DAST-Partnerbloggen

Ibland fastnar man i vardagens aktiviteter och kan tappa inspiration och kreativitet till det man egentligen brinner för.

Ett intresse jag haft under väldigt lång tid och en av anledningarna till att denna blogg startades är den verksamhetsnytta och personlig effektivisering i vardagens arbete Microsoft Office 365 kan innebära. Det jag uppfattade för runt 10 år sedan var att väldigt mycket av funktioner och nyheter i M365 passerar förbi väldigt många användare och arbetsgrupper, och vad gör de då för nytta?

Bloggen skapades för att kunna dela med mig och på ett enkelt sätt att inspirera fler att hitta nyheter och bra funktioner som kan effektivisera, spara tid och samarbeta lite smartare med ett verktyg väldigt många har framför sig varje arbetsdag. Och rätt vad det var så föll engagemanget och veckorna rullar snabbt förbi utan att någonting skrivs och delas. Riktigt tråkigt och innerligt stressande tycker jag själv, men jag skall försöka hitta tillbaka upp på banan igen. Hoppas ni som följer denna blogg har tålamodet att ibland vänta lite.

Utvecklingen av Microsoft 365 och dess funktioner sker med en kontinuitet, ibland stort och ibland smått, men passerar tyvärr förbi den ”vanlige” användaren trots att nyheter och funktionerna borde anammas av väldigt många.

Tidsfördröj ett Teamsmeddelande i chatt

En sak som dök upp för inte alldeles för länge sedan är att kunna tidsfördröja sina Teamsmeddelanden. Ja precis så som man kunnat göra med mail sedan länge så att meddelandet inte levereras förrän avsändaren anser att det skall dyka upp i mottagrens/mottagarnas chatt. Kan vara mycket bra för att inte störa sina kollegor under kvällar och nätter till exempel, men man kanske ändå vill skicka iväg meddelandet när inspirationen finns där.

Du kan även skicka med fördröjning via mobilen, om du efter att du börjat skriva meddelandet håller kvar fingret på ”Skickapilen” lite längre, så dyker menyn upp även där och du kan bestämma tid.

Sök i Teams och Snabbkommando för ”Sök” i en specifik Chatt.

Jag tror jag tidigare nämnt och berättat om ”Sökrutan”, den stora vita ytan högst upp i Teams (Se 1 i bilden nedan). Här kan du ju fritextsöka efter ord, personer, innehåll i filer, filnamn och mycket annat som ligger i dina Teams-ytor, chattar m.m. Efter att du skrivit texten du söker klappar du till ”Enter-tangenten” och får därefter en mängd förslag på ditt sökord. Du får då även upp ett antal underliggande valmöjligheter för att kunna söka ännu mer specifikt på om det är meddelandetext, person eller filer (Se 2 i bilden nedan).
Klickar du på Meddelanden kommer ytterligare en rad med valbara optioner fram (Se 3 i bilden nedan) där du kan välja datumintervall, från vem det kommit, olika Team/kanaler osv. Grymt bra funktion för att leta och hitta i Teams.

Du kan också direkt i en Teamschatt via snabbkommando Ctrl+f, söka endast i innehållet från en enskild chatt på de sökord du snabbt vill hitta. Efter att du tryckt Ctrl+f skriver du sökordet i sökfältet högst upp, klicka Enter och får sedan upp resultaten på vänstersidan av chatten.
Klickar du sedan på resultaten kommer du i chatten (till höger) transporteras till där inlägget finns. Inlägget blir som hastigast inramat och ”lyser upp” så att du snabbt skall kunna se vart det är lokaliserat i flödet.

Var tydlig och hjälpsam mot dina kollegor

Vi bör göra allt vi kan för att förenkla och effektivisera för varandra, och då kan en så enkel sak som att bifoga länkar till dokument och platser i exempelvis Teamschattar och mail vara en sak att försöka bli bättre på för väldigt många. OK, det kanske tar mig några sekunder extra när jag skickar, men det kan spara otroligt mycket mer tid för mottagaren. Plus att det skapar en mycket bättre Teamkänsla och välvilja när vi anstränger oss för att göra livet enklare för våra kollegor. Kan också vara bra att lägga in länken till protokollet, presentationen eller filerna ni ska använda eller samarbeta med redan i mötesbokningen, så sparar vi tid även där.

Kortkommandon i Teams

Det finns också en mängd olika kortkommandon du kan använda i Teams för att eventuellt spara lite tid när du lärt dig några av dem. För att hitta till denna meny håller du samtidigt ned tangenterna Ctrl och . (punkt). Exempelvis så kan du snabbt hoppa med Ctrl + siffra i samma ordning du har funktionerna i menyn till höger.

Ctrl+1 => Aktivitet/Feed
Ctrl+2 => Chatt
Ctrl+3 => Team
O.s.v.

Detta får bli allt för denna gången, men jag hoppas att ni fått med er något matnyttigt och användbart som kan förenkla arbetet och i bästa fall spara lite tid för dig själv och andra.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

Må bäst!

För mig är det en vardag att använda Teams och många andra appar via webbläsare inom Microsoft365. Jag arbetar alltid i en hybridmiljö och växlar mellan de installerade apparna på datorn och samtidigt via webbläsare. Det är ju så Microsoft365 är tänkt att erbjuda oss flexibilitet, effektivitet och nya möjligheter samt att vissa appar endast finns som molntjänster. För mig som konsult och projektledare är detta perfekt sätt att arbeta för att snabbt kunna nå det jag behöver och alla appar finns ju inte att ladda ned till datorn.

Många jag möter i mina uppdrag har inte sett behovet av att logga in i 365-portalen i och med att man utnyttjar det som finns installerat på datorn och känner sig mer bekväma i detta. Självklart är det så, för så har man alltid gjort (oj vad jag tycker illa om den frasen…). Jag brukar personligen rekommendera att alltid logga in och jobba parallellt med webbversionen av 365 samt på datorn.

Men, som vanligt beror det ofta på att man inte sett möjligheten och fördelarna med att göra annorlunda, och då heller inte motiverar sig eller vågar testa nytt för att skapa nya förmågor, möjligheter och kopplingar i sin hjärna. Tyvärr är det ju just detta beteende som gör att vi inte heller i högre utsträckning lär oss att jobba smartare med de verktyg vi faktiskt har mitt framför näsan.

Fördelar jag ser med ett ”hybridarbete”.
– Jag kan med webbläsare vara samtidigt inloggad i olika företag/organisationer och därmed vara aktiv och se information i alla Team och chattar samt uppmärksamma när jag blir aviserad (annars lätt att missa).
– Jag kan vara medlem i externa Team och inte behöva hoppa ur och in i dessa via min teams-app på datorn utan löser det via parallella webbsessioner
– Jag når min Plannerhubb där jag ser alla Plannerytor och aktiviteter jag är del av
– Jag har min Outlook On-line och på datorn igång samtidigt och arbetar där jag är.
– Om något hakar upp sig i datorns appar kan jag direkt växla över till webbläsaren.
– Jag når mina filer i OneDrive och/eller Sharepoint och kommer snabbt åt dessa SAMT versionshistoriken (vid behov)
– Jag kan enkelt nå alla mina M365-appar via ”våfflan”när jag arbetar via webben.
– m.m. m.m.

Som jag alltid säger så måste via utmana oss själva och våga testa nya saker för att utvecklas och hitta nya möjligheter som kan skapa värde för oss i vardagen. Stannar vi där vi är och som så ofta säger, – Jag har inte tid…, -Jag kan inte…, Jag behöver inte…, -Jag orkar inte…, ja då fastnar vi där vi är. ”Bli inte kvar för länge, då kan du gå på grund.”

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

När du i Teams chattar med dina kollegor så blir ju flödet ganska lång och det har varit svårt att få ihop det när man ville svara på ett inlägg som låg högre upp i chatt historiken.

I tidigare inlägg har jag förklarat hur man kan spara meddelanden från chatthistorik för att sedan lättare hitta tillbaka till dem, jag har berättat hur du kan fritextsöka på ett smidigt sätt och hur du kan dela ett chattmeddelande till Outlook och vice versa m.m.

Det jag här tipsar om är att du kan svara på inlägg som ligger högre upp i flödet, exempelvis sådana du sparat eller inte hunnit svara på direkt, för att kunna undersöka och återkoppla vid ett senare tillfälle. Chattar ni vidare efter detta inlägg så hamnar det ju automatiskt högre upp och det finns massor av text emellan och det blir svårt att följa tråden i 1-1 chattar.

Du klickar helt enkelt på de tre prickarna som dyker upp till höger när du rör muspekaren över det aktuella inlägget (1).

När du klickar på prickarna dyker rullgardinsmenyn upp där du kan Svara, Redigera, Spara, Ta bort o.s.v.

Därefter klickar du då så klart på ”Svara” (2), och meddelandet du är inne på bifogas då till ett nytt meddelande, så att din mottagare enklare förstår vad ditt ”nya” meddelande handlar om/syftar på.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

I Teams kan det bli många flöden både P2P, i gruppchattar samt olika Team/kanalchattar.

För att göra det lite enklare att hålla koll på viktiga delar/inlägg i chattar som du kanske behöver agera på och göra något åt, kan du spara undan just dessa i Teams.

Självklart kan man alltid fritextsöka i Teams, men ibland är det ändå skönt att ha sparat undan vissa prioriterade kommunikationer och lätt kunna nå dem. Spara-funktionen i 365 innebär som allt annat en förändring i arbetssätt, och kräver därmed viss inkörningsperiod för att skapa vanan hos användaren att nyttja funktionen.

Lägg först muspekaren ovan det chattmeddelande du vill spara. Klicka sedan på de tre prickarna som dyker upp längst till höger (1).

Klicka sedan på ”Spara det här meddelandet” (2). Nu har meddelande blivit tillagt till dina sparade meddelande/chattar.

För att komma åt dina sparade meddelanden/chattar klickar du sedan på din bild/ikonen enligt (3), och sedan på ”Sparat” (4).

Nu har du kommit in på platsen där alla dina sparade meddelanden och chattar (kopior/spegling) från Teams ligger placerade (5).

Det meddelande du markerat med ”Spara” i en chatt lyser upp som gråmarkerad ett par sekunder så att du skall uppmärksamma vilket inlägg/kommentar som sparats. Du kommer även åt hela chattflödet med den person/grupp du kommunicerat på denna plats.

Utmaningen med detta (som allt annat) kan vara att skapa vanan, arbetssättet och komma ihåg att gå in under ”Sparat”.

En funktion i Teams (nu även på dator/desktop) som kommit och är mycket användbar är att du nu även i en chatt P2P kan svara på ett tidigare inlägg/kommentar, vilket gör det mycket lättare att hålla ihop kommunikationen utan att själv behöva kopiera tidigare text från chattflödet.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till höger om meddelande du vill svara på i Teamschatten (1)
– Klicka sedan på Svara (2)
– Det ursprungliga meddelandet citeras då i svarsrutan, vilket gör det enklare för mottagaren att förstå meddelandets/svarets sammanhang. (3)