En otroligt enkel men väldigt användbar funktion i Teamschatt

När du i Teams chattar med dina kollegor så blir ju flödet ganska lång och det har varit svårt att få ihop det när man ville svara på ett inlägg som låg högre upp i chatt historiken.

I tidigare inlägg har jag förklarat hur man kan spara meddelanden från chatthistorik för att sedan lättare hitta tillbaka till dem, jag har berättat hur du kan fritextsöka på ett smidigt sätt och hur du kan dela ett chattmeddelande till Outlook och vice versa m.m.

Det jag här tipsar om är att du kan svara på inlägg som ligger högre upp i flödet, exempelvis sådana du sparat eller inte hunnit svara på direkt, för att kunna undersöka och återkoppla vid ett senare tillfälle. Chattar ni vidare efter detta inlägg så hamnar det ju automatiskt högre upp och det finns massor av text emellan och det blir svårt att följa tråden i 1-1 chattar.

Du klickar helt enkelt på de tre prickarna som dyker upp till höger när du rör muspekaren över det aktuella inlägget (1).

När du klickar på prickarna dyker rullgardinsmenyn upp där du kan Svara, Redigera, Spara, Ta bort o.s.v.

Därefter klickar du då så klart på ”Svara” (2), och meddelandet du är inne på bifogas då till ett nytt meddelande, så att din mottagare enklare förstår vad ditt ”nya” meddelande handlar om/syftar på.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

Skapa Privata kanaler i gemensamma/öppna Team

I Teams kan du under varje överliggande Team skapa en mängd underliggande kanaler. Denna struktur bygger man oftast för att kunna särskilja organisationens eller avdelningens olika arbetsytor med inkluderande fillagring, kommunikation, chattar, Plannerytor och mycket annat.

Det kan till exempel handla om att man sätter upp ett Team för en specifik avdelning där standardkanalen ”Allmänt” landar med alla vanliga komponenter. Efter detta kanske man vill ha en separat kanal för projekt där man kan lagra alla tillhörande dokument, presentationer m.m. Man vill kunna separera chatt och kommunikation så att endast de som berörs behöver få kommunikationen o.s.v.

Man kan i en egen kanal skapa separata och avsedda Plannerytor, OneNote-böcker o.s.v. Självklart kan alla medlemmar i Teamet när de önskar, gå in och titta i kanalen, men med tydliga kanaler håller man Teamen strukturerade samt och får bättre koll med hjälp av fler kanaler med tydliga namnsättningar. Det går ju också att som ägare skapa specifika ”taggar” för personer så att alla enklare kan avisera just dem med ett samlingsnamn i chatten.

Nästa steg som faktiskt funnits sedan början av 2020 (vad jag vet) är att i ett Standard-Team kunna skapa underliggande Privata kanaler.

En Privat kanal kan skapas av alla medlemmar om inte ägaren till Teamet stängt av denna möjlighet (rekommenderas). En privat kanal innebär är att den som skapar en sådan, kan bjuda in enskilda medlemmar från överliggande Team och endast dessa kommer ha tillgång till just den ytan. Denna kommer ej heller att nås av övriga ägare om dessa ej blir inbjudna/tillagda av den som skapat kanalen.

Så här gör du!

  1. Klicka först på de tre ”prickarna” till höger om Teamnamnet.
  2. Välj sedan i menyn att Lägga till en ny kanal
  3. När nästa meny/ruta kommer fram väljer du ”Privat – Specifika teammedlemmar har årkomst”
  4. Avslutningsvis väljer du vem/vilka teammedlemmar som skall vara en del av den privata kanalen. Detta brukar jag hoppa över och först efter att jag lagt in dokument/filer, skapat OneNote-anteckningsbok o.s.v.

OBS! Alla de som varit del av den privata kanalen måste om de tas bort från kanalen också rensas bort från åtkomst till OneNote

Fortfarande finns det lite att önska av Privata-kanaler som t.ex. att kunna arbeta via Planner och Stream. Men detta är något Microsoft arbetar på enligt uppgift.

Exempel på nyttor kan till exempel vara ett projekt-Team där externa parter är gäster (deltagare) med åtkomst till projektytor o.s.v. Man kanske då istället för att skapa ett separat Team för intern kommunikation, lagring av budgetfiler, ekonomiska kalkyler, företagsinformation väljer en privat kanal för detta och endast bjuder in exempelvis styrgrupp, marknadsgrupp, ledning, intern projektledare o.s.v.

Ytterligare en idé om nytta jag fick med mig under 2020 då jag åkte runt Sverige och föreläste om Office365 var att skapa ett Team för exempelvis en säljgrupp där Säljchefen är ägare till Teamet och sedan lägger till privata kanaler för varje säljare/medarbetare där hen sköter sina personliga samtal och kommunikation med var och en. Man har en gemensam (1-1) och privat fillagringsyta och gemensam OneNote (1-1) o.s.v. Fördelen med detta är att all info ligger kvar och kan lämnas över om säljledaren/personalansvarig kanske byter jobb och då en ny person får ägaransvaret över Teamet.

Som alla andra funktioner och möjligheter i Microsoft365 är det kreativiteten, nyfikenheten och modet att utmana våra ”gamla” sätt att arbeta som leder oss vidare i utvecklingen.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”.

Lättare att hitta eller komma ihåg att agera på meddelanden som ligger i Teams-chattar?

I Teams kan det bli många flöden både P2P, i gruppchattar samt olika Team/kanalchattar.

För att göra det lite enklare att hålla koll på viktiga delar/inlägg i chattar som du kanske behöver agera på och göra något åt, kan du spara undan just dessa i Teams.

Självklart kan man alltid fritextsöka i Teams, men ibland är det ändå skönt att ha sparat undan vissa prioriterade kommunikationer och lätt kunna nå dem. Spara-funktionen i 365 innebär som allt annat en förändring i arbetssätt, och kräver därmed viss inkörningsperiod för att skapa vanan hos användaren att nyttja funktionen.

Lägg först muspekaren ovan det chattmeddelande du vill spara. Klicka sedan på de tre prickarna som dyker upp längst till höger (1).

Klicka sedan på ”Spara det här meddelandet” (2). Nu har meddelande blivit tillagt till dina sparade meddelande/chattar.

För att komma åt dina sparade meddelanden/chattar klickar du sedan på din bild/ikonen enligt (3), och sedan på ”Sparat” (4).

Nu har du kommit in på platsen där alla dina sparade meddelanden och chattar (kopior/spegling) från Teams ligger placerade (5).

Det meddelande du markerat med ”Spara” i en chatt lyser upp som gråmarkerad ett par sekunder så att du skall uppmärksamma vilket inlägg/kommentar som sparats. Du kommer även åt hela chattflödet med den person/grupp du kommunicerat på denna plats.

Utmaningen med detta (som allt annat) kan vara att skapa vanan, arbetssättet och komma ihåg att gå in under ”Sparat”.

Svara på tidigare/gammalt meddelande i Teamschatten

En funktion i Teams (nu även på dator/desktop) som kommit och är mycket användbar är att du nu även i en chatt P2P kan svara på ett tidigare inlägg/kommentar, vilket gör det mycket lättare att hålla ihop kommunikationen utan att själv behöva kopiera tidigare text från chattflödet.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till höger om meddelande du vill svara på i Teamschatten (1)
– Klicka sedan på Svara (2)
– Det ursprungliga meddelandet citeras då i svarsrutan, vilket gör det enklare för mottagaren att förstå meddelandets/svarets sammanhang. (3)

Missa inte när dina favoritkontakter blir tillgängliga i Teams

Påminner här om en funktion/inställning i Teams som ej är ny men ändå mycket användbar. Inställningen gör att du kan bli aviserad när dina favorit kollegor/kontakter kliver ur Teamsmöten eller av andra anledningar blir tillgängliga att kommunicera med.

Alla upplever säkert samma utmaningar med att hinna slinka emellan kollegornas möten då man har en fråga eller något man vill ta upp med dessa, och då kan denna inställning vara till hjälp, då aviseringen dyker upp som ett pling och på skärmen så snart de blir tillgängliga.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till vänster om din bild (eller initialer)i Teams (1)
– Klicka sedan på Inställningar (Kugghjulet) (2)
– Scrolla ned till ”Aviseringar” och klicka där (3)
– Scrolla ned till fältet Personer och klicka där på Redigera (4).
– Lägg sedan till de kontakter du vill bli aviserad om så snart de blir tillgängliga att kontakta i Teams (5).

Underlätta din och dina kollegors vardag med Plannerappen för bättre kontroll, projektstyrning, att göra och mycket annat.

Det gör mig så otroligt glad att få möjligheten att dela med mig av mina kunskaper och erfarenheter!!

Fick en fråga om jag kunde lösa ett problem med en ”kollegas” funktionsbrevlåda som inte riktigt ville det som hen ville med taggningar, men det löste vi snabbt.

Som vanligt så är jag otroligt nyfiken på hur man jobbar, och måste då fråga, och fråga, och fråga… Men det är genuint ärligt, jag vill verkligen veta på riktigt, utan baktanke. Och får jag inte veta eller förstår på riktigt, kan jag ju inte hjälpa till att jobba smartare.

”Mannen med de 1000 frågorna” har jag flera gånger tidigare blivit kallad 😂

Hur som helst, jag frågade, diskuterade, frågade igen och förstod snabbt att den här personen och de hen jobbar tillsammans med skulle kunna dra otroligt stor nytta av verktyget Planner i Microsoft 365. Det var så klockrent på många plan, och verktyget bara låg där och väntade utan att bli klickad på. Varför kan man undra, men alla är inte lika nyfikna som jag.

Men nu med en kort introduktion kan Planner ersätta Post-it-lappar, att göra listor på block, gemensamma Excel-att-göra-ark och andra separata öar av verktyg, för att erhålla bättre koll och överblick för alla, enklare tilldela och följa upp uppgifter och aktiviteter från möten/projekt o.s.v, automatiska aviseringar och uppföljning utan ”onödig” kommunikation och . 👌🏾

Det bästa av allt är ju när reaktionen också blir så positiv med uttryck som: Shit vad bra! Precis vad jag/vi behöver! Sånt här gillar jag! Det avlastar ju hjärnan! Det här ska jag visa de andra på nästa möte, så här ska vi ju jobba! 😃👍🏽👌🏾!!!

Så, har du inte ”vågat” klickat på Planner-appen ännu så har du något riktigt bra att se fram emot! Om du ändå inte vågar(!), så hör av dig så kan jag coacha dig att komma igång.

Förenkla för dina kollegor att enkelt ansluta till ”privata” (ej offentliga) Team utan att du som ägare måste godkänna dem som medlemmar.

Förenkla för dina kollegor att enkelt ansluta till ”privata” (ej offentliga) Team utan att du som ägare måste godkänna dem som medlemmar.

Gör så här:

– Klicka på prickarna till höger om Teamnamnet (1)
– Klicka sedan på Inställningar i menyraden (2)
– Scrolla ned till ”Teamkod” och klicka där (3)
– Sista klicket landar på ”Skapa” (4) och en Teamkod kommer att genereras och visas (5).

Denna kan du sedan publicera på ert Intranät eller annan plats tillsammans med Teamnamnet så att exempelvis nya medarbetare/kollegor enkelt kan ansluta sig och hitta rätt bland era Team.

Ställ in ditt frånvaromeddelande direkt från Teams

Ställ in ditt frånvaromeddelande direkt från Teams om du åker på semester i ett par veckor eller är ”offline” under en viss del av dagen. Nu kan du alltså ställa in din ”Out of office-status” och skapa automatiska svar från Teams i skrivbordsappen eller Teams via webben. Du gör så här:

– Klicka på din profilbild i Teams (Se bild 1)
– Klicka på ”Ställ in statusmeddelande” (Se bild 1) och uppdatera där din nuvarande Teamstatus med text eller.. (Kan vara bra om man arbetar från hemmet, är på kontoret, ett visst våningsplan o.s.v.)
– Klicka dig vidare på ”Schemalägg att du är frånvarande” om du skall vara ledig eller liknande.
(Se bild 2).
– och här kan du Precis som i Outlook anpassa ditt automatiska svar (internt och till externa), och välja hur länge det är inställt o.s.v. (Se bild 3)
– Avsluta sedan med att ”Spara”

Denna frånvarohantering synkroniserar med Outlook så att ditt statusmeddelande, text och inställningar kommer att gälla för inkommande mail.

Bättre koll på ”Att göra” i dina Teams-chattar

Visst är det väl praktiskt att direkt från ett mail kunna flagga det och att det sedan landar som en uppgift i uppgiftslistan och i appen ToDo(!). Eller att i O365 On-line kunna markera en del av innehållet i ett mail, och direkt skicka det till ToDo som kommande uppgift, och sedan låta verktyget komma ihåg att vi ska utföra något vid specifikt tillfälle (och under tiden slippa att själv belasta hjärnan med att komma ihåg 😉)

Nu har du även denna möjlighet i Teams där mycket av den dagliga kommunikationen kan finnas med saker vi måste komma ihåg att göra eller följa upp.

När du är inne i en chatt (F2F eller Team/Grupp) klickar du på de tre ”magiska” prickarna (uppe till höger i meddelandet), och därefter väljer du att skapa en ToDo-uppgift, och skriver in vad som ska ske. Chattmeddelandet ligger då med i ToDo-uppgiften som du hittar i ToDo-appen, samt att den också landar som en uppgift i Outlook. Eller så väljer du att ”Spara” meddelandet i Teams (även det på prickarna) och då landar hela chatten/chattarna under din profilbild i Teams, och sedan under sparat. Det meddelande du markerat dyker under sparat upp som gulfärgat i några sekunder innan det tonas ut.

Se på bilden ovan vart du hittar funktionerna  👍🏽