Ett önskemål jag fick efter en O365-utbildning via Teams var att jag som föreläsare skulle visa mig i helbild, så att ”man” inte behövde se alla andra deltagare samtidigt, vilket var en riktigt bra input och önskan. Ofta vill vi läsa av kroppsspråket på den som talar för att tyda innebörd i det som sägs och därmed minska risk för missförstånd, se ansiktsuttryck o.s.v. Det är ju faktiskt så vi funkar i normala möten med andra. Mycket bra punkt för mig att ta med mig i mina digitala utbildningar och möten framöver.
Det är Du som deltagare som kan välja att fästa den person du önskar se i större bild. Detta gör du med att öppna listan med deltagare i mötet, rör muspekaren över namnet på den du vill ”fästa”, och sedan klicka på de tre prickarna till höger om namnet.
När du gör detta får du upp alternativet ”Fäst”, och den personen du klickar på kommer synas i helbild. När du vill ta bort personen från helbild gör du på samma sätt fast plocka bort ”fästmarkören”, och ser då alla andra deltagare, alternativt presentationen.
När du nu delar din skärm eller fönster kan även ljud inkluderas från datorn, inklusive aviseringar, till alla deltagare i mötet.
Om du vill spela upp ett video- eller ljudklipp som en del av en presentation, en video från YouTube eller annat ljud i ett Teamsmöte kan du nu ta med ljud från datorn. Så här gör du.
Du väljer att dela innehåll i möteskontrollerna som vanligt (uppe till höger i Teamsmötet), när de olika alternativen att dela kommer upp (enligt nedan) klickar du på inkludera datorljud via reglaget längst upp till vänster om delningsalternativen (se bild), och väljer sedan den skärm eller fönster du vill spela upp ljudet från.
Så här delar du en kopia av ett e-postmeddelande (inklusive bifogade filer) till en chatt eller kanalchatt i Teams:
När du öppnat ett e-postmeddelande i Outlook-skrivbordsappen väljerdu även där Dela i Teams i verktygsfältets menyfliksområde, alternativt via prickarna uppe till höger i mailet. (Se nedan)
I Outlook på webben, välj prickarna (Fler åtgärder) och välj sedan Dela till Teams.
Välj den person, grupp eller kanal som du vill dela din e-post med.
Det kan du göra genom att söka eller välja bland förslagen.
Bland förslagen finns e-postmottagare, vanliga och senaste Dela till Teams-destinationer, chattar och kanaler som du nyligen besökt i Teams.
Om du vill kan du lägga till ett meddelande och presentera ditt e-postmeddelande eller förmedla extra information. Du kan använda @Taggningar precis som med andra Teams-meddelanden för att få rätt personers uppmärksamhet.
Om e-postmeddelandet har bifogade filer inkluderas de automatiskt när du skickar e-postmeddelandet till Teams. Om du föredrar att inte inkludera de bifogade filerna kan du ta bort dem innan du skickar dem till Teams.
Visa e-post i Teams
I Teams visas en förhandsgranskning av e-postmeddelandet som ett meddelande i chatten eller kanalen som du har skickat till. Om det är första gången du chattar med mottagaren skapas en ny chatt. Om du vill öppna och visa hela innehållet i e-postmeddelandet i Teams kan du välja förhandsgranskningen av e-postmeddelandena i meddelandet som skickas till chatten eller kanalkonversationen.
Du hittar också en kopia av det ursprungliga e-postmeddelandet på fliken Filer i den chatten eller kanalen. (I kanaler placeras e-postmeddelandena och bifogade filer i mappen E-postmeddelanden under fliken Filer)
Vill Du löpande få tips, idéer och uppdateringar om Microsoft/Office365 kan du följa DAST Partner på LinkedIn.
Med taggar kan du snabbt nå en utvald grupp av personer samtidigt.
Med taggar i Teams kan du kategorisera personer utifrån exempelvis roll, projekt, kompetens, o.s.v. Med taggen ”Ledningsgrupp” eller ”Projektgrupp” kan du till exempel nå utvalda grupper av personer i Teams utan att behöva skriva varje namn.
När en tagg har lagts till kan du skriva @Taggnamnet i en kanalchatt. Alla som har tilldelats/inkluderats i taggen får en avisering precis som de skulle göra om de vore @taggade individuellt.
Ett annat sätt att använda en Grupptagg är att starta en ny chatt (utanför Teamskanaler) och sedan välja taggen som är tilldelad till den gruppen och de personer du vill nå.
Skapa och hantera taggar i Teams
Välj Teams och leta reda på ditt team i listan (tillvänster i appen). Högerklicka på Teamet eller på de tre prickarna (Fler alternativ) till höger om Teamnamnet. Välj sedan och sedan Hantera taggar .
Här kan du som Teamägare skapa Grupptaggar och tilldela dem till personer i gruppen. Alla i Teamet kan sedan använda dessa taggar.
Använd @Taggnamn i en kanalchatt
I en kanalkonversation skriver du/ni @Taggnamnet i meddelandet för att avisera alla i Grupptaggen. Taggen aviserar all som är kopplade till Grupptaggen.
Använda Grupptaggar i en chatt
Om du vill starta en Gruppchatt med medlemmarna i en tagg väljer du Ny, börjar skriva namnet på taggen och väljer rätt tagg från listan. Alla i Grupptaggen läggs till i fältet Till:. Du kan också se om du håller muspekaren över Grupptaggen vilka som ingår i den.
Hantera inställningar för teamägare
Teamägare kan välja vilka medlemmar i teamet som får lägga till taggar.
Vill Du löpande få tips, idéer och uppdateringar om Microsoft/Office365 kan du följa DAST Partner på LinkedIn.
På dagens alla marknader förutsätts ett akut och sällan tidigare skådat krav på att utvecklas för att inte riskera att gå motsatsen till mötes. Utveckling har i och för sig genom alla tider varit ett krav för att uppnå tillväxt eller att inte gå under, men idag sker utveckling så enormt mycket snabbare än tidigare vilket ställer otroligt höga krav på adaptionsförmåga, mod, fingertoppskänsla, kreativitet, logiskt tänkande och mängder av andra egenskaper för att inte bli omsprungen av konkurrenter eller utkonkurrerad av marknaden i sig själv.
Att förändras och utvecklas är inte längre bara en konkurrensfördel, att kontinuerligt förändras är en hygienfaktor för att överleva.
Dagens modeord oberoende bransch vill jag säga är ”Digitalisering”, som enligt många är det som skiljer agnarna från vetet, det som kommer vara avgörande för framgång eller avveckling. Att digitalisera sin verksamhet eller leda den Digitala Transformationen inom en organisation och vikten av detta för att överleva skrivs det mängder om i artiklar, sociala medier, e-böcker och även i traditionella böcker. Söker man på ordet digitalisering (via Google) blir träffarna direkt dryga 9.320.000. (För 3 år sedan var det ”endast” drygt 3.500.000 träffar.)
Digitalisering är ett subjektivt ord där var och en skapar sig en helt egen bild om innebörden, både på gott och ont. För väldigt många kan det skapa en negativ klang på grund av en personligt uppfattad låg digital mognad och därmed egen kunskapsbrist, ordet i sig skapar frågor väldigt få kan svara på samt att innebörden innebär att man måste inleda någon form av förändring i/av sin verksamhet. Enkelt kan då vara att stoppa huvudet i sanden, invänta andras agerande eller helt enkelt övertyga sig själv om att ”man” inte har tid just nu men tar tag i detta senare.
Djupdyker man i litteraturen (fler källor) och läser mellan raderna med objektiva ögon och ett djupt granskande handlar det nu så populära ordet Digitalisering (så som jag ser det vill jag tillägga) egentligen endast om en förändringsresa som blivit uppmärksammad eller nu aktualiserad som lavinartad trend. Vad är det som är nytt egentligen? När jag ser tillbaka på de senaste 30-åren då jag varit arbetande med någon form av IT har det i och för sig hänt/utvecklats fantastiskt mycket inom det digitala, och även om förändringstakten nu går ofantligt mycket snabbare (exponentiellt) så har faktiskt vår värld under väldigt lång tid Digitaliserats och krävt detta som en faktor för överlevnad, framgång och som konkurrensfördel. Jag tror att dagens ”Hype” runt detta beror på att man nu verkligen funnit företag/verksamheter som lyckats köra förbi konkurrenter och marknader på grund av att de just använt ”Digitalt” som plattform för sin resa där andra stått kvar och kanske inte insett vart konkurrensen dök upp från eller att reaktionen kom alldeles för sent. Det kan också bero på den exponentiella utveckling som skett inom området de senaste två till tre åren. Det är ”hett” och trendigt helt enkelt!
En av de stora utmaningarna idag är att individens/vårt beteende ändrats ganska radikalt med all den nya teknik som finns i vår vardag i form av datorer och information i var mans hand. Digitaliseringen har krupit så nära vårt innersta och påverkar oss så otroligt mycket utan att vi ens vet om det. De påslag och impulser vår hjärna förr i tiden på olika sätt utsattes för via ett analogt stimuli under lång tid hämtas idag snabbt upp via det digitala flödet via mobiltelefoner, sociala medier, läsplattor, TV, digital reklam o.s.v. som har blivit en del av vår vardag och styr våra automatiska och grundläggande beteenden på helt nya sätt, de flesta gånger utan att vi själva är medvetna om dem. Vi ställer ofantligt mycket högre krav på tillgång till information via digitala kanaler idag än vi gjorde för knappt tio år sedan då smarta telefoner gjorde sitt intåg.
Idag utsätts vi för så ofantligt många digitala intryck under ett dygn att hjärnan utmanas på ett sällan skådat sätt bara av att vara, och vi ändrar omedvetet våra beteenden för att tillgodose hjärnan med stimuli som ger snabba belöningar och så lite energiläckage som möjligt. All den information och de intryck som tvingar sig på oss varenda minut av vår vakna tid ställer enorma krav på hjärnans förmåga att kategorisera, välja bort och generalisera för att över huvud taget kunna fungera. Att hjärnan då väljer genvägar, belöningar och de snabbaste lösningarna för att spara energi är inget konstigt och det är så många av oss omedvetet handlar/köper/påverkas idag. Jag tror att det är där man bör vara med sin Digitala-strategi både internt i sin verksamhet och ut mot marknaden för att kunna påverka oss kunder (se människor) på önskat och förutbestämt sätt.
Vad kan det då innebära att Digitalisera eller genomgå en Digital Transformation och lyckas med detta?
I kommunikationen runt det digitala utvecklingsarbetet är min uppfattning att grundläggande krav för att lyckas motsvarar vilket traditionellt förändrings- och utvecklingsarbete som helst som t.ex…
All förändring börjar på individnivå och med ledningen som motor.
Tydlig väl genomarbetad vision, mission och mål. Vart och varför skall resan göras av hela organisationen?
”Sence of urgency” måste finnas.
Styrelse och ledningen måste vara de som lever för och driver förändringsarbetet.
Delaktighet, Förtroende och Tillit inom hela organisationen.
Skapa utvecklingsteam i organisationen och avsätt gott om tid och ekonomiska förutsättningar för dessa. Utvecklingsarbete måste vara långsiktigt!
Premiera försök, idéer och misslyckanden som leder mot utveckling.
Det finns aldrig något slut på utveckling! När ett mål är nått måste fokus redan ligga på nästa.
Skapa engagemang och se till att det stannar!
Utveckling är en förutsättning för att inte avveckla…
Saker som skiljer den digitala resan (affärsutveckling) mot ett ”traditionellt” förändringsarbete är ett fokus som nu även måste läggas på frågor som…
Hur får vi ledning och styrelse att leda, leva och förstå behovet av den digitala resan och skapa ”Sence of urgency”!
Att skapa en digital vision och med det tydliga kortsiktiga och långsiktiga mål. (Resan)
Hur leder och förändrar vi vår verksamhet då den blir påverkad av den otroligt snabba utveckling som idag sker för att inte hamna på efterkälken med hjälp av digitala verktyg?
Vilka interna och eventuellt externa resurser behöver vi för att påbörja och genomföra resan?
Hur kan digitalt hjälpa oss att jobba smartare i den befintliga verksamheten och hur kan digitalt hjälpa oss att bli mer innovativa?
Vilka digitala verktyg och kanaler behöver vi ha i verksamheten (nu & sedan) för den interna och externa resan?
Hur det digitala kan och verkligen kommer att påverka min verksamhet, min marknad och mina kunders sätt att efterfråga mina produkter och tjänster nu och i framtiden?
Hur jag möter och drar nytta av nya mänskliga digitala beteenden i min kommunikation?
Hur vi leder och kontinuerligt förändrar vår verksamhet då den blir påverkad av den otroligt snabba utveckling som idag sker?
Hur jag leder och förädlar mina medarbetares kunskaper, engagemang och skapar delaktighet runt digital utveckling?
Hur jag måste utbilda och utveckla min personal för att möta kommande utmaningar?
Få den digitala utvecklingsresan att bli bestående i organisationens löpande förändringsarbete och en av de stående punkterna på ledningens agenda.
Är då denna ”Digitaliseringstrend” något för alla verksamheter och organisationer att lägga energi och fokus på? Ja(!), utan tvekan är mitt svar på detta, men man måste i sin verksamhet anpassa insatsen efter värde och relevans och man bör göra resan efter sina egna förutsättningar och prioritera detta utifrån övriga utvecklingsområden. Målet måste vara att 1+1=3 inte bara att digitalisera för digitaliseringens skull.
Några ord på vägen…
Vi kommer aldrig mer möta så lite förändring som vi gör idag.
Utvecklingen kommer aldrig mer gå så långsamt som den gör idag.
Utvecklingen har gått från att vara linjär till att nu ske exponentiellt.
Antalet digitala intryck ökar och ökar för varje dag.
Vår hjärna styrs av dopamin och serotoninpåslag vilket påverkas och stimuleras mer och mer av yttre digitala intryck.
Förändringsprojekt börjar alltid med Ledarskap, Kultur och Människan. För att lyckas måste organisationen vara emotionellt engagerad.
Den ”inre” motivationen blir mer och mer viktig för ökad kreativitet och strategiskt tänkande.
Att förstå människan/medarbetaren (se hjärnan) blir allt viktigare i den digitala världen.
Allt som går att digitalisera kommer att digitaliseras.
De företag som väljer att inte utvecklas väljer att på sikt avvecklas.
En förändrad affär kräver en förändrad organisation, som i sin tur ger en förändrad kultur vilket ställer krav på ett förändrat ledarskap…
Jag måste vara relevant för mina kunder för att överleva, och för att vara relevant måste jag ha tillräckligt mod att våga förändras!
Att våga är att göra, med risken att misslyckas. Att våga misslyckas är den viktigaste parametern för att uppnå nya saker, nya resultat och växa som människa.
Återkoppla gärna med dina egna tankar runt detta inlägg, eller om intresse finns att diskutera detta område för just din verksamhet. Självklart uppskattas det också om du gillar eller delar texten så att den når fler i denna digitala värld. Du når mig på dan.sturk@dastpartner.se eller via LI (så klart).
Att vi endast använder 10% av vår hjärna är en långlivad myt som fastnat hos många. Sanningen är den att vi använder endast en liten del av hjärnan för att lösa en enskild uppgift, men olika uppgifter och aktiviteter lägger beslag på olika hjärnregioner, så att hela hjärnan sätts i arbete.
En annan myt är att man blir intelligent, om man läser ett ämne grundligt. Sanningen runt detta är att ämneskunskap är viktig, men man måste känna till andra ämnesområden och förstå sambanden, så att man själv kan dra nya slutsatser och öka sin kunskap. Genom att stärka minnet på olika sätt kan vi förbättra vår intelligens.
En liknelse till dessa myter är det traditionella Officepaketet från Microsoft och vår kunskap i att använda dess ingående komponenter, vilket sedan länge uppskattats till en nivå om 10%. Detta är dock inte en myt utan nu som då i väldigt många fall en sanning.
Denna uppskattning är gammal och enormt mycket nytt har hänt med Officepaketet sedan jag hörde dessa ord. Detta bör innebära att vi idag använder en ännu mindre del av de funktioner som erbjuds och tillkommit, om vi inte fokuserar på att utbilda oss eller ändrar vårt arbetssätt med dessa verktyg, för det är ju generellt en egenskap vi har att vi är relativt nöjda med det vi redan lärt oss och inte alltid tar oss tid att utforska det nya.
Microsoft genomförde redan inför version 2004 en användarförfrågan till ett stort antal företag och användare gällande ”nya” funktioner som önskades i Officepaketet. Hela 90% av de önskemål om funktioner som kom i retur fanns redan i Officepaketet. Användarna hade helt enkelt inte hittat eller letat efter dessa i tidigare versioner.
Sedan ett par år tillbaka har Microsoft Office365 tagit ordentlig fart i Sverige, och företag efter företag, organisation efter organisation flyttar över till denna plattform. För många av de organisationer jag möter är uppfattningen fortfarande att Office365 endast är som att prenumerera på Officepaketet som en molntjänst och i detta erhålla kontinuerliga uppdateringar.
Alltså, verksamheter går ifrån de gamla traditionella boxarna till de nya så populära molnbaserade lösningarna. Och redan i detta så kan man säga att användaren får en mycket bättre lösning där Officepaketet alltid är uppdaterat samt att hela organisationen alltid har samma version. Man slipper fundera på vilka och hur många licenser organisationen har inför en eventuell avstämning som genomförs med regelbundenhet.
Men Office 365 kan ju bli värt så mycket mer! När Office365 presenteras för nya och befintliga verksamheter vill man ju så gärna påvisa alla fördelar, alla möjligheter och alla de funktioner som inkluderas, men det är ju egentligen av föga intresse. Det jag personligen anser vara det viktigaste är att förmedla de värden och de vinster kunden kan erhålla i sin verksamhet, hur verksamheten kan dra nytta av det som finns tillgängligt i linje med sitt sätt att arbeta, eller hur de kan förändra sina processer och sitt sätt att arbeta för att spara både tid och pengar. Detta är självklart inte något man gör över dagen, men med långsiktighet och ett strategiskt arbete där interna arbetsprocesser och metoder genomlyses kan verktygslådan Office365 erbjuda så ofantligt mycket.
Utbildning/introduktion är något som borde vara en självklarhet att genomföra för de organisationer som tar klivet till O365! En utbildningsplan samt framför allt en långsiktig utvecklingsplan där organisationerna över tid själva övertar ansvaret för utveckling, inspiration och utbildning bör vara prioriterat. Att endast genomföra en introduktionsutbildning blir som det berömda “tomteblosset”, det flammar till och blir ljust en stund för att sedan ganska snabbt slockna och glömmas bort. Med verktyg som O365 måste organisationerna ha fackelbärare vars ansvar och intresse är att hålla elden brinnande och ges tid till att ständigt söka nytt bränsle som kan lysa upp tillvaron för alla andra inom organisationen.
De flesta av oss väljer att arbeta på ett gammalt och invant sätt även då vi får dessa nya möjligheter vilket tar massor av onödig tid när det finns verktyg och funktioner som förenklar, underlättar och gör oss effektivare. Genom att lägga lite tid på att lära oss det nya kommer vi att spara ofantliga mängder av just tid, men ändå lägger vi inte tiden på att utbilda oss. Att förvänta sig att alla individer kommer att ta sitt eget “ansvar” för att hålla sig uppdaterade om vilka nya verktyg och funktioner som kontinuerligt inkluderas och kan vara till nytta för verksamheten är en utopi. Vi funkar helt inte så!
Med dagens alla funktioner och Appar som löpande lagts till i O365-sviten (vilket för många är okänt men helt fantastiskt) kan det betyda stora möjligheter nu även för det mindre företaget att dyka djupare i dessa för att stödja och utveckla verksamhetens processer. Det handlar om kommunikation, arbetssätt, metodik, lagring, sökning, delning av information, projekthantering o.s.v. vilket allt ingår i O365. Återigen mängder av verktyg och funktioner som måste omsättas till värden och kunskap efter det att introduktionen är genomförd. Här pratar vi verksamhetsnytta på hög nivå som kan införas om viljan och orken finns att anta utmaningen.
Som verksamhetskonsult måste man självklart axla ansvaret att förstå kundens verksamhet, flöden och utmaningar för att sedan omsätta dessa i konkreta möjligheter med de verktyg som finns tillgängliga.
Ett exempel jag kan ta upp är en representant för ett företag jag träffade för en tid sedan där jag snabbt visade O365 och möjligheter med den verktygslåda som inkluderas. Det handlade då inte om funktioner utan endast om hur deras organisation idag arbetar med kundmöten, rapporteringar, delade dokument, kalenderfunktion med gemensamma kalendrar, avtalshantering, distansmöten och en hel del annat. Denna kundansvarige representant såg direkt att han personligen skulle kunna spara minst 1 ½ timme om dagen på det lilla han såg, plus att företaget i stort skulle kunna få större kontroll på kunddokumentation, avtalshantering och informationsflöden. Otroligt roligt att få denna respons och reaktion.
Ytterligare exempel är där jag i mitt utbildningsprojekt tillsammans med verksamheten arbetade fram en lösning via Microsoft Power Automate utvecklade ett automatiseringsflöde för inkommande leverantörsfakturor, vilket uppskattningsvis skulle ge en besparing i arbetstid om 50-70 timmar per dygn. Denna fantastiska besparing samt att det intellektuella arbetet i stället kan läggas på viktigare saker inom avdelningen.
OBSERVERA!! Detta är endast två av många exempel på effektivisering, ökad kontroll och utveckling av samarbete med hjälp av O365 jag och mina kunder funnit i samband med genomförda utbildningar och utvecklingsprojekt inom digitalisering.
Summeringen av detta inlägg blir att alla de verktyg, funktioner och möjligheter som varje dag finns runt omkring oss och framför våra ögon väljer vi ofta av slentrian bort. De blir presenterade och inköpta, men väldigt få verksamheter drar med automatik nytta av sin nya investering i form av Office365. I detta fall vill jag sticka ut hakan och säga att det inte ens är i närheten av 10% av möjligheterna som används.
Det är då vårt ansvar som verksamhetskonsulter att lära oss förstå kundens verksamhet på djupet, förstå processer och utmaningar för att med denna kunskap kunna stötta, utveckla och erbjuda strategier och långsiktiga planer så att dessa 10% kan ökas och omsättas i ren verksamhetsnytta med hjälp av utbildning och delning av vår kunskap och erfarenheter.
Vi måste stötta och utbilda våra kunder och ibland till och med övertyga dem att ta sig tiden, för att på sikt dela vår övertygelse om det värde många av verktygen i Office365 verkligen kan erbjuda deras verksamhet samt plantera detta så att facklorna hålls brinnande.
