Under lång tid har jag med ljus och lykta sökt efter ett verktyg som kan göra min vardag lite lättare, mer strukturerad och framför allt avlasta min hjärna från att behöva komma ihåg allt som skall utföras. Jag har hela tiden vetat vad det är jag vill ha men inte funnit ”DET”! Nu har jag funnit ”DET”! (från stycke fem beskriver jag verktygen)
Vi utsätts ju idag för så enormt mycket extern information som påverkar oss vilket kräver stor uppmärksamhet och energi av vår hjärna. Utöver detta så har vi våra arbeten och alla de uppgifter som måste utföras och prioriteras efter bästa förmåga vilket i många fall kan frammana det fruktade ordet stress. I och med att stress skapas och den många gånger blir för hög för oss att hantera ökar risken att vi glömmer saker eller göra felprioriteringar. När denna onda cirkel pågår för länge landar de flesta i en ohållbar situation (Läs gärna någon av mina tidigare artiklar om stress m.m.). Inget konstigt i detta men vi kräver mer och mer av oss själva och av någon anledning verkar det som att vi hela tiden får mer och mer att göra på kortare tid. Ytterligare en anledning till att vi glömmer saker är så klart att vi åldras och vi blir då än mer påverkade av den negativa stressen.
Någon gång på 90-talet genomförde jag tillsammans med kollegor där jag då arbetade en kurs i Time Management. Vi fick då fina planeringsböcker/kalendrar, organiseringsmappar, pennor. flikar, ”fnuddar”, färgade papper och innehålls-förteckningar samt mycket annat smått och gott. Vi fick lära oss hur vi skulle planera, tugga i oss elefanten bit för bit, strukturera och organisera oss, avsätta tid för att få en fantastiskt mycket bättre arbetsvardag och ökad effektivitet av vår tid. Vi köpte dessa kalendrar, mappar och tillbehör för stora pengar, men de som anammade arbetssättet blev faktiskt jäkligt bra och effektiva i att planera sin tid och arbete. Du kommer kanske själv ihåg detta om du som jag har några år på nacken?
Jag har efter detta ett flertal gånger under åren vid diverse utbildningar fått med mig tips, råd och idéer hur man skall prioritera sin tid på bästa sätt men har med digitaliseringen inte riktigt funnit mig tillrätta med de verktyg som finns att tillgå. Jag har släppt det manuella planeringssättet sedan länge, föll in i Outlook kalendern och där försökt nyttja uppgiftsdelen men inte känt att det blir naturligt och överskådligt då jag inte sitter vid datorn hela dagarna. Tycker heller inte att det fungerat bra att köra uppgifter eller kom ihåg via Outlook-appen i mobilen. Har sökt andra verktyg och appar men inte fått dem att bli integrerade med övriga Office-verktyg vilka jag använder dagligen som exempelvis OneNote, och då blir det ju ytterligare ett moment att hantera. ”No Good”!
Men nu! Nu i dagarna kom det jag letat efter och det är To-Do Appen som levereras via Microsoft och är integrerad mot Office365. (Tidigare Wunderlist). To-Do är byggt på Office 365, vilket under de närmaste månaderna kommer att göra det möjligt för produkten att vara ännu mer användbar på flera ställen. Den första integrationen med Outlook gör det enkelt att hålla kontroll på Outlook-uppgifterna var som helst. Enligt information kommer To-Do under de närmaste månaderna kompletteras med fler av Wunderlist-favoritelementen och lägga till funktioner som listdelning, apps för Mac, iPad och Android-tablett, samt ytterligare integreringar med andra Microsoft-tjänster. När Microsoft är övertygade om att de har införlivat det bästa av Wunderlist i To-Do, kommer man att pensionera Wunderlist.
Nu kan jag jobba och skapa uppgifter i OneNote vid mina möten, Outlook, eller direkt i To-Do Appen på min dator som sömlöst synkroniserar med varandra samt även med To-Do Appen på mina båda telefoner. Jag har To-Do Appen uppe på min datorskärm hela dagen och kan där enkelt se, skapa nya uppgifter, avsluta färdiga eller omprioritera dem. När jag lämnar kontoret kliver jag in i telefonappen och kan likväl där skapa, avsluta eller prioritera uppgifter så som jag önskar och det synkroniseras med Outlook.
Min arbetsdag kantas som säker många andras av behovet att snabbt kunna omprioritera uppgifter och aktiviteter vilket kanske inte är optimalt, men så är det i alla fall. Mängder av olika bollar i luften och det vet vi ju hur många saker en man sägas klarar av samtidigt… ? Det dyker upp saker som är viktigare eller mer brådskande och då måste ges förtur av olika anledningar. Ibland tar de nya uppgifterna/projekten mer tid i form av någon timme eller flera dagar (med avbrott så klart) vilket inneburit att andra aktiviteter/bollar halkat ned i prioriteringslistan och blivit liggande onödigt länge eller kanske till och med blivit bortglömda till dess att en påminnelse dyker upp någonstans. Även detta ”Icke Godkänt”!
Nu ligger mitt fokus på att skapa mig en vana att integrerat jobba med alla dessa tre verktyg där jag tidigare effektivt nyttjat OneNote och Outlook, men som sagt nu fått det tredje efterlängtade benet To-Do till pallen så att den skall vara stabil nog att ha som plattform för att nå högre effektivitet i mitt vardagsarbete och samtidigt avlasta hjärnan. Känns riktigt bra måste jag säga!
Vänta inte!
- Ladda ned Appen To-Do till din dator och till din mobil och koppla mot företagets O365.
- Börja använda OneNote som noteringsverktyg för dig själv och i grupp.
- Koppla ihop användningen av OneNote, Outlook och To-Do och få en mycket behagligare och roligare arbetsvardag.
Vill Du få inspiration, tips och råd om hur du kan bygga ihop denna plattform och därmed utnyttja ditt Office365 på ett effektivt, strukturerat och faktiskt roligt sätt med OneNote, Outlook och To-Do så hör Du bara av dig till mig med en kontaktförfrågan via mail.
Jag hjälper med glädje Dig och din verksamhet att bli effektivare med hjälp av dessa verktyg.