, sina övertygelser och sina värderingar, så produceras ”fel” signalämnen i hjärnan (rädsla, ilska, stress) som i sin tur leder till signaler som gör att vi upplever förändring och ifrågasättandet som ett hot. Den skönaste vägen är då att avstå och istället vara kvar i det befintliga som då kickar igång en dusch av belöning och avslappning (kontraproduktivt).

Jag är min hjärna och den enda som kan tvinga mig till att acceptera förändring är jag själv. Det som verkar för att hålla bort allt det nya och okända är min hjärna, det vill säga Jag! 

Att veta mer/mycket om sin egen hjärna och hur en hjärna fungerar är en förutsättning för att kunna leda sig själv och andra på bästa möjliga sätt, samt att det är först när jag förstår hur jag själv fungerar som jag kan styra och påverka mina och andras reaktioner mot önskat läge.

Vågar Du som Ledare anta en av sommarens/höstens största utmaningar…?

Så här i semestertider går många ned på lågvarv, sparkar grus, ligger i hängmattan och hinner fundera över både det ena och det andra. Förhoppningsvis har man nu lagt vardagen bakom sig och kunnat släppa stress och press för att hjärnan skall vara tillräckligt avkopplad.

När man kommer ned i ledighetskurvan på riktigt händer det något fantastiskt med hjärnan som då ges möjligheten att hantera nya tankar, vilka under stressade perioder befinner sig långt borta eller inte alls är närvarande. Det kan till och med vara som så att man börjar fundera vad det är man håller på med i sitt liv, vilket syfte man har med det man gör samt andra avgörande existentiella frågor.

När semestern och ledigheten börjar lida mot sitt slut kan det uppkomma konflikt-lika känslor om att släppa den sköna ledigheten för att återgå till sin vardag, sitt arbete och sina arbetsuppgifter. För många kan hjärnan då bygga upp oro, stress och obehagskänslor då ledigheten och lugnet känns så mycket behagligare att befinna sig i. Detta kan tyvärr ge en bitter smak åt de sista semesterdagarna.

Detta är något som skiljer på dem som ”bara” har ett arbete från dem som har en livsuppgift eller ett ”kall”. Beroende på hur man uppfattar sitt arbete är jag övertygad om att de känslor man har för att kliva ”tillbaka” från semester och ledighet är väsentligt skilda.

Att omformulera sina arbetsuppgifter till att bli ett kall leder till att man känner ökad motivation, mer inre driv och man känner sig lycklig med att utföra de saker som driver mot kallet/målet. Eventuellt kan man även i sitt kall uppnå ett tillstånd som kallas ”Flow” vilket är extremt produktivt.

Därför vill jag tipsa alla som läser detta att  genomföra följande då Ni kommit tillbaka efter semestern:

Ge hela personalen inklusive dig själv till uppgift att omformulera sina/dina arbetsuppgifter till att istället bli ett kall eller en livsuppgift som betyder något.

Från att vara: ”Jag är bara orderadministratör på ett företag och är därför inte så viktig…”  kan man formulera om sin arbetsbeskrivning till ett kall som kan se ut så här…

Jag är orderadministratör på ett företag som utvecklar de bästa förutsättningarna för våra kunder att lyckas med hjälp av IT. Genom att jag assisterar företagets VD, ledning och säljare på bästa sätt ges dom de bästa förutsättningarna att skaffa kapital, vilket ger bolaget möjlighet att rekrytera den bästa personalen, investera i utveckling och därmed skapa en trygg framtid och en seriös samarbetspartner för våra kunder.

Detta ökar bolagets chans att utvecklas och komma på nya lösningar som i slutändan kan hjälpa ännu fler kunder att bli kostnadseffektiva, känna trygghet och nå framgång.

Min insats gör också att vårt företag genom sin vinst kan ge ökat stöd till välgörenhet som Barncancerfonden och därmed rädda fler barn från sjukdom…. Därför är mitt arbete och min arbetsinsats viktig!

Viktigt är att identifiera ett klart syfte, vilken roll
man har och vilket värde man tillför.

Självklart skiljer sig arbetsuppgifterna och därmed också det personliga kallet, men kallet bör definieras inifrån individen själv för att skapa en värdefull betydelse.

Som ”grädde på moset” kan även ledningen/ledningsgruppen utmanas att göra detsamma för hela företaget/verksamheten, och då skapa ett syfte där alla anställda direkt skall kunna knyta an till syftet och dess värden, samt triggas av en inre motivation att uppfylla sitt personliga kall då de visualiserar det framför sig. (Kanske ger det även motsvarande effekt då Era kunder ser det…)

Den här utmaningen kommer att tillföra många positiva effekter, men framför allt skapa ett resultat som speglar VARFÖR ni gör det ni gör och därmed motivera varje enskild individ att känna en högre betydelse och ett personligt inre driv att uppfylla sitt kall.

Önskar återigen en härlig fortsättning på sommaren och en fantastisk bra återkomst efter sommaren med de högt motiverade medarbetare som påbörjar resan mot sitt kall med några ”enkla” ord.

Låt inte dina mål fastna i mottagarens känslomässiga dimma…

Mål bör alltid formuleras som att man är Där just Nu, så att de upplevs och kan ”smakas” på, annars är risken att smaken av det ”gamla” ofta är gott nog.

  • Att sätta nytt mål = Förändring av tillstånd
  • Förändring av tillstånd = Önskat nytt tillstånd 
  • Önskat nytt tillstånd = Problem i nuet
  • Problem i nuet = Känslomässig konflikt
  • Känslomässig konflikt = Påverkan av alla sinnen

Formulering av nytt mål måste förankras i alla sinnen hos dem som påverkas av det nya målet. Alla har olika prioriterade sinnen och värden som styr. Hur det känns, låter, ser ut, smakar, och luktar.

För att förflytta oss från Nu till Där behövs resurser, information och strategi. Ju mer positivt och precist (på alla sensoriska nivåer) man definierar vad man vill och förankrar dessa känslor, desto större möjligheter att målet uppnås.

Att ta beslut om ett nytt mål kräver interna beslut om att röra sig till, ifrån eller vara kvar. Om inte den framtida sensoriska upplevelsen är starkare, varför då sträva efter den?

Hur djupt planterar Du (din organisation) den positiva känslan/upplevelsen i dig själv och i dina medarbetare när nya mål formuleras? Hur väl blir varje persons ”framtidssmak”  tillgodosedd och upplevd på resan och vid slutmålet?

Några enkla råd att använda vid skapande av mål

  • Tro inte att alla tänker som Du själv
  • Förutsätt inte att alla berörs av samma saker som Du själv
  • Lär Dig vilket sinne som berör Dig själv och är prioriterat
  • Lär Dig vilket prioriterat sinne som berör andra individer starkast
  • Se till att få med olika innebörd som berör alla sensoriska sinnen i målet
  • Bekräfta att målet/målen förankras starkt hos alla som är berörda
  • Led mot och med de inneboende känslorna och inte endast målet i sig

Sist men inte minst!

Att lära sig förstå hur den mänskliga hjärnan fungerar är en kunskap som bygger fantastiska möjligheter för den som har mod att nyttja den.

Har Du upplevt hur en positiv ekvation kan påverka en verksamhet åt fel håll…?

”A team is not a group of people who work together.

A team is a group of people who trust each other.”

Många företag, organisationer och lag strävar idag självklart efter att summan av alla ingående komponenter skall bli mer än antalet enskilda komponenter. 1+1 skall alltså vara större än 2, 2+3 borde bli 7 o.s.v., men det är inte alltid så enkelt att bara för att man vill detta, sätter det som ett mål eller har skapat den visionen.

En grupp av människor består av individer med olika agendor, olika värden och värderingar och hur enkelt det än låter att sammanfoga allt detta och få den önskade positiva ekvationen, så tarvar det en eller fler goda och insiktsfulla matematiker för att kontinuerligt addera positiva termer.

Hur positiva enheterna är var för sig så kan det hända, och det händer från och till att när de sätts ihop så blir summan mindre än det totala antalet termer. En ouppmärksam, oerfaren eller okunnig matematiker som tar ekvationen för given eller av olika anledningar beräknar ekvationens ingående element på fel sätt, riskerar att ekvationen istället vänder åt andra hållet så att 1+1 blir 1.5, eller ännu värre att en negativ kurva med lutningen åt fel håll uppstår.

Det här är ett enormt vanligt fenomen inom idrotten då stjärnor sätts samman till ett landslag, ett regionslag eller om en eller fler nya ”spelare” tas in i fungerande lag. Matematikern kan ha den bästa intentionen och den/de ingående termerna alla vara positiva, men matematikern måste vara en professor med kunskap och fingertoppskänsla för att förstå att negativa tal kan gömma sig inom dolda parenteser då dessa kan smyga upp i ekvationen.

Vad är då som händer när dessa negativa tal oväntat dyker upp i ett företag, en verksamhet, en organisation eller i ett lag? Tal som riskerar att vända kurvan åt ett oönskat håll, element som inte uppfattats eller att plus och plus rätt vad det är blir minus.

Många gånger handlar det om just olika agendor, olika drivkrafter och värderingar, personligheter som inte matchar, men sen finns det självklart också en av de tuffaste utmaningarna vilket är när komponenterna eskalerar till gruppbildning och interna dolda stridigheter vilket förändrat termer till minuender och subtrahender. En önskad högre totalsumma har nu istället blivit en oönskad differens!

När det gemensamma syftet, målet eller visionen hamnar på en otydlig plats efter egot, eller då fokus vrids till att skydda egna värderingar, egna ståndpunkter och förtroendet mellan individerna inte är tillräcklig högt, det är då det händer, det är då den positiva kalkylen riskerar att avstanna eller i värsta fall vända till ett negativt tal om inget görs. Det handlar inte längre om att få ihop kalkylen, det handlar för matematikern om att nu jobba med enheter och de mjuka värdena för att förstå hur differensen återigen skall kunna vändas till en positiv summa.

Nu handlar det inte om att endast tillsätta enstaka positiva termer, utan matematikern måste verkligen använda sin skarpaste analys så att det som kastas in eller dras bort från ekvationen har det ”rätta” värdet. Här kan matematikern inte längre bara tro sig veta eller förutsätta att en enskild parameter är lösningen. Ibland kan rekommendationen vara att lägga ut kalkylen till en extern professor i matematik för att erhålla en annan vinkling på problemet.

Om vi utgår från att ansvaret och svaret inte alltid ligger i de enskilt ingående komponenternas egna förmåga att forma sig så att summan blir större än … , hur är då Era erfarenheter ekvationer genom ert arbetsliv som medarbetare, ledare eller konsult?

Har ekvationerna innehållit en eller flera obekanta konstanter eller variabler som påverkat svaret så att det inte blivit det avsedda?

Hur har matematikern eller professorn uppfattat de obekanta variablerna som i värsta fall varit eller blivit negativa och istället vänt dem till kända positiva?

Har man aktivt haft eller har ekvationen under luppen för att hela tiden se till att inga dolda parenteser uppkommer?

Ett samarbete mellan leverantör och kund bör fungera som ett bra äktenskap…

Ett långsiktigt samarbete mellan kund och leverantör behöver i princip samma ingredienser som ett lyckligt och fungerande äktenskap.

Ömsesidigt förtroende, tillit och respekt.

Gemensamma mål och visioner.

Ett känslomässigt och upplevt värde för båda parter.

Ett ömsesidigt utbyte.

Närvaro och kommunikation.

Sist men inte minst så är det omtänksamhet, intresse för den andra och viljan att förstå som är mycket viktiga ingredienser att tillföra i samarbetet.

Finns dessa parametrar och att det är ärligt menat från båda parter så finns alla förutsättningar för att samarbetet kommer grönska och utvecklas under lång tid.

Borde inte också Din verksamhet vara värd en ökad trygghet och vägledning med dagens snabba utveckling?

Jag är ganska säker på att de flesta kan vara överens om att IT-utvecklingen av idag tagit fart ordentligt och att det i princip är omöjligt att hänga med. IT är också något som påverkar de flesta både privat och inom den organisation eller verksamhet man jobbar för oavsett vilken syssla man har.

Enheter man idag använder inom ett företag blir mer och mer varierande, men i princip alla har ett gemensamt, och det är att de på något sätt är ”IT”. Det kan vara datorer, bärbara eller stationära, det kan vara surfplattor och mobiltelefoner. Det kan till och med vara interaktiva touchskärmar som innehåller regelrätta datorer eller androidenheter, Playstation/X-box eller Apple-TV, IoT o.s.v. Alla går att på något sätt koppla upp via de interna nätverken och använda för att ta sig ut i världen/molnet, och överallt har vi dem med oss, både på gott och ont.

Jag tror att många av oss inte riktigt tänker på vad vi egentligen investerar i till våra företag och organisationer samt vilka risker detta kan medföra för verksamheten och även oss själva.

En då för mig grundläggande pelare vilket jag anser att en organisation av idag skall och har ansvar att upprätthålla är att någon form av IT-Policy. Och varför då kan man ju fråga sig?

 Vad är en IT-Policy?

En IT-policy är helt enkelt riktlinjer för de anställda och beskriver hur företaget vill att de ska agera i olika sammanhang. Till exempel hur den anställde ska agera på sin arbetstid, vad kan anses vara företagshemligheter, vad förväntar sig företaget av den anställde, hur får den anställde agera i sin yrkesroll när den surfar på nätet, vart får den anställde lagra/spara företagets information vad har arbetsgivaren för möjlighet att gå in och kontrollera uppgifter och mejl, och så vidare. Det företaget kan uppnå med detta är att man helt enkelt har satt upp ramarna för de anställda.

Man kan också i en IT-policy lägga in hur enheterna får användas på fritiden, i hemmet, av vem, hur flyttbart media som exempelvis USB-minnen får användas o.s.v. för att klargöra risker och konsekvenser med oskyddat surfande samt flytt/transport av data på krypterade enheter. I dessa tider då arbete sker mer och mer på distans är även det ett viktigt område att täcka i en policy.

Företagets IT-policy bör dels vara övergripande samt också innehålla flera olika specifika delar, men sedan kan det också vara så att vissa grupper på företaget har ansvarsområden där det gäller särskilda juridiska regler. Då kan det vara lämpligt att skapa en lite mer detaljerad handledning som ligger som bilaga till IT-policyn. Det kan exempelvis handla om företagets närvaro i social medier, hur det skall formuleras, se ut o.s.v. IT-policyn kan självklart se olika ut beroende på vilken typ av organisation det handlar om. 

Vem ansvarar för att skapa en it-policy?

I större organisationer är det vanligtvis CIO:n. IT-policyn bör i annat fall utvecklas och förankras av ledningen, och det bör inledningsvis ske en diskussion på företaget om vilka behov som finns och hur man vill att företagskulturen ska se ut. Att delar av organisationen är med och påverkar är självklart en god idé. Att ta fram en IT-policy är något jag erbjuder mina kunder i ett partnerskap, där jag levererar mallar, erfarenhet samt idéer och stöd i byggandet av verksamheters IT-Policy.

Har alla ”andra” företag en it-policy?

Väldigt få företag tar sig tyvärr tiden eller har som tidigare sagts inte insett värdet och behovet har jag märkt då vi lyfter denna fråga i våra kundmöten. En IT-policy är inte något man bara kastar ihop – det ska vara ett väl uttänkt och genomarbetat och dokument.

Jag anser att alla verksamheter skall ha en IT-Policy. Men det behöver eller ska inte vara en tjock bok som det aldrig tittas i eller är svår att komma ihåg. Det viktiga är att man funderar kring policyfrågorna, och sedan upprättar ett dokument som är lättillgängligt för de anställda.

Punkta upp frågor som är viktiga för företaget, förklara dem kort och leverera gärna exempel, så att det blir lättillgängligt och begripligt. Poängen med IT-policyn är ju att den ska implementeras på företaget och följas av alla. IT-policyn ska fungera som en hjälp för verksamheten. Den ska ses som en vägledning så att alla vet hur de ska agera.

Användbara råd till företag/organisationer som ska skapa en IT-policy?

Gör det inte helt själv från start. Använd gärna en partner som kan komma med exempel, goda råd, mallar samt framför allt kunskap. Fundera på vilka frågor som är aktuella för verksamheten att reglera. Tänk framåt vilka problem som kan tänkas uppkomma? Utgå sedan från detta när du upprättar IT-policyn och se för all del till att lyfta upp IT-Policyn som en återkommande punkt på organisationens agenda så att den omformas i takt med den utvecklingen som just nu och i framtiden garanterat kommer att fortsätta.

Och framför allt, VÄNTA INTE!

 Vill Ni ha starthjälp, goda råd och vår kunskap runt dessa frågor är det bara att höra av sig. 

Lycka till! 

Gamla myter och sanningar, även för Office 365…?

Att vi endast använder 10% av vår hjärna är en långlivad myt som fastnat hos många. Sanningen är den att vi använder endast en liten del av hjärnan för att lösa en enskild uppgift, men olika uppgifter och aktiviteter lägger beslag på olika hjärnregioner, så att hela hjärnan sätts i arbete.

En annan myt är att man blir intelligent, om man läser ett ämne grundligt. Sanningen runt detta är att ämneskunskap är viktig, men man måste känna till andra ämnesområden och förstå sambanden, så att man själv kan dra nya slutsatser och öka sin kunskap. Genom att stärka minnet på olika sätt kan vi förbättra vår intelligens. 

En liknelse till dessa myter är det traditionella Officepaketet från Microsoft och vår kunskap i att använda dess ingående komponenter, vilket sedan länge uppskattats till en nivå om 10%. Detta är dock inte en myt utan nu som då i väldigt många fall en sanning. 

 Denna uppskattning är gammal och enormt mycket nytt har hänt med Officepaketet sedan jag hörde dessa ord. Detta bör innebära att vi idag använder en ännu mindre del av de funktioner som erbjuds och tillkommit, om vi inte fokuserar på att utbilda oss eller ändrar vårt arbetssätt med dessa verktyg, för det är ju generellt en egenskap vi har att vi är relativt nöjda med det vi redan lärt oss och inte alltid tar oss tid att utforska det nya. 

 Microsoft genomförde redan inför version 2004 en användarförfrågan till ett stort antal företag och användare gällande ”nya” funktioner som önskades i Officepaketet. Hela 90% av de önskemål om funktioner som kom i retur fanns redan i Officepaketet. Användarna hade helt enkelt inte hittat eller letat efter dessa i tidigare versioner. 

 Sedan ett par år tillbaka har Microsoft Office365 tagit ordentlig fart i Sverige, och företag efter företag, organisation efter organisation flyttar över till denna plattform. För många av de organisationer jag möter är uppfattningen fortfarande att Office365 endast är som att prenumerera på Officepaketet som en molntjänst och i detta erhålla kontinuerliga uppdateringar.  

 Alltså, verksamheter går ifrån de gamla traditionella boxarna till de nya så populära molnbaserade lösningarna. Och redan i detta så kan man säga att användaren får en mycket bättre lösning där Officepaketet alltid är uppdaterat samt att hela organisationen alltid har samma version. Man slipper fundera på vilka och hur många licenser organisationen har inför en eventuell avstämning som genomförs med regelbundenhet. 

 Men Office 365 kan ju bli värt så mycket mer! När Office365 presenteras för nya och befintliga verksamheter vill man ju så gärna påvisa alla fördelar, alla möjligheter och alla de funktioner som inkluderas, men det är ju egentligen av föga intresse. Det jag personligen anser vara det viktigaste är att förmedla de värden och de vinster kunden kan erhålla i sin verksamhet, hur verksamheten kan dra nytta av det som finns tillgängligt i linje med sitt sätt att arbeta, eller hur de kan förändra sina processer och sitt sätt att arbeta för att spara både tid och pengar. Detta är självklart inte något man gör över dagen, men med långsiktighet och ett strategiskt arbete där interna arbetsprocesser och metoder genomlyses kan verktygslådan Office365 erbjuda så ofantligt mycket. 

 Utbildning/introduktion är något som borde vara en självklarhet att genomföra för de organisationer som tar klivet till O365! En utbildningsplan samt framför allt en långsiktig utvecklingsplan där organisationerna över tid själva övertar ansvaret för utveckling, inspiration och utbildning bör vara prioriterat. Att endast genomföra en introduktionsutbildning blir som det berömda “tomteblosset”, det flammar till och blir ljust en stund för att sedan ganska snabbt slockna och glömmas bort. Med verktyg som O365 måste organisationerna ha fackelbärare vars ansvar och intresse är att hålla elden brinnande och ges tid till att ständigt söka nytt bränsle som kan lysa upp tillvaron för alla andra inom organisationen.  

 De flesta av oss väljer att arbeta på ett gammalt och invant sätt även då vi får dessa nya möjligheter vilket tar massor av onödig tid när det finns verktyg och funktioner som förenklar, underlättar och gör oss effektivare. Genom att lägga lite tid på att lära oss det nya kommer vi att spara ofantliga mängder av just tid, men ändå lägger vi inte tiden på att utbilda oss. Att förvänta sig att alla individer kommer att ta sitt eget “ansvar” för att hålla sig uppdaterade om vilka nya verktyg och funktioner som kontinuerligt inkluderas och kan vara till nytta för verksamheten är en utopi. Vi funkar helt inte så! 

 Med dagens alla funktioner och Appar som löpande lagts till i O365-sviten (vilket för många är okänt men helt fantastiskt) kan det betyda stora möjligheter nu även för det mindre företaget att dyka djupare i dessa för att stödja och utveckla verksamhetens processer. Det handlar om kommunikation, arbetssätt, metodik, lagring, sökning, delning av information, projekthantering o.s.v. vilket allt ingår i O365. Återigen mängder av verktyg och funktioner som måste omsättas till värden och kunskap efter det att introduktionen är genomförd. Här pratar vi verksamhetsnytta på hög nivå som kan införas om viljan och orken finns att anta utmaningen.  

Som verksamhetskonsult måste man självklart axla ansvaret att förstå kundens verksamhet, flöden och utmaningar för att sedan omsätta dessa i konkreta möjligheter med de verktyg som finns tillgängliga.

 Ett exempel jag kan ta upp är en representant för ett företag jag träffade för en tid sedan där jag snabbt visade O365 och möjligheter med den verktygslåda som inkluderas. Det handlade då inte om funktioner utan endast om hur deras organisation idag arbetar med kundmöten, rapporteringar, delade dokument, kalenderfunktion med gemensamma kalendrar, avtalshantering, distansmöten och en hel del annat. Denna kundansvarige representant såg direkt att han personligen skulle kunna spara minst 1 ½ timme om dagen på det lilla han såg, plus att företaget i stort skulle kunna få större kontroll på kunddokumentation, avtalshantering och informationsflöden. Otroligt roligt att få denna respons och reaktion.

Ytterligare exempel är där jag i mitt utbildningsprojekt tillsammans med verksamheten arbetade fram en lösning via Microsoft Power Automate utvecklade ett automatiseringsflöde för inkommande leverantörsfakturor, vilket uppskattningsvis skulle ge en besparing i arbetstid om 50-70 timmar per dygn. Denna fantastiska besparing samt att det intellektuella arbetet i stället kan läggas på viktigare saker inom avdelningen.

OBSERVERA!! Detta är endast två av många exempel på effektivisering, ökad kontroll och utveckling av samarbete med hjälp av O365 jag och mina kunder funnit i samband med genomförda utbildningar och utvecklingsprojekt inom digitalisering.

Summeringen av detta inlägg blir att alla de verktyg, funktioner och möjligheter som varje dag finns runt omkring oss och framför våra ögon väljer vi ofta av slentrian bort. De blir presenterade och inköpta, men väldigt få verksamheter drar med automatik nytta av sin nya investering i form av Office365. I detta fall vill jag sticka ut hakan och säga att det inte ens är i närheten av 10% av möjligheterna som används.

Det är då vårt ansvar som verksamhetskonsulter att lära oss förstå kundens verksamhet på djupet, förstå processer och utmaningar för att med denna kunskap kunna stötta, utveckla och erbjuda strategier och långsiktiga planer så att dessa 10% kan ökas och omsättas i ren verksamhetsnytta med hjälp av utbildning och delning av vår kunskap och erfarenheter.

Vi måste stötta och utbilda våra kunder och ibland till och med övertyga dem att ta sig tiden, för att på sikt dela vår övertygelse om det värde många av verktygen i Office365 verkligen kan erbjuda deras verksamhet samt plantera detta så att facklorna hålls brinnande.

Disruptiv, Emergens & Värdeskapande, 3 nyckelord för framtidens ledarskap och digitala förändringsresor.

Ordet disruptiv har på svenska fått olika översättning och tolkning, med ord som omvälvande, splittra, förstöra, upplösa, omstörtande, avbrott m.fl. Ganska känslomässigt negativt laddade ord. 

Disruptiv innovation eller disruptiva förändringar handlar om att tänka bort alla sanningar vilka vi idag lutar oss mot, för att skapa idéer som omkullkastar den idag gällande sanningen, eller på vilket sätt vi agerar inom en specifik bransch. 

Exempel på företag som omkullkastat det traditionella är IKEA, Spotify, Netflix, Über, Airbnb m.fl. Företag som ”när de slog igenom” hade helt nya sätt att tänka runt möbelinköp, musikkonsumtion, filmupplevelse, transporter och boende som rubbar de tidigare traditionerna för hur dessa branscher tidigare bedrivits. 

Att försöka sig på att tänka disruptivt, i en bransch eller inom ett område där man själv redan befinner sig är oerhört svårt. Vi har så mycket med oss i ryggsäcken som vi anser vara de självklara och enda lösningarna och att utmana dessa ”sanningar” är otroligt tufft för oss, inte omöjligt men väldigt ansträngande och svårt. Vi måste helt enkelt gå emot vår egen övertygelse och omkullkasta de sanningar vi lever efter. 

Att omkullkasta sina sanningar och övertygelser blir allt viktigare för de verksamheter som har bestämt sig för att göra den digitala resan, eller de verksamheter som riskerar att utsättas för konkurrenter som inte lever med samma sanningar och ryggsäck. Det kan handla om konkurrenter som kommer från ett helt annat håll med helt andra förutsättningar och tänker på helt nya sätt och väljer att utmana status quo.

Brukar du någonsin lägga tid på att fundera på det du inte vet, om det du inte vet…?

Det är just här ledarskapet blir så otroligt viktigt och avgörande för hur och om den digitala transformationen, motsvarande förändringsresan (som aldrig får ta slut) blir framgångsrik eller går i diket. Det handlar om att vi som ledare måste övertyga vår egen och andras hjärnor att älska förändring, att skapa känslor på helt nya sätt, att ge utrymme och energi för att utmana individens och gruppens sanningar, för att sedan utveckla nya sanningar. Att som ledare tänka på detta sätt innebär att de inbyggda och kanske nedärvda sanningarna runt vad ledarskap innebär och hur det skall appliceras, måste omkullkastas och utmanas vilket blir otroligt svårt att hantera i/på sig själv, för att börja leda utifrån helt nya förutsättningar.  

Det är i samband med detta omkullkastande av traditionella, medärvda sanningar som ordet emergens blir så viktigt för framtida organisationers ledarskap att förhålla sig till. Jag pratar nu inte om att endast omkullkasta en verksamhets tradition runt affärsupplägg, marknadskommunikation, eller val av digitala verktyg för att möta en ny marknad på ett nytt sätt. Nix, det jag avser är vikten av att omkullkasta ALLA sanningar, inklusive ledarskap och medarbetarskap, ledarengagemang och medarbetarengagemang. 

Förklaring av ordet emergens enligt Wikipedia: Emergenta strukturer är mönster som inte skapats av en enskild händelse. Inget befaller ett system att forma ett mönster, snarare så skapar interaktionen av flera delar en komplex kedja som leder till en viss ordning. Det kan hävdas att emergenta strukturer är mer än dess kombinerade delar, eftersom en emergent ordning inte uppstår enbart av delarnas blotta existens – interaktionen av delarna är det centrala. 

Exempel på emergenta strukturer i naturen är myrstackar, termitstackar, svärmning av bin, gräshoppor, fåglar, fiskstim m.m. Myrdrottningen delar inte ut order eller berättar för myrorna vad de ska göra. Istället reagerar varje myra på stimuli, så som feromoner från larver, andra myror, inkräktare och mat. Varje myra är en självständig enhet som endast reagerar baserat på dess närmsta omgivning på genetiskt kodat manér. Om en myrstack blir skadad kommer den snabbast möjligt att byggas upp igen av alla arbetsmyror utan någon arbetsledare eller ritning finns på plats. 

Formen på ett fiskstim varierar mycket beroende på dess syfte. Stimbeteende betyder att fiskarna rör sig på ett så koordinerat och synkront sätt att det ser ut som om stimmet är en enda organism, som följer sin helt egna rörelselogik. Till exempel rör sig fiskar som är på vandring ofta i kilformade stim, då denna form ger en hydrodynamisk och energibesparande effekt. Ett stort fiskstim är iögonfallande och kan på långt håll locka till sig rovdjur. Formen kan även efterlikna stora havsdjur, såsom valar, och avskräcka rovdjur från att angripa. Även om ett stim saknar ledare, kan erfarna fiskar fungera som vägvisare för de övriga. Därför gynnas unga fiskar extra av stimmet. Alltså, ingen ledarfisk bestämmer vilken form som skall tas vid givet tillfälle och det finns vissa kulturbärare i gruppen som kan vara stöd för övriga…! 

Att få en organisation att fungera/agera emergent runt exempelvis Digital Transformation (likväl runt de flesta andra verksamhetsutvecklande aktiviteter inom en organisation) anser jag blir mer och mer relevant i dagens samhälle.

Ledarskapet och utvecklingen bör då vara att just bygga förutsättningar för denna emergens, med insikten om att ledarskapets syfte är att få gruppen av individer att samverka, så att effekten av delarna blir större än summan/produkten, av den enskilda individens tankar, gånger antalet individer. Att få gruppen av egen vilja (engagemang/driv) och på eget initiativ, autonomt verka för utveckling av den totala organisationen och verksamhetens välmående, med gemensamma insatser utan behovet av att styras av en ledare.

Där satt den! (?)

Det finns ett otroligt starkt samband mellan bra ledarskap som ger motiverade medarbetare och deras engagemang som genererar bra resultat för verksamheten. Alla typer av verksamheter och organisationer oavsett om det är inom privat eller offentlig sektor är idag ställda inför det faktum att utvecklingen och förändring sker exponentiellt. Att leda i kontinuerlig förändring ställer helt nya krav på ledarskap än den linjära utvecklingstakt människan som individ och grupp har ställts inför under de senaste 40.000 åren. Grupper av människor har sedan urminnes tider letts med hjälp av muskelstyrka, skräck, retorik och manipulation och i vissa fall även av ett gott hjärta och välvilja, nu står vi inför helt andra förutsättningar och krav i form av värdeskapande.

Gallup gjorde 2013 en världsomfattande undersökning om motivationen på arbetsplatsen och i sin enkät kunde de utläsa tre nivåer av engagemang: 

  • Engagerade medarbetare – som samarbetar, entusiasmerar och försöker gå framåt. 
  • Passiva medarbetare – som inte gör något väsen av sig men mest väntar på lunchrasten. 
  • Negativa medarbetare – som producerar med sämre kvalitet och ibland till och med är ute efter att skada företaget. 

Undersökningen gick ut till 230 000 anställda och omfattade 142 länder som besvarade enkäten från Gallup, som presenterades i slutet av 2013 (vilket är den senaste världsomfattande sammanställda undersökningen), om hur de såg på sitt arbete. https://news.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx 

”Det visade det sig att endast 16 procent (!) av de svarande i Sverige var engagerade i sitt arbete” och totalt sett i Europa svarade 14 procent att de var engagerade, 66 procent var likgiltiga och en femtedel var direkt negativt inställda till sitt arbete. 

2017 är den senaste Gallup-undersökningen jag läst om detta och den visade nu för Sverige ännu sämre siffror. 14% engagerade. 75% likgiltiga och hela 11% negativt inställda. Alltså, på fyra år har det skett en ytterligare nedgång med 2% av engagerade medarbetare.

Den enskilt största faktorn för engagemang bland de anställda var enligt Gallups undersökning bra ledarskap! 

Med denna statistik framför ögonen och all den statistik som påvisar att vi idag psykiskt mår allt sämre fast förutsättningarna att må bra aldrig varit så stora, tillsammans med den tydliga faktorn att ledarskapet anses som det viktigaste för ökat och bibehållande av engagemang, så är det kanske dags att se över hur ledarskapet kan och bör utvecklas för att skapa nya värden för alla anställda inom våra organisationer. Om ledarskapet lyckas lägga grunden för de viktiga värden som leder till delaktighet, förtroende, påverkan och uppmärksamhet för den anställde, borde inte då detta leda till att engagemanget ökar hos personalen i våra svenska organisationer? 

Det värdeskapande ledarskapet kan handla om att ställa sig vid sidan av sitt ego, glädjas och drivas av gruppens utveckling, förstå att skapa nödvändig värden för grupp och individ och i alla lägen se sin egen roll som stödjande. Största delen bedrivs detta ledarskap i bakgrunden men kan och skall vid behov stiga fram och leverera det stöd och den styrning gruppen är i behov av för att kunna utvecklas. 

Att inom en organisation driva mot emergens och bygga rätt förutsättningar att via intern kultur skapa ett ”disruptivt mindset” och en “No blaming culture” ligger nog utanför många verksamheters “comfort zone”. Men sannolikt är det just detta som behövs för att lyckas leda i den allt snabbare utveckling- och digitala transformationstakt vi idag lever under för att erhålla fler anställda med högt engagemang, minska den psykiska ohälsan, skapa tryggheten i att vara förberedd, ha ett intränat mindset och en gemensam plan när verksamheten kontinuerligt måste förändras.