Borde inte också Din verksamhet vara värd en ökad trygghet och vägledning med dagens snabba utveckling?

Jag är ganska säker på att de flesta kan vara överens om att IT-utvecklingen av idag tagit fart ordentligt och att det i princip är omöjligt att hänga med. IT är också något som påverkar de flesta både privat och inom den organisation eller verksamhet man jobbar för oavsett vilken syssla man har.

Enheter man idag använder inom ett företag blir mer och mer varierande, men i princip alla har ett gemensamt, och det är att de på något sätt är ”IT”. Det kan vara datorer, bärbara eller stationära, det kan vara surfplattor och mobiltelefoner. Det kan till och med vara interaktiva touchskärmar som innehåller regelrätta datorer eller androidenheter, Playstation/X-box eller Apple-TV, IoT o.s.v. Alla går att på något sätt koppla upp via de interna nätverken och använda för att ta sig ut i världen/molnet, och överallt har vi dem med oss, både på gott och ont.

Jag tror att många av oss inte riktigt tänker på vad vi egentligen investerar i till våra företag och organisationer samt vilka risker detta kan medföra för verksamheten och även oss själva.

En då för mig grundläggande pelare vilket jag anser att en organisation av idag skall och har ansvar att upprätthålla är att någon form av IT-Policy. Och varför då kan man ju fråga sig?

 Vad är en IT-Policy?

En IT-policy är helt enkelt riktlinjer för de anställda och beskriver hur företaget vill att de ska agera i olika sammanhang. Till exempel hur den anställde ska agera på sin arbetstid, vad kan anses vara företagshemligheter, vad förväntar sig företaget av den anställde, hur får den anställde agera i sin yrkesroll när den surfar på nätet, vart får den anställde lagra/spara företagets information vad har arbetsgivaren för möjlighet att gå in och kontrollera uppgifter och mejl, och så vidare. Det företaget kan uppnå med detta är att man helt enkelt har satt upp ramarna för de anställda.

Man kan också i en IT-policy lägga in hur enheterna får användas på fritiden, i hemmet, av vem, hur flyttbart media som exempelvis USB-minnen får användas o.s.v. för att klargöra risker och konsekvenser med oskyddat surfande samt flytt/transport av data på krypterade enheter. I dessa tider då arbete sker mer och mer på distans är även det ett viktigt område att täcka i en policy.

Företagets IT-policy bör dels vara övergripande samt också innehålla flera olika specifika delar, men sedan kan det också vara så att vissa grupper på företaget har ansvarsområden där det gäller särskilda juridiska regler. Då kan det vara lämpligt att skapa en lite mer detaljerad handledning som ligger som bilaga till IT-policyn. Det kan exempelvis handla om företagets närvaro i social medier, hur det skall formuleras, se ut o.s.v. IT-policyn kan självklart se olika ut beroende på vilken typ av organisation det handlar om. 

Vem ansvarar för att skapa en it-policy?

I större organisationer är det vanligtvis CIO:n. IT-policyn bör i annat fall utvecklas och förankras av ledningen, och det bör inledningsvis ske en diskussion på företaget om vilka behov som finns och hur man vill att företagskulturen ska se ut. Att delar av organisationen är med och påverkar är självklart en god idé. Att ta fram en IT-policy är något jag erbjuder mina kunder i ett partnerskap, där jag levererar mallar, erfarenhet samt idéer och stöd i byggandet av verksamheters IT-Policy.

Har alla ”andra” företag en it-policy?

Väldigt få företag tar sig tyvärr tiden eller har som tidigare sagts inte insett värdet och behovet har jag märkt då vi lyfter denna fråga i våra kundmöten. En IT-policy är inte något man bara kastar ihop – det ska vara ett väl uttänkt och genomarbetat och dokument.

Jag anser att alla verksamheter skall ha en IT-Policy. Men det behöver eller ska inte vara en tjock bok som det aldrig tittas i eller är svår att komma ihåg. Det viktiga är att man funderar kring policyfrågorna, och sedan upprättar ett dokument som är lättillgängligt för de anställda.

Punkta upp frågor som är viktiga för företaget, förklara dem kort och leverera gärna exempel, så att det blir lättillgängligt och begripligt. Poängen med IT-policyn är ju att den ska implementeras på företaget och följas av alla. IT-policyn ska fungera som en hjälp för verksamheten. Den ska ses som en vägledning så att alla vet hur de ska agera.

Användbara råd till företag/organisationer som ska skapa en IT-policy?

Gör det inte helt själv från start. Använd gärna en partner som kan komma med exempel, goda råd, mallar samt framför allt kunskap. Fundera på vilka frågor som är aktuella för verksamheten att reglera. Tänk framåt vilka problem som kan tänkas uppkomma? Utgå sedan från detta när du upprättar IT-policyn och se för all del till att lyfta upp IT-Policyn som en återkommande punkt på organisationens agenda så att den omformas i takt med den utvecklingen som just nu och i framtiden garanterat kommer att fortsätta.

Och framför allt, VÄNTA INTE!

 Vill Ni ha starthjälp, goda råd och vår kunskap runt dessa frågor är det bara att höra av sig. 

Lycka till! 

Gamla myter och sanningar, även för Office 365…?

Att vi endast använder 10% av vår hjärna är en långlivad myt som fastnat hos många. Sanningen är den att vi använder endast en liten del av hjärnan för att lösa en enskild uppgift, men olika uppgifter och aktiviteter lägger beslag på olika hjärnregioner, så att hela hjärnan sätts i arbete.

En annan myt är att man blir intelligent, om man läser ett ämne grundligt. Sanningen runt detta är att ämneskunskap är viktig, men man måste känna till andra ämnesområden och förstå sambanden, så att man själv kan dra nya slutsatser och öka sin kunskap. Genom att stärka minnet på olika sätt kan vi förbättra vår intelligens. 

En liknelse till dessa myter är det traditionella Officepaketet från Microsoft och vår kunskap i att använda dess ingående komponenter, vilket sedan länge uppskattats till en nivå om 10%. Detta är dock inte en myt utan nu som då i väldigt många fall en sanning. 

 Denna uppskattning är gammal och enormt mycket nytt har hänt med Officepaketet sedan jag hörde dessa ord. Detta bör innebära att vi idag använder en ännu mindre del av de funktioner som erbjuds och tillkommit, om vi inte fokuserar på att utbilda oss eller ändrar vårt arbetssätt med dessa verktyg, för det är ju generellt en egenskap vi har att vi är relativt nöjda med det vi redan lärt oss och inte alltid tar oss tid att utforska det nya. 

 Microsoft genomförde redan inför version 2004 en användarförfrågan till ett stort antal företag och användare gällande ”nya” funktioner som önskades i Officepaketet. Hela 90% av de önskemål om funktioner som kom i retur fanns redan i Officepaketet. Användarna hade helt enkelt inte hittat eller letat efter dessa i tidigare versioner. 

 Sedan ett par år tillbaka har Microsoft Office365 tagit ordentlig fart i Sverige, och företag efter företag, organisation efter organisation flyttar över till denna plattform. För många av de organisationer jag möter är uppfattningen fortfarande att Office365 endast är som att prenumerera på Officepaketet som en molntjänst och i detta erhålla kontinuerliga uppdateringar.  

 Alltså, verksamheter går ifrån de gamla traditionella boxarna till de nya så populära molnbaserade lösningarna. Och redan i detta så kan man säga att användaren får en mycket bättre lösning där Officepaketet alltid är uppdaterat samt att hela organisationen alltid har samma version. Man slipper fundera på vilka och hur många licenser organisationen har inför en eventuell avstämning som genomförs med regelbundenhet. 

 Men Office 365 kan ju bli värt så mycket mer! När Office365 presenteras för nya och befintliga verksamheter vill man ju så gärna påvisa alla fördelar, alla möjligheter och alla de funktioner som inkluderas, men det är ju egentligen av föga intresse. Det jag personligen anser vara det viktigaste är att förmedla de värden och de vinster kunden kan erhålla i sin verksamhet, hur verksamheten kan dra nytta av det som finns tillgängligt i linje med sitt sätt att arbeta, eller hur de kan förändra sina processer och sitt sätt att arbeta för att spara både tid och pengar. Detta är självklart inte något man gör över dagen, men med långsiktighet och ett strategiskt arbete där interna arbetsprocesser och metoder genomlyses kan verktygslådan Office365 erbjuda så ofantligt mycket. 

 Utbildning/introduktion är något som borde vara en självklarhet att genomföra för de organisationer som tar klivet till O365! En utbildningsplan samt framför allt en långsiktig utvecklingsplan där organisationerna över tid själva övertar ansvaret för utveckling, inspiration och utbildning bör vara prioriterat. Att endast genomföra en introduktionsutbildning blir som det berömda “tomteblosset”, det flammar till och blir ljust en stund för att sedan ganska snabbt slockna och glömmas bort. Med verktyg som O365 måste organisationerna ha fackelbärare vars ansvar och intresse är att hålla elden brinnande och ges tid till att ständigt söka nytt bränsle som kan lysa upp tillvaron för alla andra inom organisationen.  

 De flesta av oss väljer att arbeta på ett gammalt och invant sätt även då vi får dessa nya möjligheter vilket tar massor av onödig tid när det finns verktyg och funktioner som förenklar, underlättar och gör oss effektivare. Genom att lägga lite tid på att lära oss det nya kommer vi att spara ofantliga mängder av just tid, men ändå lägger vi inte tiden på att utbilda oss. Att förvänta sig att alla individer kommer att ta sitt eget “ansvar” för att hålla sig uppdaterade om vilka nya verktyg och funktioner som kontinuerligt inkluderas och kan vara till nytta för verksamheten är en utopi. Vi funkar helt inte så! 

 Med dagens alla funktioner och Appar som löpande lagts till i O365-sviten (vilket för många är okänt men helt fantastiskt) kan det betyda stora möjligheter nu även för det mindre företaget att dyka djupare i dessa för att stödja och utveckla verksamhetens processer. Det handlar om kommunikation, arbetssätt, metodik, lagring, sökning, delning av information, projekthantering o.s.v. vilket allt ingår i O365. Återigen mängder av verktyg och funktioner som måste omsättas till värden och kunskap efter det att introduktionen är genomförd. Här pratar vi verksamhetsnytta på hög nivå som kan införas om viljan och orken finns att anta utmaningen.  

Som verksamhetskonsult måste man självklart axla ansvaret att förstå kundens verksamhet, flöden och utmaningar för att sedan omsätta dessa i konkreta möjligheter med de verktyg som finns tillgängliga.

 Ett exempel jag kan ta upp är en representant för ett företag jag träffade för en tid sedan där jag snabbt visade O365 och möjligheter med den verktygslåda som inkluderas. Det handlade då inte om funktioner utan endast om hur deras organisation idag arbetar med kundmöten, rapporteringar, delade dokument, kalenderfunktion med gemensamma kalendrar, avtalshantering, distansmöten och en hel del annat. Denna kundansvarige representant såg direkt att han personligen skulle kunna spara minst 1 ½ timme om dagen på det lilla han såg, plus att företaget i stort skulle kunna få större kontroll på kunddokumentation, avtalshantering och informationsflöden. Otroligt roligt att få denna respons och reaktion.

Ytterligare exempel är där jag i mitt utbildningsprojekt tillsammans med verksamheten arbetade fram en lösning via Microsoft Power Automate utvecklade ett automatiseringsflöde för inkommande leverantörsfakturor, vilket uppskattningsvis skulle ge en besparing i arbetstid om 50-70 timmar per dygn. Denna fantastiska besparing samt att det intellektuella arbetet i stället kan läggas på viktigare saker inom avdelningen.

OBSERVERA!! Detta är endast två av många exempel på effektivisering, ökad kontroll och utveckling av samarbete med hjälp av O365 jag och mina kunder funnit i samband med genomförda utbildningar och utvecklingsprojekt inom digitalisering.

Summeringen av detta inlägg blir att alla de verktyg, funktioner och möjligheter som varje dag finns runt omkring oss och framför våra ögon väljer vi ofta av slentrian bort. De blir presenterade och inköpta, men väldigt få verksamheter drar med automatik nytta av sin nya investering i form av Office365. I detta fall vill jag sticka ut hakan och säga att det inte ens är i närheten av 10% av möjligheterna som används.

Det är då vårt ansvar som verksamhetskonsulter att lära oss förstå kundens verksamhet på djupet, förstå processer och utmaningar för att med denna kunskap kunna stötta, utveckla och erbjuda strategier och långsiktiga planer så att dessa 10% kan ökas och omsättas i ren verksamhetsnytta med hjälp av utbildning och delning av vår kunskap och erfarenheter.

Vi måste stötta och utbilda våra kunder och ibland till och med övertyga dem att ta sig tiden, för att på sikt dela vår övertygelse om det värde många av verktygen i Office365 verkligen kan erbjuda deras verksamhet samt plantera detta så att facklorna hålls brinnande.

Disruptiv, Emergens & Värdeskapande, 3 nyckelord för framtidens ledarskap och digitala förändringsresor.

Ordet disruptiv har på svenska fått olika översättning och tolkning, med ord som omvälvande, splittra, förstöra, upplösa, omstörtande, avbrott m.fl. Ganska känslomässigt negativt laddade ord. 

Disruptiv innovation eller disruptiva förändringar handlar om att tänka bort alla sanningar vilka vi idag lutar oss mot, för att skapa idéer som omkullkastar den idag gällande sanningen, eller på vilket sätt vi agerar inom en specifik bransch. 

Exempel på företag som omkullkastat det traditionella är IKEA, Spotify, Netflix, Über, Airbnb m.fl. Företag som ”när de slog igenom” hade helt nya sätt att tänka runt möbelinköp, musikkonsumtion, filmupplevelse, transporter och boende som rubbar de tidigare traditionerna för hur dessa branscher tidigare bedrivits. 

Att försöka sig på att tänka disruptivt, i en bransch eller inom ett område där man själv redan befinner sig är oerhört svårt. Vi har så mycket med oss i ryggsäcken som vi anser vara de självklara och enda lösningarna och att utmana dessa ”sanningar” är otroligt tufft för oss, inte omöjligt men väldigt ansträngande och svårt. Vi måste helt enkelt gå emot vår egen övertygelse och omkullkasta de sanningar vi lever efter. 

Att omkullkasta sina sanningar och övertygelser blir allt viktigare för de verksamheter som har bestämt sig för att göra den digitala resan, eller de verksamheter som riskerar att utsättas för konkurrenter som inte lever med samma sanningar och ryggsäck. Det kan handla om konkurrenter som kommer från ett helt annat håll med helt andra förutsättningar och tänker på helt nya sätt och väljer att utmana status quo.

Brukar du någonsin lägga tid på att fundera på det du inte vet, om det du inte vet…?

Det är just här ledarskapet blir så otroligt viktigt och avgörande för hur och om den digitala transformationen, motsvarande förändringsresan (som aldrig får ta slut) blir framgångsrik eller går i diket. Det handlar om att vi som ledare måste övertyga vår egen och andras hjärnor att älska förändring, att skapa känslor på helt nya sätt, att ge utrymme och energi för att utmana individens och gruppens sanningar, för att sedan utveckla nya sanningar. Att som ledare tänka på detta sätt innebär att de inbyggda och kanske nedärvda sanningarna runt vad ledarskap innebär och hur det skall appliceras, måste omkullkastas och utmanas vilket blir otroligt svårt att hantera i/på sig själv, för att börja leda utifrån helt nya förutsättningar.  

Det är i samband med detta omkullkastande av traditionella, medärvda sanningar som ordet emergens blir så viktigt för framtida organisationers ledarskap att förhålla sig till. Jag pratar nu inte om att endast omkullkasta en verksamhets tradition runt affärsupplägg, marknadskommunikation, eller val av digitala verktyg för att möta en ny marknad på ett nytt sätt. Nix, det jag avser är vikten av att omkullkasta ALLA sanningar, inklusive ledarskap och medarbetarskap, ledarengagemang och medarbetarengagemang. 

Förklaring av ordet emergens enligt Wikipedia: Emergenta strukturer är mönster som inte skapats av en enskild händelse. Inget befaller ett system att forma ett mönster, snarare så skapar interaktionen av flera delar en komplex kedja som leder till en viss ordning. Det kan hävdas att emergenta strukturer är mer än dess kombinerade delar, eftersom en emergent ordning inte uppstår enbart av delarnas blotta existens – interaktionen av delarna är det centrala. 

Exempel på emergenta strukturer i naturen är myrstackar, termitstackar, svärmning av bin, gräshoppor, fåglar, fiskstim m.m. Myrdrottningen delar inte ut order eller berättar för myrorna vad de ska göra. Istället reagerar varje myra på stimuli, så som feromoner från larver, andra myror, inkräktare och mat. Varje myra är en självständig enhet som endast reagerar baserat på dess närmsta omgivning på genetiskt kodat manér. Om en myrstack blir skadad kommer den snabbast möjligt att byggas upp igen av alla arbetsmyror utan någon arbetsledare eller ritning finns på plats. 

Formen på ett fiskstim varierar mycket beroende på dess syfte. Stimbeteende betyder att fiskarna rör sig på ett så koordinerat och synkront sätt att det ser ut som om stimmet är en enda organism, som följer sin helt egna rörelselogik. Till exempel rör sig fiskar som är på vandring ofta i kilformade stim, då denna form ger en hydrodynamisk och energibesparande effekt. Ett stort fiskstim är iögonfallande och kan på långt håll locka till sig rovdjur. Formen kan även efterlikna stora havsdjur, såsom valar, och avskräcka rovdjur från att angripa. Även om ett stim saknar ledare, kan erfarna fiskar fungera som vägvisare för de övriga. Därför gynnas unga fiskar extra av stimmet. Alltså, ingen ledarfisk bestämmer vilken form som skall tas vid givet tillfälle och det finns vissa kulturbärare i gruppen som kan vara stöd för övriga…! 

Att få en organisation att fungera/agera emergent runt exempelvis Digital Transformation (likväl runt de flesta andra verksamhetsutvecklande aktiviteter inom en organisation) anser jag blir mer och mer relevant i dagens samhälle.

Ledarskapet och utvecklingen bör då vara att just bygga förutsättningar för denna emergens, med insikten om att ledarskapets syfte är att få gruppen av individer att samverka, så att effekten av delarna blir större än summan/produkten, av den enskilda individens tankar, gånger antalet individer. Att få gruppen av egen vilja (engagemang/driv) och på eget initiativ, autonomt verka för utveckling av den totala organisationen och verksamhetens välmående, med gemensamma insatser utan behovet av att styras av en ledare.

Där satt den! (?)

Det finns ett otroligt starkt samband mellan bra ledarskap som ger motiverade medarbetare och deras engagemang som genererar bra resultat för verksamheten. Alla typer av verksamheter och organisationer oavsett om det är inom privat eller offentlig sektor är idag ställda inför det faktum att utvecklingen och förändring sker exponentiellt. Att leda i kontinuerlig förändring ställer helt nya krav på ledarskap än den linjära utvecklingstakt människan som individ och grupp har ställts inför under de senaste 40.000 åren. Grupper av människor har sedan urminnes tider letts med hjälp av muskelstyrka, skräck, retorik och manipulation och i vissa fall även av ett gott hjärta och välvilja, nu står vi inför helt andra förutsättningar och krav i form av värdeskapande.

Gallup gjorde 2013 en världsomfattande undersökning om motivationen på arbetsplatsen och i sin enkät kunde de utläsa tre nivåer av engagemang: 

  • Engagerade medarbetare – som samarbetar, entusiasmerar och försöker gå framåt. 
  • Passiva medarbetare – som inte gör något väsen av sig men mest väntar på lunchrasten. 
  • Negativa medarbetare – som producerar med sämre kvalitet och ibland till och med är ute efter att skada företaget. 

Undersökningen gick ut till 230 000 anställda och omfattade 142 länder som besvarade enkäten från Gallup, som presenterades i slutet av 2013 (vilket är den senaste världsomfattande sammanställda undersökningen), om hur de såg på sitt arbete. https://news.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx 

”Det visade det sig att endast 16 procent (!) av de svarande i Sverige var engagerade i sitt arbete” och totalt sett i Europa svarade 14 procent att de var engagerade, 66 procent var likgiltiga och en femtedel var direkt negativt inställda till sitt arbete. 

2017 är den senaste Gallup-undersökningen jag läst om detta och den visade nu för Sverige ännu sämre siffror. 14% engagerade. 75% likgiltiga och hela 11% negativt inställda. Alltså, på fyra år har det skett en ytterligare nedgång med 2% av engagerade medarbetare.

Den enskilt största faktorn för engagemang bland de anställda var enligt Gallups undersökning bra ledarskap! 

Med denna statistik framför ögonen och all den statistik som påvisar att vi idag psykiskt mår allt sämre fast förutsättningarna att må bra aldrig varit så stora, tillsammans med den tydliga faktorn att ledarskapet anses som det viktigaste för ökat och bibehållande av engagemang, så är det kanske dags att se över hur ledarskapet kan och bör utvecklas för att skapa nya värden för alla anställda inom våra organisationer. Om ledarskapet lyckas lägga grunden för de viktiga värden som leder till delaktighet, förtroende, påverkan och uppmärksamhet för den anställde, borde inte då detta leda till att engagemanget ökar hos personalen i våra svenska organisationer? 

Det värdeskapande ledarskapet kan handla om att ställa sig vid sidan av sitt ego, glädjas och drivas av gruppens utveckling, förstå att skapa nödvändig värden för grupp och individ och i alla lägen se sin egen roll som stödjande. Största delen bedrivs detta ledarskap i bakgrunden men kan och skall vid behov stiga fram och leverera det stöd och den styrning gruppen är i behov av för att kunna utvecklas. 

Att inom en organisation driva mot emergens och bygga rätt förutsättningar att via intern kultur skapa ett ”disruptivt mindset” och en “No blaming culture” ligger nog utanför många verksamheters “comfort zone”. Men sannolikt är det just detta som behövs för att lyckas leda i den allt snabbare utveckling- och digitala transformationstakt vi idag lever under för att erhålla fler anställda med högt engagemang, minska den psykiska ohälsan, skapa tryggheten i att vara förberedd, ha ett intränat mindset och en gemensam plan när verksamheten kontinuerligt måste förändras.

Microsoft Office 365, en plattform för så mycket mer…!

Att ”kliva in” i Microsoft O365 har för många organisationer blivit en självklarhet efter dess plats på ”molnhimmelen” under åtta år. Själv har jag varit med från början med den tidiga tanken om att O365 endast skulle säljas in som en prenumerationstjänst med kontinuerliga uppdateringar, till att ganska snabbt byta uppfattning om att detta är en fantastisk plattform som erbjuder helt nya förutsättningar för verksamhetsutveckling och ett led i den digitala transformationen.

Att ”bara” lyfta in O365 för att hålla sitt Officepaket uppdaterat och lägga ut mailen som molntjänst är väl helt OK, men faktum är att då har man inte riktigt förstått vad O356 kan innebära, man vill bara kanske ha det lite enklare med licenser, eller så är man omedveten om hur den exponentiellt ökande digitala utveckling som sker i samhället kommer att påverka den egna verksamheten.

De senaste åren har mitt eget fokus och stora intresse varit att hjälpa verksamheter komma framåt i sina digitala utvecklingsresor där Office365 varit en utmärkt startramp för många. Trots valet av plattformen och insikten i hur den kan hjälpa till att utveckla, är det ändå ibland svårt att skapa utrymme i verksamheters vardag med att göra de förändringar som kan vara så betydelsefulla när väl O365 finns på plats. Jag har träffat verksamheter som arbetat med O365 i flera år men ändå inte utvecklat eller ”sett” de möjligheter som finns.

Just nu arbetar jag som projektledare i ett införandeprojekt av O365 inom en kommun i Stockholm, där flytten av mail och användare till ”molnet” precis blivit slutfört. Ett tight schema som gjorde att intensiteten för alla inblandade var hög under de 2 ½ månader vi hade på oss från början av december till det planerade införandet i februari. Jag måste säga att den personal jag haft förmånen att arbeta med inom kommunens IT-avdelning och även övriga involverade, gjorde denna del av projektet riktigt skojig och positiv trots det höga tempot som kunde riskerat en stressad stämning. Riktigt roligt var också att faktiskt kunna driva hela projektet fullt ut i verktyg som finns levererade som standard i O365.

Att flytta över 3.500 användare till O365 kanske inte låter så omständligt, men vill man att flytten skall gå smidigt med så liten negativ påverkan på användarna som möjligt, samt att servicedesk och IT-tekniker inte skall blir bombarderade när man väl tryckt på knappen, krävs det ordentliga förberedelser, information och samarbete. I denna del av projektet lyckades vi enligt samtalsstatistiken till servicedesk från dessa dagar otroligt bra med alla förberedelser. Vi lyckades isolera ett stort antal riskfaktorer som annars hade var för sig kunnat betyda kaos för användarna och supporten. All ”cred” till Teamet!

Nu har vi precis gått in i nästa fas vilket är On-boarding av förvaltningar och personal där fullt fokus ligger på inspirationsföreläsningar, utbildning, workshops, utvecklingen av en övergripande Superanvändargrupp m.m. Den här delen är min personliga favorit måste jag säga! Att få hjälpa andra att se möjligheter, utvecklas och lyckas genom att utbyta tankar och erfarenheter är en fantastisk känsla.

Nu är det ju självklart inte så enkelt som att hålla en föreläsning eller utbildning för att någon annan skall ge upp sitt ”gamla” sätt att tänka och direkt kasta sig in i förändring som ofta kan kännas obehagligt och ovant, men redan efter första dagens körningar var det flera stycken som redan där såg fantastiska möjligheter och fördelar med att använda vissa verktyg inom O365 i sin verksamhet. Ett par stycken tjöt även till med ett Yohooo! när ”rätt” funktion i Delve visades.

Jag brukar säga: När man inte vet vad man inte vet, så är det inte heller så lätt att lära sig det och ej heller sakna det.

Därför måste det finnas inspiratörer som får använda sin kreativitet och nyfikenhet för att hitta nya saker som gör att utvecklingen hålls vid liv och samtidigt motiverar andra att ta näta steg i utvecklingen. Det är här Superanvändar-Teamet i kommunen kommer in i bilden, de som skall ta över fanan, leda och inspirera övriga att tillsammans sträva mot visionen, både i stort över kommunen samt i sina egna verksamheter. Det behöver absolut inte vara fullfjädrade proffs på O365, men de måste ha viljan att lära nytt, lära ut och vara nyfikna på förändring.

Det finns några fler parametrar som jag personligen anser vara avgörande för att lyckas med det mjuka införandet av en plattform som O365 inom en organisation, eller egentligen för vilket utvecklingsprojekt som helst om man vill erhålla en positiv effekt och bra resultat.

  • Ledningen (Måste vara delaktig och driva, engagera samt skapa rätt förutsättningar för förnyelsearbetet inom hela organisationen)
  • Vision (Tydlig, överenskommen och väl kommunicerad inom hela organisationen för projektet. Visionen måste engagera varje enskild individ att vara med på resan.)
  • Idé och kunskapsbank (Ta vara på alla medarbetares tankar, idéer och kunnande för att använda dessa som byggstenar idag, i morgon och dokumentera dessa inför framtiden. Se till att engagemanget kvarstår!)
  • Konkreta mål (Kom överens om alla avstämningsmål som påvisar att man kontinuerligt rör sig mot Visionen, speciellt de mjuka.)
  • Delaktighet och Påverkan (Involvera och engagera alla som Medansvariga, inte endast som delaktiga)
  • Tid (Frigör tid för alla Medansvariga att lägga på utveckling, söka nya möjligheter och ett kontinuerligt utbyte av tankar/idéer)
  • Storytelling (Dokumentera alla framgångar och utvecklingssteg och använd dessa för att kunna se tillbaka påoch komma ihåg vad som lyckats, och som bränsle för fortsatt utveckling)
  • Långsiktighet (Plantera insikten om att förnyelsearbetet ej endast är en Quick-Fix utan är en kontinuerligt pågående process)

Alla dessa punkter ser jag som ingredienser i denna fantastiska utvecklingssoppa tillsammans med basen, ett ”exemplariskt” ledarskap som måste finnas med som en otroligt stark krydda för att det skall bli en välsmakande komposition för alla.

Hur kan då jag, jag som alltid hävdar att det inte är produkter eller teknik som är den huvudsakliga förutsättningen för en digital förflyttning, utmana min övertygelse på detta sätt? Hur kan jag se en ”produkt” som Office 365 ligga till grund för en verksamhets digitala utveckling eller digitala transformation, när det egentligen är ledarskapet och medansvaret inom en organisation som är de avgörande faktorerna för att lyckas?

Jo, jag ser Office365 som en plattform innehållande en verktygslåda med en mängd olika verktyg som kan stödja förändring, utveckling och effektivisering inom den organisation som väljer att anamma och utmana befintliga arbets- och kommunikationsflöden. Att redan innan införandet av O365 bygga en stark vision inom verksamheten där alla är med på tåget och suktar efter att få vara en del och ta sitt ansvar för utvecklingen. En känsla av delaktighet, uppmärksamhet och möjlighet att påverka.

Office365 i sig är som sagt inget annat än en verktygslåda med ett gäng applikationer/programvaror och funktioner, som utan kunnande om processer, flöden och verksamhet inte heller kommer att vara något annat än just applikationer hur mycket funktionell utbildning som än erbjuds. Dessa kan själva inte leda till en digital utveckling eller skapa värden där insikt om verksamhetens processer, kommunikation eller vision om utveckling saknas.

En annan stor möjlighet jag ser med Office365 till skillnad mot många andra verksamhetsspecifika och mer riktade applikationer som erbjuder digitalisering, är att införandet av O365 involverar, påverkar och kan leverera nyttor till alla i en hel verksamhet, oberoende av man pysslar med. O365 blir en mycket bra plattform att använda för det digitala avstampet, och det så länge vision, mål samt det så viktiga ledarskapet finns representerat.

Ytterligare bonusar med en plattform som detta är möjligheten till en mer flexibel arbetsplats och distansarbete, enklar sätt att samverka, effektivisering och tidsbesparingar, ökad NMI/NKI, minskad miljöpåverkan, förbättrade kommunikationsvägar, information på ett och samma ställe m.m. m.m.

Så till alla er där ute som ännu inte tagit till vara på möjligheterna med Office365 eller kanske ännu inte tagit klivet, ta en riktig funderare på om det inte är dags att se över möjligheterna i verksamheten och börja utveckla denna med hjälp av denna plattform. För det är väl känt för alla, ”Att det som inte utvecklas är på väg att avvecklas.” Att bara behålla något är samma sak som att inte utvecklas.

Vill du ha mer inspiration eller bolla tankar runt verksamhetsutveckling med Office 365 så är du mer än välkommen att skicka mig ett mail, PM eller kontaktförfrågan här på LinkedIn.

Allt gott!

Danne Sturk