Att ”kliva in” i Microsoft O365 har för många organisationer blivit en självklarhet efter dess plats på ”molnhimmelen” under åtta år. Själv har jag varit med från början med den tidiga tanken om att O365 endast skulle säljas in som en prenumerationstjänst med kontinuerliga uppdateringar, till att ganska snabbt byta uppfattning om att detta är en fantastisk plattform som erbjuder helt nya förutsättningar för verksamhetsutveckling och ett led i den digitala transformationen.
Att ”bara” lyfta in O365 för att hålla sitt Officepaket uppdaterat och lägga ut mailen som molntjänst är väl helt OK, men faktum är att då har man inte riktigt förstått vad O356 kan innebära, man vill bara kanske ha det lite enklare med licenser, eller så är man omedveten om hur den exponentiellt ökande digitala utveckling som sker i samhället kommer att påverka den egna verksamheten.
De senaste åren har mitt eget fokus och stora intresse varit att hjälpa verksamheter komma framåt i sina digitala utvecklingsresor där Office365 varit en utmärkt startramp för många. Trots valet av plattformen och insikten i hur den kan hjälpa till att utveckla, är det ändå ibland svårt att skapa utrymme i verksamheters vardag med att göra de förändringar som kan vara så betydelsefulla när väl O365 finns på plats. Jag har träffat verksamheter som arbetat med O365 i flera år men ändå inte utvecklat eller ”sett” de möjligheter som finns.
Just nu arbetar jag som projektledare i ett införandeprojekt av O365 inom en kommun i Stockholm, där flytten av mail och användare till ”molnet” precis blivit slutfört. Ett tight schema som gjorde att intensiteten för alla inblandade var hög under de 2 ½ månader vi hade på oss från början av december till det planerade införandet i februari. Jag måste säga att den personal jag haft förmånen att arbeta med inom kommunens IT-avdelning och även övriga involverade, gjorde denna del av projektet riktigt skojig och positiv trots det höga tempot som kunde riskerat en stressad stämning. Riktigt roligt var också att faktiskt kunna driva hela projektet fullt ut i verktyg som finns levererade som standard i O365.
Att flytta över 3.500 användare till O365 kanske inte låter så omständligt, men vill man att flytten skall gå smidigt med så liten negativ påverkan på användarna som möjligt, samt att servicedesk och IT-tekniker inte skall blir bombarderade när man väl tryckt på knappen, krävs det ordentliga förberedelser, information och samarbete. I denna del av projektet lyckades vi enligt samtalsstatistiken till servicedesk från dessa dagar otroligt bra med alla förberedelser. Vi lyckades isolera ett stort antal riskfaktorer som annars hade var för sig kunnat betyda kaos för användarna och supporten. All ”cred” till Teamet!
Nu har vi precis gått in i nästa fas vilket är On-boarding av förvaltningar och personal där fullt fokus ligger på inspirationsföreläsningar, utbildning, workshops, utvecklingen av en övergripande Superanvändargrupp m.m. Den här delen är min personliga favorit måste jag säga! Att få hjälpa andra att se möjligheter, utvecklas och lyckas genom att utbyta tankar och erfarenheter är en fantastisk känsla.
Nu är det ju självklart inte så enkelt som att hålla en föreläsning eller utbildning för att någon annan skall ge upp sitt ”gamla” sätt att tänka och direkt kasta sig in i förändring som ofta kan kännas obehagligt och ovant, men redan efter första dagens körningar var det flera stycken som redan där såg fantastiska möjligheter och fördelar med att använda vissa verktyg inom O365 i sin verksamhet. Ett par stycken tjöt även till med ett Yohooo! när ”rätt” funktion i Delve visades.
Jag brukar säga: När man inte vet vad man inte vet, så är det inte heller så lätt att lära sig det och ej heller sakna det.
Därför måste det finnas inspiratörer som får använda sin kreativitet och nyfikenhet för att hitta nya saker som gör att utvecklingen hålls vid liv och samtidigt motiverar andra att ta näta steg i utvecklingen. Det är här Superanvändar-Teamet i kommunen kommer in i bilden, de som skall ta över fanan, leda och inspirera övriga att tillsammans sträva mot visionen, både i stort över kommunen samt i sina egna verksamheter. Det behöver absolut inte vara fullfjädrade proffs på O365, men de måste ha viljan att lära nytt, lära ut och vara nyfikna på förändring.
Det finns några fler parametrar som jag personligen anser vara avgörande för att lyckas med det mjuka införandet av en plattform som O365 inom en organisation, eller egentligen för vilket utvecklingsprojekt som helst om man vill erhålla en positiv effekt och bra resultat.
- Ledningen (Måste vara delaktig och driva, engagera samt skapa rätt förutsättningar för förnyelsearbetet inom hela organisationen)
- Vision (Tydlig, överenskommen och väl kommunicerad inom hela organisationen för projektet. Visionen måste engagera varje enskild individ att vara med på resan.)
- Idé och kunskapsbank (Ta vara på alla medarbetares tankar, idéer och kunnande för att använda dessa som byggstenar idag, i morgon och dokumentera dessa inför framtiden. Se till att engagemanget kvarstår!)
- Konkreta mål (Kom överens om alla avstämningsmål som påvisar att man kontinuerligt rör sig mot Visionen, speciellt de mjuka.)
- Delaktighet och Påverkan (Involvera och engagera alla som Medansvariga, inte endast som delaktiga)
- Tid (Frigör tid för alla Medansvariga att lägga på utveckling, söka nya möjligheter och ett kontinuerligt utbyte av tankar/idéer)
- Storytelling (Dokumentera alla framgångar och utvecklingssteg och använd dessa för att kunna se tillbaka påoch komma ihåg vad som lyckats, och som bränsle för fortsatt utveckling)
- Långsiktighet (Plantera insikten om att förnyelsearbetet ej endast är en Quick-Fix utan är en kontinuerligt pågående process)
Alla dessa punkter ser jag som ingredienser i denna fantastiska utvecklingssoppa tillsammans med basen, ett ”exemplariskt” ledarskap som måste finnas med som en otroligt stark krydda för att det skall bli en välsmakande komposition för alla.
Hur kan då jag, jag som alltid hävdar att det inte är produkter eller teknik som är den huvudsakliga förutsättningen för en digital förflyttning, utmana min övertygelse på detta sätt? Hur kan jag se en ”produkt” som Office 365 ligga till grund för en verksamhets digitala utveckling eller digitala transformation, när det egentligen är ledarskapet och medansvaret inom en organisation som är de avgörande faktorerna för att lyckas?
Jo, jag ser Office365 som en plattform innehållande en verktygslåda med en mängd olika verktyg som kan stödja förändring, utveckling och effektivisering inom den organisation som väljer att anamma och utmana befintliga arbets- och kommunikationsflöden. Att redan innan införandet av O365 bygga en stark vision inom verksamheten där alla är med på tåget och suktar efter att få vara en del och ta sitt ansvar för utvecklingen. En känsla av delaktighet, uppmärksamhet och möjlighet att påverka.
Office365 i sig är som sagt inget annat än en verktygslåda med ett gäng applikationer/programvaror och funktioner, som utan kunnande om processer, flöden och verksamhet inte heller kommer att vara något annat än just applikationer hur mycket funktionell utbildning som än erbjuds. Dessa kan själva inte leda till en digital utveckling eller skapa värden där insikt om verksamhetens processer, kommunikation eller vision om utveckling saknas.
En annan stor möjlighet jag ser med Office365 till skillnad mot många andra verksamhetsspecifika och mer riktade applikationer som erbjuder digitalisering, är att införandet av O365 involverar, påverkar och kan leverera nyttor till alla i en hel verksamhet, oberoende av man pysslar med. O365 blir en mycket bra plattform att använda för det digitala avstampet, och det så länge vision, mål samt det så viktiga ledarskapet finns representerat.
Ytterligare bonusar med en plattform som detta är möjligheten till en mer flexibel arbetsplats och distansarbete, enklar sätt att samverka, effektivisering och tidsbesparingar, ökad NMI/NKI, minskad miljöpåverkan, förbättrade kommunikationsvägar, information på ett och samma ställe m.m. m.m.
Så till alla er där ute som ännu inte tagit till vara på möjligheterna med Office365 eller kanske ännu inte tagit klivet, ta en riktig funderare på om det inte är dags att se över möjligheterna i verksamheten och börja utveckla denna med hjälp av denna plattform. För det är väl känt för alla, ”Att det som inte utvecklas är på väg att avvecklas.” Att bara behålla något är samma sak som att inte utvecklas.
Vill du ha mer inspiration eller bolla tankar runt verksamhetsutveckling med Office 365 så är du mer än välkommen att skicka mig ett mail, PM eller kontaktförfrågan här på LinkedIn.
Allt gott!
Danne Sturk