Håll koll på Dina aviseringar i Teams, Chatta med dig själv och visa din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern.

Några ”nya” användbara funktioner sedan sist.

För ett par år sedan när Teams tog fart som samarbetsplattform och kommunikationsplattform i samband med pandemiutbrottet, och i samband med att jag höll galet många kurser inom Office 365 land och rike runt, informerade jag om en riktigt bra funktion i Teams. Idag kanske ingen kioskvältare då väldigt många nu kommit igång på riktigt med att använda Teams i vardagen och nyttjar en del av dess funktioner. Men)!) ibland är det de enkla sakerna som ligger mitt framför ögonen som man missar.

Den ”lilla” kioskvältaren var då att nyttja den lilla ”klockan” högst upp i vänstra hörnet som står för Aviseringar/Feed. (se bild)

Klickar man på klockan kommer man in i sina Aviseringar där det dyker upp information om andra personer omnämnt dig, taggat dig, dina missade samtal och mycket annat.

Det som för en tid sedan kommit är möjligheten att klicka på den ”slide-lock” som nu finns presenterad för att endast fånga alla olästa ”Feeds” som du inte uppmärksammat. Du kan också klicka i en redan läst avisering (på de tre prickarna) och markerar den som oläst, för att sedan komma ihåg den och lättare hitta den bland olästa Aviseringar/Feeds.

Utmaningen är i detta som allt annat att man måste lära sig ett nytt sätt att arbeta och få in det i ryggmärgen att nyttja dessa nya smidiga funktioner. Inte en självklarhet har jag märkt.

Chatta med Dig själv i Teams

Det har också skapats en möjlighet att skicka saker till sig själv i Teams som exempelvis utkast, filer m.m. Helt enkelt ett ställe där du enkelt inom Teams sedan kan hitta saker motsvarande det jag vet att många gjort tidigare i Outlook. Man mejlar sig själv! Här kan du hålla ihop det samt ha en personlig lagringsyta inom din Teams-app.

Din ”personliga” chattytta hittar du högst upp bland Teamschattarna

Visa/sätt din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern

Ytterligare en ganska ny funktion jag fångat är att du nu direkt när du skapar ett möte eller aktivitet i Teamskalendern kan sätta din status. Ex.

  • Tillgänglig
  • Upptagen
  • Arbetar på annan plats
  • osv

Du klickar helt enkelt på texten enligt bilden ovan: Visa som: och väljer status.

Du kan även i menyn som följer efter på samma nivå/rad välja Kategori, Svarsalternativ samt om det krävs registrering för mötesdeltagare.

Små enkla tips som kanske kan spara dig några sekunder och minuter per dag.
Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…Lycka till!

Hitta dina viktiga mappar som ligger i Teamskanaler mycket enklare.

Att arbeta effektivare blir viktigare och viktigare. Jag hör väldigt ofta kommentarerna, ” Vi har ingen ordning på våra filer”, ”Det tar mycket tid att leta fram mappar och filer nu när vi har så många ställen att lägga dem på”, ” Vi har U: H: K: W: OneDrive, Teams, Sharepoint, Verksamhetssystem osv osv.

Det absolut mest nödvändiga för att minimera många medarbetares ”söktid” efter filer, vilket i stora organisationer kostar 1000-tals kronor om dagen, är att skapa en tydlig fillagringsplan/dokumenthanterings-strategi. Detta är självklart något som alla vet, men vi vet också ofta hur långt det steget är när gemensamma dokumentkataloger är fyllda till bredden med gamla mappar och filer. Man vill inte lägga ned tiden på att sortera och rensa, men tiden blir istället kostsam för medarbetarna att leta. (It´s a work that has to be done!)

Nu tänkte jag inte lösa denna delikata fråga i detta inlägg utan endast visa på en liten funktion inom Microsoft365 som kan spara åtminstone några minuter om dagen för de som till viss del arbetar i Teams och där lagrar filer.

Jag har tidigare skrivit om hur du kan synkronisera filytor från Teams-kanaler till din dators Utforskare, men i detta inlägg tänker jag visa hur du enkelt kan skapa genvägar till Teamskanalernas mappar så att de dyker upp i din OneDrive On-line. Alltså ytterligare en anledning att alltid logga in även via webbgränssnittet i 365 vilket jag ofta trycker på. (www.office.com)

Du gör så här! Se bilden nedan och jag förklara under bilden.

  1. Gå in i det aktuella Teamet och kanalen där du har den aktuella mappen du enkelt vill kunna hitta.
  2. Välj fliken ”Filer”. (Pil 1)
  3. Klicka dig vidare till rätt mapp (den du önskar genvägen till).
  4. När du är i rätt mapp, klickar du på ”Lägg till genväg i OneDrive”. (Pil 2)
  5. När genvägen är skapad ser du bilden som pil 3 pekar på.
  6. När detta är klart har du så klart redan loggat in i Microsoft365 via webben, och där söker du upp appen OneDrive. (Det blå molnet)
  7. När du klickat in dig i OneDrive på webben hittar du genvägen under Mina filer. (Pil 4 och 5)

Från dessa kan då helt enkelt accessa filytorna i Teamskanalerna utan att behöva hoppa mellande oilka teamen. Smart va!

En ytterligare bonus är att när du skapar dessa genvägar från Teams till OneDrive så dyker de även upp som genvägar i OneDrive-appen du har på din mobiltelefon.

Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…

Nu har Microsoft adderat funktionen att i Teamsmöten via Webbläsaren kunna lägga på en bakgrundsfilter/-bild.

För mig är det en vardag att använda Teams och många andra appar via webbläsare inom Microsoft365. Jag arbetar alltid i en hybridmiljö och växlar mellan de installerade apparna på datorn och samtidigt via webbläsare. Det är ju så Microsoft365 är tänkt att erbjuda oss flexibilitet, effektivitet och nya möjligheter samt att vissa appar endast finns som molntjänster. För mig som konsult och projektledare är detta perfekt sätt att arbeta för att snabbt kunna nå det jag behöver och alla appar finns ju inte att ladda ned till datorn.

Många jag möter i mina uppdrag har inte sett behovet av att logga in i 365-portalen i och med att man utnyttjar det som finns installerat på datorn och känner sig mer bekväma i detta. Självklart är det så, för så har man alltid gjort (oj vad jag tycker illa om den frasen…). Jag brukar personligen rekommendera att alltid logga in och jobba parallellt med webbversionen av 365 samt på datorn.

Men, som vanligt beror det ofta på att man inte sett möjligheten och fördelarna med att göra annorlunda, och då heller inte motiverar sig eller vågar testa nytt för att skapa nya förmågor, möjligheter och kopplingar i sin hjärna. Tyvärr är det ju just detta beteende som gör att vi inte heller i högre utsträckning lär oss att jobba smartare med de verktyg vi faktiskt har mitt framför näsan.

Fördelar jag ser med ett ”hybridarbete”.
– Jag kan med webbläsare vara samtidigt inloggad i olika företag/organisationer och därmed vara aktiv och se information i alla Team och chattar samt uppmärksamma när jag blir aviserad (annars lätt att missa).
– Jag kan vara medlem i externa Team och inte behöva hoppa ur och in i dessa via min teams-app på datorn utan löser det via parallella webbsessioner
– Jag når min Plannerhubb där jag ser alla Plannerytor och aktiviteter jag är del av
– Jag har min Outlook On-line och på datorn igång samtidigt och arbetar där jag är.
– Om något hakar upp sig i datorns appar kan jag direkt växla över till webbläsaren.
– Jag når mina filer i OneDrive och/eller Sharepoint och kommer snabbt åt dessa SAMT versionshistoriken (vid behov)
– Jag kan enkelt nå alla mina M365-appar via ”våfflan”när jag arbetar via webben.

– m.m. m.m.

Så här enkelt lägger du till en bakgrundsbild i Teamsmöten på webben.

Som jag alltid säger så måste via utmana oss själva och våga testa nya saker för att utvecklas och hitta nya möjligheter som kan skapa värde för oss i vardagen. Stannar vi där vi är och som så ofta säger, – Jag har inte tid…, -Jag kan inte…, Jag behöver inte…, -Jag orkar inte…, ja då fastnar vi där vi är. ”Bli inte kvar för länge, då kan du gå på grund.”

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

En otroligt enkel men väldigt användbar funktion i Teamschatt

När du i Teams chattar med dina kollegor så blir ju flödet ganska lång och det har varit svårt att få ihop det när man ville svara på ett inlägg som låg högre upp i chatt historiken.

I tidigare inlägg har jag förklarat hur man kan spara meddelanden från chatthistorik för att sedan lättare hitta tillbaka till dem, jag har berättat hur du kan fritextsöka på ett smidigt sätt och hur du kan dela ett chattmeddelande till Outlook och vice versa m.m.

Det jag här tipsar om är att du kan svara på inlägg som ligger högre upp i flödet, exempelvis sådana du sparat eller inte hunnit svara på direkt, för att kunna undersöka och återkoppla vid ett senare tillfälle. Chattar ni vidare efter detta inlägg så hamnar det ju automatiskt högre upp och det finns massor av text emellan och det blir svårt att följa tråden i 1-1 chattar.

Du klickar helt enkelt på de tre prickarna som dyker upp till höger när du rör muspekaren över det aktuella inlägget (1).

När du klickar på prickarna dyker rullgardinsmenyn upp där du kan Svara, Redigera, Spara, Ta bort o.s.v.

Därefter klickar du då så klart på ”Svara” (2), och meddelandet du är inne på bifogas då till ett nytt meddelande, så att din mottagare enklare förstår vad ditt ”nya” meddelande handlar om/syftar på.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

Skapa Privata kanaler i gemensamma/öppna Team

I Teams kan du under varje överliggande Team skapa en mängd underliggande kanaler. Denna struktur bygger man oftast för att kunna särskilja organisationens eller avdelningens olika arbetsytor med inkluderande fillagring, kommunikation, chattar, Plannerytor och mycket annat.

Det kan till exempel handla om att man sätter upp ett Team för en specifik avdelning där standardkanalen ”Allmänt” landar med alla vanliga komponenter. Efter detta kanske man vill ha en separat kanal för projekt där man kan lagra alla tillhörande dokument, presentationer m.m. Man vill kunna separera chatt och kommunikation så att endast de som berörs behöver få kommunikationen o.s.v.

Man kan i en egen kanal skapa separata och avsedda Plannerytor, OneNote-böcker o.s.v. Självklart kan alla medlemmar i Teamet när de önskar, gå in och titta i kanalen, men med tydliga kanaler håller man Teamen strukturerade samt och får bättre koll med hjälp av fler kanaler med tydliga namnsättningar. Det går ju också att som ägare skapa specifika ”taggar” för personer så att alla enklare kan avisera just dem med ett samlingsnamn i chatten.

Nästa steg som faktiskt funnits sedan början av 2020 (vad jag vet) är att i ett Standard-Team kunna skapa underliggande Privata kanaler.

En Privat kanal kan skapas av alla medlemmar om inte ägaren till Teamet stängt av denna möjlighet (rekommenderas). En privat kanal innebär är att den som skapar en sådan, kan bjuda in enskilda medlemmar från överliggande Team och endast dessa kommer ha tillgång till just den ytan. Denna kommer ej heller att nås av övriga ägare om dessa ej blir inbjudna/tillagda av den som skapat kanalen.

Så här gör du!

  1. Klicka först på de tre ”prickarna” till höger om Teamnamnet.
  2. Välj sedan i menyn att Lägga till en ny kanal
  3. När nästa meny/ruta kommer fram väljer du ”Privat – Specifika teammedlemmar har årkomst”
  4. Avslutningsvis väljer du vem/vilka teammedlemmar som skall vara en del av den privata kanalen. Detta brukar jag hoppa över och först efter att jag lagt in dokument/filer, skapat OneNote-anteckningsbok o.s.v.

OBS! Alla de som varit del av den privata kanalen måste om de tas bort från kanalen också rensas bort från åtkomst till OneNote

Fortfarande finns det lite att önska av Privata-kanaler som t.ex. att kunna arbeta via Planner och Stream. Men detta är något Microsoft arbetar på enligt uppgift.

Exempel på nyttor kan till exempel vara ett projekt-Team där externa parter är gäster (deltagare) med åtkomst till projektytor o.s.v. Man kanske då istället för att skapa ett separat Team för intern kommunikation, lagring av budgetfiler, ekonomiska kalkyler, företagsinformation väljer en privat kanal för detta och endast bjuder in exempelvis styrgrupp, marknadsgrupp, ledning, intern projektledare o.s.v.

Ytterligare en idé om nytta jag fick med mig under 2020 då jag åkte runt Sverige och föreläste om Office365 var att skapa ett Team för exempelvis en säljgrupp där Säljchefen är ägare till Teamet och sedan lägger till privata kanaler för varje säljare/medarbetare där hen sköter sina personliga samtal och kommunikation med var och en. Man har en gemensam (1-1) och privat fillagringsyta och gemensam OneNote (1-1) o.s.v. Fördelen med detta är att all info ligger kvar och kan lämnas över om säljledaren/personalansvarig kanske byter jobb och då en ny person får ägaransvaret över Teamet.

Som alla andra funktioner och möjligheter i Microsoft365 är det kreativiteten, nyfikenheten och modet att utmana våra ”gamla” sätt att arbeta som leder oss vidare i utvecklingen.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”.

Lättare att hitta eller komma ihåg att agera på meddelanden som ligger i Teams-chattar?

I Teams kan det bli många flöden både P2P, i gruppchattar samt olika Team/kanalchattar.

För att göra det lite enklare att hålla koll på viktiga delar/inlägg i chattar som du kanske behöver agera på och göra något åt, kan du spara undan just dessa i Teams.

Självklart kan man alltid fritextsöka i Teams, men ibland är det ändå skönt att ha sparat undan vissa prioriterade kommunikationer och lätt kunna nå dem. Spara-funktionen i 365 innebär som allt annat en förändring i arbetssätt, och kräver därmed viss inkörningsperiod för att skapa vanan hos användaren att nyttja funktionen.

Lägg först muspekaren ovan det chattmeddelande du vill spara. Klicka sedan på de tre prickarna som dyker upp längst till höger (1).

Klicka sedan på ”Spara det här meddelandet” (2). Nu har meddelande blivit tillagt till dina sparade meddelande/chattar.

För att komma åt dina sparade meddelanden/chattar klickar du sedan på din bild/ikonen enligt (3), och sedan på ”Sparat” (4).

Nu har du kommit in på platsen där alla dina sparade meddelanden och chattar (kopior/spegling) från Teams ligger placerade (5).

Det meddelande du markerat med ”Spara” i en chatt lyser upp som gråmarkerad ett par sekunder så att du skall uppmärksamma vilket inlägg/kommentar som sparats. Du kommer även åt hela chattflödet med den person/grupp du kommunicerat på denna plats.

Utmaningen med detta (som allt annat) kan vara att skapa vanan, arbetssättet och komma ihåg att gå in under ”Sparat”.

Svara på tidigare/gammalt meddelande i Teamschatten

En funktion i Teams (nu även på dator/desktop) som kommit och är mycket användbar är att du nu även i en chatt P2P kan svara på ett tidigare inlägg/kommentar, vilket gör det mycket lättare att hålla ihop kommunikationen utan att själv behöva kopiera tidigare text från chattflödet.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till höger om meddelande du vill svara på i Teamschatten (1)
– Klicka sedan på Svara (2)
– Det ursprungliga meddelandet citeras då i svarsrutan, vilket gör det enklare för mottagaren att förstå meddelandets/svarets sammanhang. (3)

Missa inte när dina favoritkontakter blir tillgängliga i Teams

Påminner här om en funktion/inställning i Teams som ej är ny men ändå mycket användbar. Inställningen gör att du kan bli aviserad när dina favorit kollegor/kontakter kliver ur Teamsmöten eller av andra anledningar blir tillgängliga att kommunicera med.

Alla upplever säkert samma utmaningar med att hinna slinka emellan kollegornas möten då man har en fråga eller något man vill ta upp med dessa, och då kan denna inställning vara till hjälp, då aviseringen dyker upp som ett pling och på skärmen så snart de blir tillgängliga.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till vänster om din bild (eller initialer)i Teams (1)
– Klicka sedan på Inställningar (Kugghjulet) (2)
– Scrolla ned till ”Aviseringar” och klicka där (3)
– Scrolla ned till fältet Personer och klicka där på Redigera (4).
– Lägg sedan till de kontakter du vill bli aviserad om så snart de blir tillgängliga att kontakta i Teams (5).

Underlätta din och dina kollegors vardag med Plannerappen för bättre kontroll, projektstyrning, att göra och mycket annat.

Det gör mig så otroligt glad att få möjligheten att dela med mig av mina kunskaper och erfarenheter!!

Fick en fråga om jag kunde lösa ett problem med en ”kollegas” funktionsbrevlåda som inte riktigt ville det som hen ville med taggningar, men det löste vi snabbt.

Som vanligt så är jag otroligt nyfiken på hur man jobbar, och måste då fråga, och fråga, och fråga… Men det är genuint ärligt, jag vill verkligen veta på riktigt, utan baktanke. Och får jag inte veta eller förstår på riktigt, kan jag ju inte hjälpa till att jobba smartare.

”Mannen med de 1000 frågorna” har jag flera gånger tidigare blivit kallad 😂

Hur som helst, jag frågade, diskuterade, frågade igen och förstod snabbt att den här personen och de hen jobbar tillsammans med skulle kunna dra otroligt stor nytta av verktyget Planner i Microsoft 365. Det var så klockrent på många plan, och verktyget bara låg där och väntade utan att bli klickad på. Varför kan man undra, men alla är inte lika nyfikna som jag.

Men nu med en kort introduktion kan Planner ersätta Post-it-lappar, att göra listor på block, gemensamma Excel-att-göra-ark och andra separata öar av verktyg, för att erhålla bättre koll och överblick för alla, enklare tilldela och följa upp uppgifter och aktiviteter från möten/projekt o.s.v, automatiska aviseringar och uppföljning utan ”onödig” kommunikation och . 👌🏾

Det bästa av allt är ju när reaktionen också blir så positiv med uttryck som: Shit vad bra! Precis vad jag/vi behöver! Sånt här gillar jag! Det avlastar ju hjärnan! Det här ska jag visa de andra på nästa möte, så här ska vi ju jobba! 😃👍🏽👌🏾!!!

Så, har du inte ”vågat” klickat på Planner-appen ännu så har du något riktigt bra att se fram emot! Om du ändå inte vågar(!), så hör av dig så kan jag coacha dig att komma igång.

Förenkla för dina kollegor att enkelt ansluta till ”privata” (ej offentliga) Team utan att du som ägare måste godkänna dem som medlemmar.

Förenkla för dina kollegor att enkelt ansluta till ”privata” (ej offentliga) Team utan att du som ägare måste godkänna dem som medlemmar.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till höger om Teamnamnet (1)
– Klicka sedan på Inställningar i menyraden (2)
– Scrolla ned till ”Teamkod” och klicka där (3)
– Sista klicket landar på ”Skapa” (4) och en Teamkod kommer att genereras och visas (5).

Denna kan du sedan publicera på ert Intranät eller annan plats tillsammans med Teamnamnet så att exempelvis nya medarbetare/kollegor enkelt kan ansluta sig och hitta rätt bland era Team.