Inlägg

Publicerat

Hur funkar Din hjärna vid allvarliga och akuta situationer?

I både arbetslivet och privatlivet ställs vi ibland inför allvarliga och akuta situationer som kräver snabba och effektiva lösningar. För mig innebär dessa tillfällen att min hjärna automatiskt går in i ett lösningsfokuserat läge och jag uppskattar vanligtvis en stunds lugn och ro med att hantera mina egna tankar och känslor, men det är inte alltid möjligheten finns. Men vad innebär lösningsfokus egentligen?

När vi möter stressiga situationer aktiveras amygdala, en del av hjärnan som styr våra reaktioner på förändringar och hot. Detta triggar kroppens sympatiska nervsystem, vilket förbereder oss för kamp eller flykt. I dessa ögonblick upplever jag att min hjärna ganska snabbt skiftar från att analysera problemet till att fokusera på möjliga lösningar.

Mitt lösningsfokus handlar om att identifiera vad som fungerar och bygga vidare på det, snarare än att fastna i problemet. Genom att snabbt mobilisera mina mentala resurser kan jag tänka klart, realistiskt och kreativt. Detta tillvägagångssätt hjälper mig att inte bara hantera situationen effektivt, utan också att försöka hitta hållbara lösningar som kan förebygga framtida problem.

I arbetslivet har detta förhållningssätt varit ovärderligt. Så många olika och osannolika situationer jag har hamnat i genom åren vilka triggat stressnerven, som exempelvis ”omorganisationer”, nykonstruktion av företag, obekväma ledningsdirektiv från utlandet, att verka i en startup med gungiga förutsättningar, ligga på kanten av nedläggning eller överlevnad, lön eller inte lön, direktiv och ageranden från styrelser eller ledning som gått emot mina egna djupa värderingar osv osv. Ja situationerna kan vara många och vi reagerar alla olika på dessa förutsättningar och situationer.

Självklart har jag också upplevt dessa hotfulla och stressiga situationer i privatlivet när saker oväntat inträffat mig själv eller nära och kära. Ibland är det då bra att snabbt kunna slå på autopiloten och agera trots att dessa känslor kan upplevas vara av en annan karaktär och ännu mer personliga. Men stress är stress, oavsett i vilken form den kommer, och den påverkar vår hjärna på precis samma sätt med samma substanser.

När en kris uppstår, som en plötslig förändring i förutsättningar, en oväntad utmaning eller något jag upplever som ett hot, känner jag att jag snabbt snabbt skiftar fokus till att hitta praktiska och genomförbara lösningar. Detta har inte bara hjälpt mig att lösa problem effektivt, utan också att stärka mitt självförtroende och min förmåga att hantera stress.

Jag går in i ett lösningsfokus när jag ställs inför allvarliga och akuta situationer, vilket har blivit en naturlig och effektiv strategi för mig. Det hjälper mig att styra genom livets och arbetslivets utmaningar med ett positivt och konstruktivt förhållningssätt.

Att träna sig själv att bli mer lösningsfokuserad kan vara väldigt givande och hjälpa till att hantera stressiga situationer mer effektivt. Här är några tips för att utveckla denna färdighet:

Öva mindfulness och medveten närvaro: Genom att vara medveten om sina tankar och känslor i stunden kan man bättre hantera stress och fokusera på lösningar istället för problem. Meditation och andningsövningar kan vara till stor hjälp.

När du står inför ett problem, fråga dig själv, “Vad kan jag göra åt detta?” eller “Vilka resurser har jag tillgängliga för att lösa detta?” Att ställa lösningsorienterade frågor hjälper till att skifta fokus från problemet till möjliga lösningar.

Visualisera framgång: Föreställ dig hur det ser ut när problemet är löst. Vad har du gjort för att komma dit? Denna visualisering kan hjälpa till att identifiera konkreta steg du kan ta för att nå ditt mål.

Reflektera och lär av tidigare situationer där du har lyckats lösa problem. Vad gjorde du då som fungerade bra? Hur kan du tillämpa dessa strategier på nuvarande utmaningar?

Omge dig med personer och bygg ett nätverk med de som också är lösningsfokuserade. Att diskutera problem och lösningar med andra kan ge nya perspektiv och idéer, speciellt om du själv är I en stressande situation. Träna också på att hjälpa andra i denna situation när du själv har rätt fokus.

Lägg din energi på de delar av situationen som du kan påverka och kontrollera. Att oroa sig för saker utanför din kontroll leder ofta till frustration och handlingsförlamning.

Portionera upp stora problem och mål i mindre, mer hanterbara delar. Detta gör det lättare att ta konkreta steg mot en lösning och ger en känsla av framsteg.

Utveckla en positiv attityd: Försök att se varje problem som en möjlighet att lära och växa. En positiv inställning kan göra det lättare att hitta kreativa lösningar.

Genom att regelbundet öva dessa strategier blir man gradvis mer lösningsfokuserad och bättre rustad att hantera både små och stora utmaningar. Har du några specifika områden där du vill bli mer lösningsfokuserad?

Självklart, även om jag strävar efter att vara lösningsfokuserad, finns det tillfällen då det inte alltid går som planerat samtidigt. Jag har ju lyckligtvis inte mött alla situationer som kan riskera att paralysera min hjärna, men jag är övertygad om att ju mer jag tränar, desto bättre blir jag på att switcha över när situationer så kräver.

Exempel jag som så många andra upplevt är att, istället för att direkt fokusera på lösningar, har jag blivit överväldigad av stress och börjat oroa mig för konsekvenserna av situationen. Detta har lett till att jag fastnat i problemen och inte kunnat tänka klart.

Oro, rädsla och kristänk har inte hjälpt mig i situationerna. Jag har då försökt ta ett steg tillbaka, andats djupt och börjat strukturera problemet i mindre delar. Genom att bryta ner problemet och fokusera på en del i taget har jag till slut hittat en lösning, men det har tagit längre tid än nödvändigt på grund av min initiala reaktion.

Att reflektera över dessa erfarenheter i efterhand har lärt mig vikten av att snabbare skifta fokus från oro till handling och att alltid försöka hålla ett lösningsorienterat perspektiv, även under press.

Har du själv upplevt något liknande där det var svårt att hålla fokus på lösningar när paniken, rädslan, stressen eller obehag inträffar?

Publicerat

Varför ska det vara så svårt att få personal att känna sig värdefull? Det är ju det som är roten till framgång!

Att känna sig betydelsefull och värdefull inom en organisation är avgörande för både individens välbefinnande och företagets framgång. När medarbetare känner att deras arbete bidrar till organisationens mål, ökar deras engagemang och motivation. Detta leder i sin tur till högre produktivitet, bättre arbetskvalitet och lägre personalomsättning.

En kultur som uppmuntrar erkännande och uppskattning av varje individs unika bidrag kan skapa en stark känsla av samhörighet. Detta kan uppnås genom regelbunden feedback, möjligheter till professionell utveckling och en öppen dialog där alla röster hörs och värderas.

Att investera i sina anställdas känsla av värde är inte bara en fråga om god moral, utan också en smart affärsstrategi som kan leda till långsiktig framgång och innovation inom organisationen.

Jag har skrivit ett antal artiklar om vikten av att få sin personal och medarbetare att känna sig uppskattad och värdefull, men likväl hör, ser och upplever jag att andra saker står långt mycket högre upp på en lednings agenda. Jag har utifrån min egen erfarenhet genom livet så många gånger upplevt att ekonomi, vinster, utdelningar, prestige, hierarki, karriär, omorganisationer och många andra saker gjort att personalens väl fått stryka på foten. Okej, alla vet ju, har hört om det och pratar om det, men prioritering och verkstad det är långt mycket svårare att få att hända inom väldigt många organisationer.

Jag vill här belysa hur enkelt det egentligen är utifrån dels forskning, ett antal goda exempel på företag/organisationers framgång, samt ett av fler exempel ur min egen ryggsäck där jag under en period gick in som Tf ”Driftchef” för ett gäng medarbetare. Ett uppdrag där det var lite stökigt med samarbete, laganda och övergripande stämning när jag tog uppdraget, men där några enkla åtgärder med bäring på denna artikel gav stora framgångar.

Först lite om forskning runt ämnet.

Forskningen visar att det finns ett direkt samband mellan hur värdefulla medarbetare känner sig och företagets prestanda. När medarbetare känner sig värderade är de mer benägna att anstränga sig extra, leverera exceptionell prestanda och bidra till en positiv arbetsmiljö. Detta främjar lojalitet och engagemang.

En APA-undersökning fann att anställda som känner sig värderade rapporterar bättre fysisk och mental hälsa, samt högre nivåer av engagemang, tillfredsställelse och motivation jämfört med de som inte känner sig värderade av sina arbetsgivare.

  • Organisationer med högt engagerade medarbetare rapporterar 21% högre lönsamhet, eftersom engagerade medarbetare ofta går utöver grundkraven i sina arbetsroller, vilket bidrar till innovation och förbättrad servicekvalitet.
  • Bättre hälsa: Anställda som känner sig värderade rapporterar bättre fysisk och mental hälsa.
  • Högre engagemang: 93% av de som känner sig värderade är motiverade att göra sitt bästa på jobbet, jämfört med 33% av de som inte känner sig värderade.
  • Ökad tillfredsställelse och motivation: 88% av de som känner sig värderade rapporterar högre nivåer av engagemang och tillfredsställelse, jämfört med 38% av de som inte känner sig värderade.

Undersökningen genomfördes online bland 1,714 vuxna och visade tydligt att känslan av att vara värderad har en stark koppling till både välmående och arbetsinsats.

Ytterligare forskning från Betterup visar att om arbetstagare känner att de hör hemma, får företagen betydande fördelar: bättre arbetsprestanda, lägre omsättningsrisk och färre sjukdagar.

  • Ökad arbetsprestation: Anställda som känner att de hör hemma på arbetsplatsen presterar 56% bättre.
  • Minskad personalomsättning: Risken för att anställda lämnar företaget minskar med 50%.
  • Färre sjukdagar: Antalet sjukdagar minskar med 75%.

Studien baserades på enkätsvar från 1,789 anställda och experiment med över 3,000 amerikanska arbetstagare. Den visar tydligt att tillhörighet inte bara är bra för de anställdas välmående, utan också för företagets resultat.

Organisationer kan öka känslan av värde hos sina anställda genom att:

  • Ge regelbunden och konstruktiv feedback
  • Visa uppskattning för goda prestationer och ge vägledning för förbättringar.
  • Skapa utvecklingsmöjligheter
  • Erbjuda utbildning och karriärvägar som hjälper anställda att växa professionellt.
  • Lyssna och agera på feedback
  • Uppmuntra anställda att dela med sig av sina idéer och tankar, och visa att deras åsikter räknas.
  • Erkänna individuella prestationer – Använda belöningar och erkännanden för att visa uppskattning för individuella bidrag.
  • Framhäva teamets framgångar
  • Fira gemensamma framgångar som visar hur varje individs arbete bidrar till helheten.
  • Skapa en inkluderande arbetskultur
  • Se till att alla känner sig välkomna och värderade, oavsett bakgrund eller roll i företaget.

Genom att implementera dessa strategier kan organisationer skapa en miljö där anställda känner sig värdefulla och motiverade att bidra till företagets framgång.

Självklart finns det fler exempel på organisationer som har lyckats med detta:

Google använder OKR (Objectives and Key Results) för att sätta mål och håller kvartalsvisa evenemang för att fira uppnådda mål.
Salesforce har en kultur av uppskattning som inkluderar “Applause”-programmet, där anställda kan ge och ta emot erkännande i realtid.
Zappos är känt för sin företagskultur som värderar anställdas lycka och har en “Hero Award” som ges månatligen till en anställd som går utöver det vanliga.

Dessa företag visar att genom att erkänna prestationer, fira framgångar och investera i anställdas välbefinnande, kan organisationer skapa en miljö där medarbetare känner sig värdefulla och motiverade.

Mindre organisationer kan implementera liknande strategier genom att:

  • Anpassa erkännandeprogram
  • Skapa enkla, men meningsfulla sätt att visa uppskattning, som t.ex. handskrivna tackkort eller “anställd i månaden”-utmärkelser.
  • Fira små segrar
  • Ta dig tid att fira även de små framstegen och framgångarna som ett team.
  • Skapa en transparent kultur
  • Dela företagets mål och framsteg med alla anställda och visa hur deras arbete bidrar till dessa mål.
  • Uppmuntra personlig utveckling
  • Erbjuda möjligheter till vidareutbildning eller professionell utveckling, även med begränsade resurser.
  • Lyssna aktivt
  • Ha regelbundna möten där anställda kan dela med sig av sina idéer och feedback.
  • Var flexibel
  • Erbjuda flexibla arbetstider eller möjlighet till distansarbete där det är möjligt.
  • Genom att anpassa dessa strategier efter sin storlek och resurser kan mindre organisationer också skapa en arbetsmiljö där anställda känner sig värderade och en del av företagets framgång.

Mitt eget exempel på hur enkla åtgärder kan vända en negativ kultur

När jag erhöll uppdraget som tf Driftchef på en kommunal utemiljöenhet klev jag återigen utanför min comfortzone, så coolt! Detta var ett område jag tidigare ej hade arbetat inom men jag fick chansen och tänkte som vanligt, det här har jag aldrig testat så det borde jag kunna. Och sedan handlar det ju om att leda och inspirera en grupp människor att bli sitt bästa jag (vilket jag gillar och kan), och de är ju proffs på sina yrken, så då får väl dom lära mig om det de kan istället. Det handlade om utemiljö och natur vilket jag gillar, hur svårt kan det vara?

Sagt och gjort, jag accepterade uppdraget och antog utmaningen!

Jag mötte ett ganska ”trasigt” team av ”gubbar i min egen ålder. Det var interna konflikter i teamet, alla visste bäst, det var konflikter, gnäll, skav och friktion med de andra enheterna på ”driften” och man gick till jobbet mest för att man var tvungen och presterade inte mycket mer än så lite som möjligt. Man såg sin/sina entreprenörer som otroligt dåliga men ville ändå lägga så mycket jobb som möjligt på dem istället för att utföra det själv. Alltså inte en optimal förutsättning för att alla skulle vara jättetaggade att gå till jobbet och göra sitt bästa.

Nu ska jag göra en lång historia kort och gå direkt på konkreta åtgärder som utfördes.

  • Jag tog över den digitala hanteringen av ärenden och återgick till att skriva ut alla aktuella ärenden på papper varje dag.
  • Jag satte upp dessa på en whiteboard i mitt rum enligt KanBan-metodik typ.
  • Varje morgon hade vi (teamet) en 15 minuters samling i rummet och beslutade tillsammans vilka jobb som var prioriterade. Gubbarna var ju proffsen och visste ju vad som behövde prioriteras.
  • Vi kom gemensamt överens om vem/vilka som skulle utföra de aktuella arbeten och felanmälningar som skulle utföras.
  • När ärenden var genomförda skrev ”gubbarna” en snabb anteckning vad som var gjort eller bara klart på ”arbetsordern”, och jag avrapporterade det i systemet.

Man kan ju tycka att detta var en otroligt konstig åtgärd från min sida som normalt brinner för digitalisering, men jag såg att vi behövde få ihop gruppen, kommunicera med varandra live, ta diskussioner, lösa konflikter i rummet och verkligen arbeta analogt som var mer naturligt för detta team. Det digitala var det ju bättre att jag som var duktigare på att hantera, som gjorde de snabbare och mer effektivt, och i teamet kunde vi fokusera på viktigare saker samt det de var proffs på.

  • Vi hittade gemensamma arbeten där vi alla inklusive jag var ute och arbetade (med det jag kunde hjälpa till med).
  • Jag servade med dricka, kexchoklad där det stod ”Du är bäst, Du är värdefull” och liknande på förpackningarna.
  • Vi tog pauser och skrattade tillsammans, ja vi gnuggade helt enkelt ihop Teamet.
  • Jag creddade (ärligt) enskilt och i grupp vid lämpliga tillfällen.
  • Vi klappade händerna när vi lyckats tillsammans.
  • Jag hade kontinuerligt korta enskilda samtal med ”gubbarna” när de kom in med sina genomförda ”arbetsordrar”. Vi satt ned en stund och snackade, skrattade eller tog en fika.
  • Jag gjorde dagliga rundor i kommunen för att kolla hur de mådde när de var ute och jobbade. Creddade och lärde mig saker. (OBS inte kontrollerade eller rättade till!)

Gissa om jag fick lära mig många nya saker, men också saker jag redan hade koll på lade jag i händerna på teamet att besluta om och informera mig om. Varför skulle jag behöva visa mig på styva linan om det som de redan kunde? Bättre att backa tillbaka tyckte jag, det här kunde de ju på sina alla fingrar.

Med alla små och stora insatser växte sig samarbetet, teamet och viljan att prestera, vara delaktig och glädjen i att göra lite extra. Stämningen gick faktiskt att ta på, konflikter löste vi snabbare och många konflikter blev istället diskussioner. Vi snackade inte längre om varandra (det var jag tydlig med), vi snackade med varandra. Snacka om energiboost!

Även stämningen samt relationer med övriga enheter blev klart förbättrad och det var inte längre vi och dem. Visst, på 6 månader hinner ju inte allt förändras, men det var riktigt bra steg och utveckling som skedde. Även dialogen med entreprenörerna blev bättre och jag tog själv oftare dialogen med dem iom att det var det vi kom överens om i teamet efter lite förhandling.

Vad var det då som hände?

Jo det har du säkert till stor del läst i tidigare texter enligt ovan, och jag nämner några av dem återigen samt några effekter:

  • Fokus låg på att se varje enskild medarbetare/kollega/människa/individ.
  • Alla skulle känna sig delaktiga, värdefulla och uppskattade.
  • Snacket om någon annans” tillkortakommanden och fel eliminerades iom att jag inte ville lyssna och markerade att det inte var ok.
  • En respekt för varandra byggdes upp.
  • Alla fick möjligheten att komma till tals.
  • Alla fick möjligheten att lära ut det de kunde.Vi arbetade alla tillsammans, ingen var ”för fin” att skita ned sig.
  • Inget arbete eller insats var mindre värd.
  • Fokus låg på att många uppgifter som möjligt skulle lösas i Teamet för att inte ha någon backlogg till nästa dag.
  • Vi tog beslut och prioriterade tillsammans.
  • Egna initiativ till att hitta fel och risker i vårt arbetsområde utemiljön för att förekomma uppstod.
  • Vi levde framgången tillsammans kan man säga i och med att det blev så tydligt för alla rent känslomässigt vad den gemensamma resan tagit oss som grupp och som varje enskild individ.

Visst var det ett utmanande uppdrag men att få vända en sådan utmanande stämning till något otroligt positivt är något jag bär med mig även efter att ett antal år nu passerat.

Så egentligen allt denna artikel handlar om är det jag inleder med, och detta har ju faktiskt varit en drivkraft för oss människor under hela vår existens.

Varför ska det vara så svårt att få personal att känna sig betydelsefull och värdefull? Det är ju det som är roten till framgång!

Publicerat

Jaaaag haaaar inte tiiid..! Å så ere med det!

Huuur många gånger har vi inte hört eller sagt det? Men är det egentligen riktigt sant? Är det på riktigt sant att vi inte längre har tid att skapa oss förutsättningar för att frigöra tid för att kunna ha tid…? Är det så illa det i dag faktiskt blivit?


Jag ställer frågan i egenskap av egenutnämnd professionell ifrågasättare, och med erfarenheten av att ha genomfört föreläsningar för över 2800 personer om att skapa effektivare samarbete med hjälp av Microsoft 365. Alltså att med nytt mindset och nya verktyg bli effektivare, skapa enklare samverkan, få bättre kontroll och med detta frigöra tid! Vi pratar sekunder, minuter, timmar och till och med veckor på ett år i besparad tid med anledning av att vi gör annorlunda och tänker nytt!

Huuuur många av oss tror du direkt efter en inspirationsföreläsning eller en utbildning vilken garanterat upplevts som värdeskapande, inspirerade och möjlig att genomföra?
Hur många tror du direkt efter kastar sig över det nya de lärt sig, sätter upp kortsiktiga och långsiktiga mål om hur de personligen och tillsammans med sitt team ska utveckla och skapa förutsättningar med det de lärt sig för att frigöra tid, skapa bättre samarbete, få bättre ordning och struktur, få tiden att reflektera och skapa värde för sig själva och andra…. Hur många tror du inom ett par veckor efter genomförandet tagit tag i sin egen möjlighet att skapa tid, börjat utforska, testa och skapa värde för sig själv och andra?

Du får inget svar av mig här, men jag kan säga att det vanligaste svaret som kommer vid uppföljning är… ja vänta nu, här kommer det… Jaaaag/viiii haaaar inte haft tiiid..! Å så ere med det! Men sen ska vi…När det lugnat ned sig och vi har fått tid….


Tanken till detta inlägg slog mig när jag satt i en stol i Stockholms södra skärgård förra helgen, när en hel familj passerar förbi på grusvägen. En pappa, mamma och två barn runt 10 och 7 år. Alla gick på rad, som en ankfamilj och alla hade en smartphone i handen, alla böjde nacken och tittade från och till på sin smartphone. (Mest till så klar). INGEN PRATADE MED NÅGON!!! Helt sjukt ju! Och det var då jag tänkte på hur vi förbrukar tid och möjligheter på saker som sannolikt inte skapar något egentligt värde alls. Vilket värde skapade detta beteende i denna familj???

Det som slog mig då liksom väldigt ofta när jag sitter och klurar var just det här att inte ha tid att lära nytt, anamma nya sätt att arbeta, lösa problem, nyttja tekniska digitala verktyg/hjälpmedel osv osv. för att vi har så mycket onödigt att göra, och att vi förbrukar vår tid på att utför otroligt mycket icke värdeskapande aktiviteter. Inget direkt nytt för någon tror jag, men vi fyller idag våra dagar med otroligt mycket onödigt och tidskrävande som vi inte gjorde för 20-30 år sedan.

Den dag vi beslutade att vi inte har tid att skapa värde för oss själva och andra, den dag vi insåg att vi inte har tid att skapa utrymme i vår vardag, i vårt arbete, att vi inte hinner reflektera eller använda det vi lär oss. När sjutton inträffade den, och varför?

Mina frågor då…Hur mycket tid lägger du på saker som inte skapar värde för dig eller din omgivning? Hur ofta gör du saker som INTE skapar värde för dig själv? Visst slösurfa på luren, kolla väder, serier, Instagram, Facebook, LinkedIn, Nyheter, Tik-Tok det skapar ju kanske en skön känsla och en hel del dopamin, men skapar det egentligen värde…..?

Sen springer vi många gånger och löser problem åt andra, tar ägandeskap över andras problem och frågor (bajsmackor kallar jag det) vilka de likväl skulle kunna lösa själva, eller få mandatet att lösa eller själva ta beslut om? Vi lägger massor av tid på att kontrollera, dubbelkolla, rapportera och återrapportera, äga beslutsrätt och verka i så kallad micromanagement. Varför lägger vi tid på onödiga saker som vi egentligen inte behöver ägna oss åt? Varför kan vi inte lita på varandra eller skapa rätt förutsättningar för att bli effektivare i våra organisationer och göra det som är och blir värdeskapande?

Nu vill så klart de allra flesta få ett mirakelpiller serverat i hur vi skall gå till väga så att det bara sker, eftersom vi inte själva efter våra kurser, TED-talks, inspirationsföreläsningar m.m. tar beslutet att ”Nu f-n kör jag/vi! Här och nu, inte iom en vecka eller två!”. Ett piller vore bra och så enkelt, för mirakel och lottovinster är ju det vi tror på, eller hur? Eller att ”mer tid” snart bara kommer till oss…

Nä, du/ni behöver faktiskt inga fler kurser, TED-talks eller inspirationsföreläsningar. Du/ni behöver snarast reflektera över vad det är du/ni gör som skapar värde för dig själv och för din ogivning och slutar upp med det som inte skapar värde, för det förbrukar bara massa onödig tid som skulle kunna skapa förutsättningar för annat som är viktigt och värdefullt!

Några enkla tips som kan spara massor av tid och skapa bättre struktur på t.ex. möten där timmar av besparad tid blir resultatet.

  • Du/ni behöver bli vassare på era möten, sluta prata och upprepa sånt ni pratat om tidigare.
  • Förbered er på mötet och på det som skall diskuteras.
  • Se till att ha gjort dina uppgifter som förväntas inför mötet.
  • Sluta ”spåra ur” och fara iväg i diskussioner och håll fokus.
  • Dokumentera det ni beslutar och pratar om så ni nästa gång slipper upprepa dessa beslut.
  • Om nåt skall utföras så bestäm vem som ska göra det och när det skall vara klart.
  • Någon skall vara ansvarig att följa upp alla aktiviteter innan nästa möte för att slippa onödiga diskussioner eller att saker inte blivit utförda.

Mitt bästa verktyg för detta i förvaltning, leverantörsmöten, projekt, ledning/styrning, ständiga förbättringar m.m. är just nu Planner i Microsoft 365. Trello skulle funka bra likaså likväl andra enkla verktyg, men det är inte verktyget som är det viktiga, det är punkterna och strukturen ovan som får det att funka. Av många års erfarenhet så vet jag att de flesta organisationer och Team kan bli otrolig mycket bättre på att hanteras sina möten.

Och jag garanterar att du/ni med detta om ni verkligen sätter i gång direkt efter sommaren kommer du/ni att spara tid, få effektivare möten, få mer tid att göra saker som ni borde göra, slipper upprepa och lägga tid på onödigt prat, får bättre koll och framför allt öppnar upp tid som kan skapa ytterligare värde. Värden som kan göra att ni sparar ännu mer tid och

Att använda en enkel digital Kan-Ban tavla där alla uppgifter, aktiviteter, utmaningar, visuellt blir tydliga för alla vad som är nytt, vad som är på gång, när saker skall vara utförda och av vem/vilka, om aktiviteter ligger i väntan på svar, allt som görs dokumenteras i respektive aktivitetskort är busenkelt. Men det busenkla är tekniken/verktyget, det som är svårt är att få alla deltagare att ”göra”, att anamma arbetssättet och komma överens om att det är så här vi jobbar för att uppnå tidsbesparing och effektivare tidsanvändning.

Beviset har jag dokumenterat från alla mina föreläsningar och utbildningar där jag följt upp och erhållit feedback på tidsbesparingar om en arbetsvecka om året (lätt) med hjälp av denna metodik. Alltså 40 timmar per person/medarbetare i besparing där man kan lägga tiden på mer värdeskapande aktiviteter. Om jag var chef skulle jag lätt belöna med en veckas ytterligare semester till de som kan påvisa att de gjort denna besparing.

En besparing om 40 arbetstimmar på ett år är faktiskt inte mer än ca 10 minuter per arbetsdag, och jag har i många möten där jag lyft in detta arbetssätt och metodik sett besparingar av tid på upp till halva mötestiden (efter ett par introduktioner, uppsättning av Kanban och lite uppstyrning/moderering av sittande möten). Klart att det inte alltid fungerar i alla möten beroende på deltagare och ämnen, men 10 minuter om dagen som ger 5o minuter i veckan borde inte någon ha svårt att spara så att värdefull tid kan läggas på annat, och detta är endast mötestid jag informerat om hur man kan effektivisera med lite struktur och ordning.

Tänk då alla andra situationer som jag nämnde ovan där vi ältar och diskuterar andras problem som de själva säkert har bra lösningar på men inte orkar eller vågar tänka själva på dessa, sammanställer rapporter som skall presenteras månadsvis men där mottagarna istället löpande skulle kunna titta på statisktik eller öppen och tydlig information, skapar presentationer på fler sidor om detta som skulle kunna berättas med ord eller som sagt läsas själv av den intresserade i en sammanställning…. Ja vi gör otroligt mycket som inte direkt är värdeskapande för oss själva eller andra, men vi fortsätter ändå utan att ifrågasätta bara för att det alltid har varit på det sättet.

Vi har kanske slutat reflektera bara för att vi inte har tid att reflektera och kör bara på utan att titta oss själva i spegeln, ta oss i kragen, sätta oss på en stubbe och bestämma oss för att göra endast det som är viktigt och skapar värde för oss själva och andra. Utmana status quo, lägg tid på att reflektera och låt rätt person göra rätt saker och ta inte över andras ”Bajsmackor” om du inte behöver, för de tar även över din kalender.

Är det så att du vill ha ett bollplank eller någon som kan ge dig det där mirakelpillret i form av smart arbets- och mötesmetodik med hjälp av Kanban-trixet och bitchen i rummet för att spara en arbetsvecka per år eller mer, är det bara att höra av sig till undertecknad.

Må bäst och ha en fortsatt fantastisk sommar med mängder av tid för reflektion och ifrågasättande om varför du/vi gör som vi alltid gjort. //Danne Sturk

Publicerat

Framtidens arbetsplatser och arbetsmetoder med innovation, kreativitet, reflektion och lärande högt på dagordningen…

Bilder från ett rum jag passerade för någon vecka sedan, gick tillbaka, in i rummet och väntade på att något skulle hända… Gissa vad! Ingenting hände!

Men vad tokigt egentligen, det stod ju faktiskt ”Kreativa Rummet ” på skylten utanför! Ett rum för att skapa Arbetslust, Kreativitet och Utveckling (?). Sen såg jag att det är ju tillsammans vi skall göra det. Jag gick tillbaka morgonen efter med en kollega för att testa. Döm om min förvåning…(!) ingenting hände denna gång heller.. 

Kanske kan det vara så att det inte är alltid en skylt kan bestämma eller skapa förutsättningen för vad som skall hända, men med facit i hand så skapade ju denna skylt och rummet någonting kreativt som jag nu delar med mig av för nya tankar och reflektion till er andra.

Med en dåres envishet vill jag trycka på att det faktiskt är kulturen (det mjuka”) som skapar förutsättningarna för innovation, kreativitet och nyskapande, inte rummet i sig, även om rum och omgivning kan inspirera på olika sätt.

Detta låter väldigt enkelt i teorin, men i praktiken har vi som vuxna en väldigt lång väg att gå för att bygga denna nivå av kultur, trots att vi en gång i tiden hade den.

Tänk bara den innovation och kreativitet som blomstrar när ett gäng tre-/fyra-/femåringar samverkar och leker utan ramar och förbehåll. Allt är möjligt! Man bygger öar, luftslott, grottor, fantasifigurer och skapar helt nya tankar och förutsättningar för sig själv och i grupp. Tänk hur dessa hjärnor bygger fantasivärldar och nya idéer och vågar utmana samt tänka nytt. Helt utan oro och rädsla att uppfattas som dum eller annorlunda, no limits!

Vid en viss tidpunkt i livet begränsas vi av omgivningen, föräldrar, regler samt tyck och tänk om rätt och fel, hur vi skall uppföra oss och vad som är brukligt och inom ramarna. Någon/något kapar våra ledningar för nyfikenhet, innovation och kreativitet. När vi sedan blir/är vuxna är detta en av de främsta egenskaper vi vill (åter)upptäcka och ha för att skapa bättre förutsättningar i vårt arbetsliv med våra kollegor, i våra organisationer för att uppnå nya mål och effekter, men det är inte så enkelt.

Tänk då om vi istället från barnsben till vuxen ålder tillsammans odlat dessa fantastiska egenskaper, möjligheter, lekfullhet och kunskaper istället för att ”pausa” under 20-30 år! Tänk om vi hade haft förutsättningarna och möjligheterna att fortsätta leka, skapa, drömma och i våra hjärnor. tänk om fler hade kunnat ”leka” tillsammans, så som vi gjorde när vi var små. Tänk om vi inte behövde lära oss igen…

Nyttjade en relativt ny kompis, ”Co-pilot” för att beskriva och sammanställa mina tankar enligt nedan:

Min ”fråga” var: En arbetsplatskultur som främjar innovation och kreativitet är avgörande för att uppmuntra nyskapande och idéutbyte.

Här är några viktiga faktorer:
Öppenhet och tillit: En kultur där medarbetare känner sig fria att dela sina tankar och idéer utan rädsla för kritik eller avvisande. Tillit till att deras bidrag kommer att respekteras och beaktas.

Mångfald och inkludering: En arbetsplats som välkomnar olika perspektiv, bakgrunder och erfarenheter. Mångfald ger en bredare uppsättning idéer och möjliggör kreativitet.

Tid för utforskning: En kultur som ger utrymme för medarbetare att experimentera, utforska och lära sig. Tid för kreativt tänkande och reflektion är viktigt.

Stöd från ledningen: Ledningen bör vara förespråkare och förebilder för innovation och kreativitet. De bör uppmuntra och stödja initiativ som främjar nyskapande.

Flexibilitet och autonomi: Medarbetare bör ha möjlighet att arbeta på sätt som passar dem bäst. Flexibilitet i arbetsmetoder och autonomi ger utrymme för kreativitet.

Belöning för risktagande: En kultur som inte bestraffar misslyckanden utan ser dem som möjligheter att lära sig och förbättra. Belöna risktagande och modiga idéer.

Samarbete och tvärfunktionellt arbete: Kreativitet blomstrar när människor från olika områden samarbetar. En kultur som främjar tvärfunktionellt arbete och idéutbyte är värdefull.

Utbildning och lärande: Fortsatt utbildning och möjligheter att lära sig nya färdigheter och tekniker är viktigt för att hålla kreativiteten levande.

Vad är det då som skiljer Framtidens arbetsplats med innovation, kreativitet, reflektion och lärande högt på dagordningen, mot den kanske mer traditionella och gammalmodiga?

En innovativ och lärande kultur på arbetsplatsen skiljer sig avsevärt från den traditionella och gammalmodig kultur jag upplevt inom så många organisationer under mitt arbetsliv. Låt mig förklara några nyckelområden där jag ser att dessa två kulturer skiljer sig:

Synen på lärande och utveckling:
Innovativ och lärande kultur: I en sådan kultur är lärande en prioritet. Medarbetare uppmuntras att kontinuerligt utvecklas, både professionellt och personligt. Misstag ses som möjligheter att lära sig och inte som misslyckanden. Det finns en öppenhet för nya idéer och en vilja att experimentera.
Traditionell och gammalmodig kultur: Här kan lärande ses som en formell process, begränsad till utbildningsprogram och kurser. Misstag kan vara stigmatiserade, och det finns en tendens att hålla fast vid beprövade metoder.

Synen på innovation:
Innovativ och lärande kultur: Innovation är en central del av arbetskulturen. Medarbetare uppmuntras att tänka nytt, testa gränser och komma med kreativa lösningar. Det finns en öppenhet för förändring och en vilja att bryta gamla mönster.
Traditionell och gammalmodig kultur: Här kan det finnas en viss motvilja mot förändring. Bevarande av befintliga rutiner och metoder prioriteras över nyskapande. Innovation ses som riskabelt och obekvämt.

Samarbete och nätverkande:
Innovativ och lärande kultur: Denna kultur främjar samarbete över avdelningsgränser. Silos bryts ned, och medarbetare lär sig av varandras erfarenheter och perspektiv. Detta leder till oväntade insikter och kreativa lösningar.
Traditionell och gammalmodig kultur: Här kan det finnas en uppdelning mellan avdelningar och brist på samarbete. Medarbetare arbetar mer isolerat, vilket kan hämma kreativitet och innovation.

Synen på misstag:
Innovativ och lärande kultur: Misstag ses som en naturlig del av lärandet. Medarbetare uppmuntras att våga testa nya idéer och ta risker. Feedback används konstruktivt för att förbättra.
Traditionell och gammalmodig kultur: Misstag kan vara tabubelagda och leda till skuldbeläggning. Rädsla för att göra fel kan hämma kreativitet och initiativtagande.

    Sammanfattningsvis är en innovativ och lärande kultur mer flexibel, öppen för förändring och fokuserad på kontinuerlig utveckling. En traditionell och gammalmodig kultur kan vara mer konservativ och motståndskraftig mot förändring. För att främja innovation och framsteg är det viktigt att skapa en arbetskultur som uppmuntrar lärande, samarbete och kreativitet.

    Lätt att önska, vilja och säga, men krävs handlingskraft och övertygelse för att verkligen göra. Otroligt många faktiskt som faktiskt vill hit idag, men som sagt, det krävs mycket övertygelse och arbete att ställa om.

    Några ytterligare viktiga faktorer för att lyckas med omställningen

    Tydlig vision och kommunikation:
    Börja med att definiera en tydlig vision för organisationen. Vad vill ni uppnå? Kommunicera denna vision till alla anställda så att de förstår varför förändring är nödvändig.
    Ledningen bör vara öppen och ärlig om varför en innovativ och lärande kultur är viktig och hur den kommer att gynna organisationen.

    Skapa en lärandemiljö:
    Erbjud utbildning och utvecklingsmöjligheter för medarbetare. Det kan vara formella kurser, workshops eller interna kunskapsdelningsinitiativ.
    Uppmuntra medarbetare att ta ansvar för sin egen utveckling och lärande.

    Förändra arbetsprocesser:
    Identifiera hinder för innovation och lärande i befintliga arbetsprocesser. Kan vissa rutiner förenklas eller förbättras?
    Inför agila metoder eller andra flexibla arbetsmetoder som främjar snabbare beslutsfattande och anpassning.

    Skapa en kultur av öppenhet och feedback:
    Uppmuntra till öppen kommunikation och feedback. Medarbetare bör känna sig trygga att dela sina idéer och tankar.
    Fira framgångar och lärande, men också reflektera över misslyckanden och identifiera lärdomar.

    Led genom exempel:
    Återigen! Ledare måste vara förebilder för den nya kulturen. De bör själva delta i utbildning och visa att de är öppna för förändring. Belöna och erkänn medarbetare som aktivt deltar i lärande och innovation.

    Bygg nätverk och samarbete:
    Även i mindre organisationer kan samarbete över avdelningsgränser vara värdefullt. Skapa möjligheter för medarbetare att dela kunskap och erfarenheter.
    Använd teknik som videokonferenser eller interna sociala plattformar för att underlätta kommunikation och samarbete.

    Mät framsteg och justera kursen:
    Sätt upp mätbara mål för att följa framsteg mot den önskade kulturen. Det kan vara antal genomförda utbildningar, antal nya idéer eller andra relevanta nyckeltal.
    Var beredd att justera strategier om de inte ger önskat resultat.

      Några organisationer som framgångsrikt ställt om till en innovativ och lärande kultur:

      Microsoft, under ledning av Satya Nadella, har fokuserat på att skapa en lärande organisation. De har en kultur som främjar kontinuerligt lärande och uppmuntrar alla medarbetare att bli bättre versioner av sig själva. De tror djupt på vikten av att ha ett growth mindset

      Coca-Cola har en stark lärandekultur där medarbetare uppmuntras att ständigt utvecklas och lära sig nya färdigheter. De tror på ett “growth mindset” och investerar i utbildning och kompetensutveckling för sina anställda

      En IBM-studie visade att 84 procent av de anställda i de bäst presterande organisationerna får utbildning. IBM främjar potentialen genom att erbjuda inlärningsmöjligheter och erfarenheter, vilket leder till ökad produktivitet, vinst och nöjda medarbetare

      Det finns många andra företag som har lyckats skapa en lärande kultur. Dessa inkluderar teknikföretag som Google, Amazon och Apple, samt andra branscher som Procter & Gamble, 3M och General Electric. Dessa organisationer har alla investerat i lärande och utveckling för sina anställda.

      Gemensamt för dessa organisationer att de har en stark företagskultur som uppmuntrar lärande, stödjer individuell utveckling och främjar ett ”growth mindset”. Genom att investera i sina medarbetares kompetens och skapa strukturer för kollektivt lärande har de lyckats skapa en innovativ och framgångsrik arbetsmiljö

      En growth mindset (eller “tillväxttänkande”) är en övertygelse om att förmågor kan utvecklas genom hårt arbete och lärande. Det står i kontrast till ett fixed mindset, som antar att talanger är oföränderliga och inte kan förändras

      Growth Mindset:
      I en growth mindset tror individen att deras kapacitet och talanger kan förbättras över tid. De ser utmaningar, ansträngning och lärande som möjligheter att växa och utvecklas.
      Personer med ett growth mindset är mer benägna att ta risker, uthärda motgångar och arbeta hårt för att förbättra sina färdigheter.
      De ser misstag som en del av lärandet och är öppna för att anstränga sig för att övervinna hinder.

      Fixed Mindset:
      Ett fixed mindset innebär att man tror att ens förmågor är fastställda och inte kan förändras. Individer med detta tankesätt kan känna sig begränsade av sina nuvarande talanger och undviker ofta utmaningar.
      De ser misstag som bevis på bristande förmåga och är rädda för att misslyckas.
      Detta tankesätt kan hindra personlig utveckling och framsteg.

      För att odla ett growth mindset är det viktigt att vara öppen för lärande, att se möjligheter i utmaningar och att tro på att ansträngning leder till förbättring. Människor med ett growth mindset är mer benägna att uppnå framgång och välbefinnande i olika områden av livet

      En av de största och viktigaste delarna i att nå framgång med sitt Team och en riktigt bra förutsättning att åtminstone påbörja resan mot Framtidens arbetsplats, ser jag vara omtanken om att individerna i Teamet skall kunna utvecklas till sitt bästa jag, känna trygghet och förtroende i gruppen, respektera varandras tankar och idéer och framför allt vara nyfiken och ställa öppna frågor som varför, hur osv.

      Publicerat

      Att bygga ett starkt Team är likt att konstruera en stenmur

      Att bygga ett team är likt att konstruera en stenmur – en process som kräver precision, balans och omsorg. Vi kan faktiskt dra lärdomar från stenmurens uppbyggnad när vi bygger vårt team.

      Stenens sidor:

      Precis som med stenmurar söker vi efter individer med lämpliga “sidor”. Deras “visesida” är det som syns utåt – deras professionella image och förmåga att samspela med andra. Vi vill ha personer som är “snygga” i sitt arbete och som smälter väl in i teamets dynamik.

      Den övre delen av stenen motsvarar deras kompetens och erfarenhet. Det är här nästa individ vilar. Vi vill att deras “byggyta” ska vara stadig och luta svagt inåt – en balans mellan självständighet och samarbete.

      Undersidan, “liggytan”, är deras grundläggande värderingar och moral. Dessa måste vara starka för att stenen (individen) ska vila tryggt på föregående sten.

      Stötsidorna representerar deras förmåga att hantera utmaningar och konflikter. De måste vara robusta för att inte vrida sig ur läget.

      Om en individ inte uppfyller dessa krav, är de som “skrotsten” – de passar inte in och bör placeras någon annanstans.

      Grundläggning:

      Djupet på murens grundläggning varierar beroende på syftet och platsen. Precis som med teamet – varför byggs det och var befinner det sig?

      Att få bort “vatten” är avgörande. Vatten symboliserar här hinder, konflikter och problem. Om vårt team står på väldränerad mark (tydliga kommunikationskanaler och konfliktlösning), kan vi undvika att gräva djupt.

      I vissa fall behöver vi dock gräva djupare – som när vi bygger nära “åkermark” (affärsmål). Där kan vi ta bort “stenar” (hinder) och fylla hålen med “jord” (gemensamma mål).

      För att undvika ras eller vältningsrisk på grund av “tjälskjutning” (konflikter) eller “frostsprängning” (stress), måste vi tänka på grundläggningen. Starka värderingar och en sund arbetsmiljö är vårt bästa försvar.

      Så låt oss bygga vårt team som en stabil stenmur – med omsorg, medvetenhet och en önskan om att stå starka tillsammans.

      Publicerat

      Att sätta mål upplevs för väldigt många som det viktigaste, men att uppskatta resan mot målet är minst lika viktig.

      Allt som oftast vill vi ju sätta mål i allt vi skall genomföra. Det kan handla om idrott, träning, arbete, projekt, karriär, husbygge, resor, vandringar osv. osv. Men för mig har alltid resan till målet varit av större vikt än just att uppnå själva målet. Målet kommer liksom oftast på köpet brukar jag resonera, men visst är det den slutliga bekräftelsen, att resan har varit lyckad, när målet väl är uppnått? Euforin, känslan när Du nått målet, när du uppnått det du för länge sedan planerade och förutsatte dig att uppnå. Den glädjen kan ju vara så stor och så överväldigande, men frågan är hur länge den håller i sig?

      I oktober en regnig kväll på gymmet satte jag ett mål som för mig kändes utmanande och jag visste inte riktigt om det för mig var genomförbart. Jag tänkte då som vanligt, ”Vad är det värsta som kan hända?”. Ok jag kanske inte lyckas nå målet, men oavsett detta så har jag ju fått med mig hela resan i bagaget, och det är ju faktiskt den som skapat förutsättningarna att om möjligt nå målet. Om det skulle vara så att jag inte lyckas, då har jag ju i alla fall fått med mig allt gott i form av förberedelser, planering och framför allt den resa jag annars kanske inte hade påbörjat.

      Jag har genom mitt vuxna liv jobbat väldigt länge med försäljning där man som säljare kanske själv inte alltid är den som får utrymme att sätta sina mål. Målen beslutas på en ”högre” nivå och budgeten blir tilldelad baserat på företagets kostnader och vinstkrav där resan endast kantas av rapportering om man ligger före, på eller efter budget. Kanske inte alltid baserat på vad säljteamet egentligen kan prestera, vad som är realistiskt eller hur man behöver coacha till framgång, men detta tänk är så klart baserat på min gamla karriär, och nu för tiden är det kanske annorlunda mindset runt detta. Som säljledare/säljcoach jobbade jag dock väldigt hårt för att optimera lagarbetet/teamet för att uppnå bästa möjliga resultat med resan i fokus.

      Jag har också under många år agerat coach inom idrott både för lag och individ och där har jag verkligen fått bekräftelse på hur viktig resan är för att uppnå målet, men också det omvända. Ett utmanande men möjligt mål som ligger till grund för en bra och långsiktig planering som löpande kan mätas och justeras vid behov.

      Ur mitt perspektiv är Resan till målet är viktigare än själva målet, men resan blir sannolikt inte av om inte målet finns, likväl så riskerar det att blir i avsaknad av kontrollpunkter och endast korta vinster när inte målet och visionen är tydlig.

      I en värld som ofta fokuserar på resultat och prestationer är det lätt att glömma bort att själva resan är en otroligt värdefull del av vår utveckling.

      Målet kan vara lockande, men det är vägen dit som formar oss, lär oss och ger oss minnen för livet.

      Här är några anledningar till varför jag anser att resan är så betydelsefull:

      1. Lärande och tillväxt: Under resans gång möter vi utmaningar, övervinner hinder och lär oss nya saker. Det är i dessa ögonblick av ansträngning och reflektion som vi växer som individer. Målet blir bara ett resultat av den kunskap och erfarenhet vi samlar längs vägen.
      2. Ögonblicken: Resan är fylld av små ögonblick som vi ofta förbiser när målet ligger i för starkt fokus. Den ökade snabbheten, styrkan, konditionen, uthålligheten. Den ökade omsättningen, ekonomiska bufferten, välmåendet, viktminskningen, viktökningen. Grunden som börjar ta form, väggarna som reses, teamet som börjar ta form, passningarna som börjar sitta, samarbetet som blir bättre, soluppgången över bergen, skratten med vänner, de oväntade mötena – allt detta är en del av resan. Att vara närvarande, reflektera och uppskatta dessa ögonblick gör att vi lever fullt ut. Vet vi vad vi vill uppnå för varje steg och hur resan skall läggas upp är det otroligt mycket lättare att kunna se och fira alla fantastiska små framgångar under vägen.
      3. Relationer: Resan ger oss möjligheten att möta människor, dela upplevelser och bygga relationer om det står på listan av delmål, de människor som kan hjälpa oss att ta rätt steg, lära oss sina tekniker och dela med sig av sina erfarenheter och kunskaper. Det är de gemensamma stunderna och de delade minnena som ofta skapar starka band. Samtalen som gör att vi kan reflektera och lära nytt. Målet kan vara personligt, men resan är oftast något vi delar med andra.
      4. Flexibilitet och anpassning: Ibland ändras våra mål eller omständigheterna längs vägen. Resan lär oss att vara flexibla, anpassa oss och hitta nya vägar. Det är den här förmågan att hantera förändringar som är ovärderlig i livet.
      5. Själva målet är flyktigt: När vi når ett mål är det ofta en kort stund av glädje. Sedan börjar vi tänka på nästa mål. Resan, å andra sidan, är en kontinuerlig process. Den ger oss syfte och riktning, oavsett om vi når vårt ursprungliga mål eller inte.

      Så låt oss omfamna resan, med dess upp- och nedgångar, medvetna om att det är den som formar oss och ger våra liv djup och mening, men glöm för allt i världen inte att visionen och målet är av stor vikt för att vi skall påbörja vår resa och veta att vi kontinuerligt är på rätt väg.

      Så, vad var mitt mål då vilket jag formade en regnig kväll på gymmet i oktober (om ni inte redan listat ut det av bilden nedan)? Jo det var att genomföra Vasaloppet på gymmets Crosstrainer med start 08:00 och köra till dess nummer ett gick i mål. Efter ett antal månaders nötande blev det faktiskt en realitet, och jag lyckades nöta på i alla 233minuter det krävdes, med lagom intag av vätska och ett par energibars.

      Kanske inte en jätteprestation i förhållande till alla de hjältar som faktiskt klev upp 03:00 på morgonen och genomförde ett lopp på kanske 8 eller 11 timmar i blaskigt före, men jag var riktigt nöjd ändå med att ha uppnått mitt eget mål jag satte i oktober. Men nöjdast är jag över alla de timmar jag faktiskt stått på den där förbaskade CT:n, tittat ut i mörkret, löst mina Sudokos och byggt upp vilja och kondition.

      Publicerat

      Skratt, Samarbete och Framgång: En Djupdykning i Arbetsplatsens Psykologi och Värdet av att Mötas på Riktigt.

      Att skapa en trivsam och produktiv arbetsmiljö är av yttersta vikt för att främja både individuell och kollektiv framgång. I denna artikel kommer jag att försöka förmedla betydelsen av att skratta tillsammans på arbetsplatsen och hur detta kan bidra till att bygga och behålla ett högpresterande team. Jag kommer också att belysa de utmaningar som kan uppstå när arbetet sker på distans och betona vikten av personliga möten för att stärka arbetsrelationerna.

      Skrattets Magi

      1. Skratt som Föreningsverktyg

      Forskning har visat att skratt frigör endorfiner och minskar stresshormoner, vilket skapar en positiv och sammanhållen känsla bland teammedlemmar.

      En studie publicerad i ”Journal of Managerial Psychology” visade att arbetsgrupper som delar skratt tenderar att ha högre nivåer av samarbete och arbetsglädje.

      Skratt är inte bara ett sätt att uttrycka glädje; det fungerar också som ett kraftfullt verktyg för att förena teamet. När medlemmar skrattar tillsammans, skapas en unik atmosfär av samhörighet och gemenskap. Studier visar att delade skrattmoment i arbetsgruppen ökar känslan av tillhörighet och skapar en positiv gruppdynamik. Genom att använda skratt som en föreningsmekanism kan arbetsplatsen omvandlas till en plats där teamet inte bara samarbetar professionellt utan också delar glädjen av att vara en del av en gemenskap.

      2. Skratt och Kreativitet

      Enligt forskning vid Loma Linda University kan skratt öka kreativiteten genom att öka blodflödet till hjärnan och främja en mer avslappnad och öppen tankeprocess.

      Kreativa problemlösningsförmågor är avgörande för att möta utmaningar och driva innovation inom organisationer.

      Förutom att förbättra humöret har skratt en djupgående inverkan på kreativiteten inom arbetsgrupper. När teamet kan skratta tillsammans blir arbetsmiljön mer avslappnad och öppen. Denna avslappning frigör kreativiteten genom att minska rädslan för att uttrycka idéer och skapa en atmosfär där oortodoxa tankar välkomnas. Detta öppnar dörren för innovativa lösningar och främjar en arbetskultur som uppmuntrar till nytänkande och utforskande.

      3. Skratt som ”Icebreaker”

      När teammedlemmar delar skratt blir arbetsmiljön mer avslappnad och trygg. Detta kan bryta ner barriärer och öka öppenheten i kommunikationen.

      I en arbetsmiljö där människor tillbringar en betydande del av sin tid tillsammans är det viktigt att bryta isen och skapa en atmosfär av öppenhet och tillit. Skratt fungerar som en effektiv isbrytare genom att minska spänningen och bygga broar mellan kollegor. Genom att dela skrattmoment kan teamet skapa en starkare och mer sammanhållen enhet. Detta gör det lättare för teammedlemmar att kommunicera fritt och öppet, vilket i sin tur förbättrar samarbetsförmågan och arbetskvaliteten.

      Genom att integrera dessa aspekter av skratt i arbetskulturen kan organisationer skapa en arbetsmiljö där teamet känner sig sammanlänkat på ett djupare plan, vilket gynnar både individuell trivsel och kollektiv produktivitet.

      Att Bygga och Behålla Högpresterande Team

      1. Tydliga Kommunikationsvägar:

      Enligt en artikel i ”Harvard Business Review” är tydlig och öppen kommunikation avgörande för att bygga och behålla högpresterande team. Detta innebär att skapa en miljö där åsikter och idéer kan delas fritt.

      En av nycklarna till att behålla ett högpresterande team är att etablera tydliga och öppna kommunikationsvägar. Detta skapar en miljö där information kan flöda fritt, och varje teammedlem känner sig bekväm med att dela sina tankar och idéer. Genom att främja transparent kommunikation byggs en grund för effektivt samarbete och problemfri problemlösning. Denna tydlighet minskar risken för missförstånd och konflikter, vilket är avgörande för att upprätthålla en högpresterande arbetsgrupp.

      2. Målinriktad Ledning:

      En studie publicerad i ”Journal of Applied Psychology” visar att tydligt definierade mål och vägledning från ledningen är nödvändiga för att upprätthålla motivation och fokus inom teamet.

      För att hålla teamet fokuserat och motiverat är det viktigt att ha tydligt definierade mål och vägledning från ledningen. När varje medlem förstår organisationens övergripande mål och hur deras arbete bidrar till dessa mål, skapas en starkare känsla av syfte och engagemang. Studier har visat att högpresterande team ofta drivs av en gemensam vision och tydlig riktning från ledningen. Genom att tillhandahålla en klar struktur och målinriktad ledning kan organisationer upprätthålla en hög nivå av motivation och produktivitet.

      3. Mångfald och Inkludering:

      Högpresterande team är ofta kännetecknade av mångfald och inkludering. Att skapa en arbetsplats där alla känner sig sedda och hörsammade främjar en positiv arbetskultur.

      Att upprätthålla ett högpresterande team innebär att skapa en arbetsmiljö där mångfald och inkludering prioriteras. Mångfald i tankesätt, erfarenhet och bakgrund berikar teamet med olika perspektiv och idéer. Genom att främja en inkluderande kultur där varje röst hörs och respekteras, skapas en atmosfär där teammedlemmar känner sig värderade och motiverade att bidra till sitt fulla potential. Forskning visar att mångfald inom arbetsgruppen inte bara förbättrar kreativiteten utan också främjar en starkare sammanhållning och ömsesidig respekt.

      Genom att implementera dessa principer kan organisationer skapa en stabil grund för att behålla och stärka ett högpresterande team, vilket i sin tur leder till långsiktig framgång och konkurrenskraft.

      Utmaningar med Distansarbete

      Kommunikationsutmaningar

      Förlusten av icke-verbal kommunikation kan skapa missförstånd och försvåra samarbetet. Video-möten och regelbunden kommunikation är nödvändiga för att motverka detta.

      Distansarbete kan medföra utmaningar när det gäller kommunikation, särskilt när den icke-verbala aspekten saknas. För att hantera detta behov av nära interaktion, är det avgörande att implementera effektiva kommunikationsverktyg och regelbundna möten via video. Genom att skapa en plattform för tydlig och direkt kommunikation minskas risken för missförstånd och främjar en samarbetsinriktad arbetsmiljö. Dessutom kan teknologiska lösningar för att underlätta snabb och konsekvent kommunikation vara nyckeln till att övervinna utmaningarna med distansarbete.

      2. Minskad Teamkänsla:

      Avsaknaden av fysisk närvaro kan minska känslan av samhörighet. Virtuella team-building-aktiviteter och regelbundna möten kan hjälpa till att bevara teamandan.

      Avsaknaden av fysisk närvaro kan resultera i en minskad känsla av samhörighet inom arbetsgruppen. För att hantera detta är det viktigt att implementera virtuella team-building-aktiviteter och sociala initiativ. Genom att främja interaktion och skapa möjligheter för icke-arbetsrelaterade samtal kan organisationer bygga en starkare teamkänsla. Dessutom kan regelbundna virtuella möten där teamet delar framgångar och utmaningar hjälpa till att bevara en känsla av gemenskap och ömsesidigt stöd.

      3. Svårigheter med Konflikthantering:

      Konflikter kan förvärras av distansarbete eftersom det kan vara svårt att upptäcka och adressera problem i tid. Öppen och regelbunden kommunikation är kritisk för att förebygga och hantera konflikter.

      Distansarbete kan försvåra upptäckten och hanteringen av konflikter i tid. För att övervinna detta hinder är det viktigt att främja öppen kommunikation och erbjuda effektiva verktyg för konflikthantering. Genom att etablera tydliga riktlinjer för att identifiera och adressera konflikter kan organisationer förebygga eskalering och främja en positiv arbetskultur. Dessutom kan tillgängligheten av virtuella konflikthanteringsresurser stödja teamet i att hantera svårigheter på ett konstruktivt sätt.

      Genom att aktivt ange åtgärder för att övervintra dessa utmaningar kan organisationer skapa en hållbar och framgångsrik arbetsmiljö för sina distansarbetande teammedlemmar.

      Betydelsen av Personliga Mötet

      1. Relationell Djupgående:

      Personliga möten skapar en möjlighet för kollegor att lära känna varandra på en djupare nivå, bygga förtroende och förstå varandras styrkor och svagheter.

      Personliga möten skapar möjligheter för relationellt djupgående och främjar en starkare samhörighet inom arbetsgruppen. Genom att interagera ansikte mot ansikte kan teammedlemmar lära känna varandra på en personlig nivå, vilket stärker banden och bygger förtroende. Att förstå varandras styrkor, svagheter och personliga mål skapar en solid grund för ömsesidig respekt och samarbete. Genom att främja dessa personliga relationer kan organisationer skapa en arbetskultur där medlemmarna känner sig uppmuntrade att stödja varandra både professionellt och personligt.

      2. Stärkt Arbetskultur:

      Fysiska möten ger en känsla av gemenskap och förstärker företagets värderingar. Dessa möten kan fungera som en viktig komponent för att bygga och upprätthålla en stark arbetskultur.

      Personliga möten spelar en central roll i att stärka och bevara arbetskulturen inom organisationen. Genom att samlas fysiskt kan teamet uppleva och internalisera företagets värderingar på ett mer djupgående sätt. Detta främjar en stark känsla av gemenskap och enighet kring gemensamma mål. Dessutom ger personliga möten möjlighet att fira framgångar och bygga en positiv atmosfär som stödjer medarbetarnas välbefinnande och motivation.

      3. Främjande av Innovation:

      Kreativa idéer och innovation blomstrar ofta när människor möts personligen och kan spontant utbyta tankar och idéer.

      Innovation blomstrar ofta när människor möts personligen och har möjlighet att spontant utbyta tankar och idéer. Genom att skapa utrymme för kreativt samarbete under personliga möten kan organisationer främja en miljö där innovativa idéer kan blomstra. Det informella utbytet av idéer och erfarenheter under personliga möten kan vara katalysatorn för nytänkande och kreativ problemlösning. På så sätt blir personliga möten en nyckelkomponent för att driva organisationens framsteg och utveckling.

      Genom att värdesätta och planera för personliga möten kan organisationer inte bara stärka arbetsrelationerna utan också skapa en kraftfull plattform för att främja innovation och hållbar framgång.

      Avslutande Tankar och sammanfattning

      Att skapa och behålla ett högpresterande team är en komplex process som involverar flera faktorer. Att inkludera skratt och personliga möten som en del av företagskulturen kan dock vara avgörande för att främja en positiv och samarbetsinriktad arbetsmiljö. Genom att balansera distansarbete med regelbundna fysiska möten kan organisationer stödja både individuell och kollektiv framgång på arbetsplatsen. Med en medveten satsning på arbetsplatsens psykologi kan företag skapa en miljö där skratt och samarbete blir kärnkomponenter för hållbar framgång.

      Skrattets Magi: Skrattet, som föreningsverktyg, skapar en känsla av samhörighet och gemenskap inom arbetsgruppen. Det öppnar dörrar för kreativitet och fungerar som en effektiv icebreaker för att bygga starka arbetsrelationer.

      Att Behålla Högpresterande Team: Tydliga kommunikationsvägar skapar en plattform för öppen dialog, medan målinriktad ledning och mångfald och inkludering bygger en stark grund för engagemang och samarbete. Dessa faktorer är kärnan i att behålla och utveckla högpresterande team.

      Utmaningar med Distansarbete: Kommunikationsutmaningar, minskad teamkänsla och konflikthantering på distans kräver medvetna strategier för att bibehålla en effektiv arbetsmiljö. Genom att integrera teknologiska lösningar och virtuella initiativ kan organisationer övervinna dessa hinder och skapa en hållbar distansarbetsstruktur.

      Betydelsen av Personliga Mötet: Personliga möten går utöver det professionella och skapar djupare relationer. De stärker arbetskulturen och främjar innovation genom direkt interaktion och informellt kunskapsutbyte.

      Publicerat

      Framtidens Arbetsplats: Mellan Exponentiell Utveckling och Mänsklig Kreativitet 

      I en värld som ständigt förändras och accelererar i en takt som få kan föreställa sig, står vi inför ett av de mest avgörande skiftena i arbetslivet någonsin. Frågan som reser sig är: Är vi på väg i rätt riktning när allt fler människor idag arbetar på distans? Svaret är inte enkelt och kräver en noggrann granskning av de komplexa faktorer som formar vår arbetsmiljö och hur möjligheterna till distansarbete förändrar vår syn på arbetsmiljön.

      Digitaliseringsutvecklingen/-tekniken är i ett läge nu där ordet ”Warpar” kan vara aktuellt (att böja rumstiden möjliggör farter snabbare än ljushastighet.. enl Star Trek), där vi nu helt klart transformerat hur vi arbetar och kommunicerar. Begreppet ”Digifysiskt” är nu det nya normala, en fusion mellan den digitala och fysiska arbetsvärlden. Hybridarbetsplatser som erbjuder säkra molnbaserade lösningar blir allt mer avgörande för att möta de krav som den nya verkligheten ställer. 

      Men med den digitala utvecklingen kommer också en ökad stress över att hålla jämna steg med tekniksprång och de ständigt ökande kraven på nya färdigheter och verktyg. Vi står inför en framtid där många yrken kommer att försvinna till följd av denna utveckling, och arbetsmetoder måste anpassas för att överleva. 

      Den exponentiella utvecklingen är en nyckelfaktor som vi inte längre kan bortse ifrån. Vår förmåga att förutse och förstå dessa förändringar halkar ofta efter i en värld av exponentiella framsteg, vilket skapar en klyfta mellan den värld vi lever i och vår förmåga att navigera den. Våra hjärnor är vanligtvis bäst på att hantera linjär utveckling och förändring. Vi har t.ex. väldigt enkelt att beräkna/uppfatta hur långt vi kommer om vi tar 30 stycken meterlånga kliv, till skillnad mot om vi för varje kliv dubblar steglängden. Hur långt kommer vi då på 30 steg? Räkna på den du..!

      Spaningen från mig i texten nedan handlar om just vårt stora behov av att träffas live, människa mot människa, grupp och team för att utveckla vår gemensamma kreativitet och innovation i tider där vi kanske upplever mer stress än någonsin på grund av den warpande utveckling vi befinner oss i. Där stress, jäkt och inkommande flöde minskar våra hjärnors förutsättningar att vara kreativa och innovativa. Där vi då kanske upplever att vi mår lite bättre, blir lite mer produktiva när vi kryper in i vår lugna miljö hemma, samt att vi också känner att vi kan hantera våra vardagsbestyr lite enklare när vi redan är på plats. Men samtidigt för att hantera alla dessa utmaningar och möta den warpande utvecklingen, ser jag otroligt stora behov för oss att träffas ”på riktigt” för att skapa bättre förutsättningar för oss alla att ifrågasätta våra beteenden, utbyta idéer och tankar som gör att vi kan jobba smartare, effektivare och framför allt tillföra varandra förutsättningar så att de viktiga substanserna Noradrenalin, Seretonin, Dopamin och Endorfiner kan utsöndras inom oss. För det är faktiskt det som händer oftare när vi möts live och umgås med varandra ”på riktigt”.

      Fördelar med Distansarbete

      Fördelarna med distansarbete är många. Anställda har möjlighet att undvika långa pendlingstider och skapa en bättre balans mellan arbete och fritid. Arbetsgivare kan dra nytta av ökad produktivitet och en bredare talangpool. Distansarbete ger anställda möjlighet att skapa en arbetsmiljö som passar dem bäst, vilket i sin tur leder till ökad autonomi. 

      En viktig aspekt av distansarbete är den flexibilitet det erbjuder anställda. Att kunna anpassa arbetsscheman och arbetsplatser efter individuella behov har visat sig vara en framgångsfaktor. Anställda kan bättre hantera sitt arbetsliv i linje med personliga förpliktelser och intressen. Detta leder i slutändan till nöjdare och mer engagerade medarbetare. 

      Distansarbetet har blivit en tydlig trend. Enligt statistik jag funnit på nätet arbetar 70 % av heltidsanställda på distans åtminstone en gång i veckan, och distansarbetare har visat sig vara 13 % mer produktiva än de på kontoret. Detta ökande intresse för distansarbete stärks av att 35 % av arbetstagarna känner sig kapabla att arbeta hemifrån på heltid, och 23 % på deltid. Endast 11 % föredrar att arbeta på plats. 

      En intressant observation är att 58 % av de anställda säger att de är villiga att arbeta på distans, och 74 % skulle vilja se permanenta alternativ för att arbeta hemifrån i sina nuvarande jobb. (OBS! Jag har ingen källa till detta bifogat) Arbetsgivare börjar inse detta och måste anpassa sig för att locka och behålla talanger. De som inte erbjuder virtuella arbetsalternativ kan vara tvungna att höja sina löner för att konkurrera. 

      Utmaningar med Distansarbete

      Samtidigt står distansarbetare inför utmaningar som isolering och överanvändning av digitala kommunikationsverktyg. Isolering kan vara ett hinder för distansarbetare, och att hantera detta kräver en medveten insats. Arbetsgivare måste främja social interaktion och skapa virtuella möjligheter för medarbetare att ansluta på ett mänskligt plan. 

      Överanvändning av digitala verktyg kan leda till stress och trötthet. Det är viktigt att skapa tydliga gränser mellan arbete och fritid. Att uppmuntra anställda att ta regelbundna pauser och strukturera sina arbetsdagar på ett hälsosamt sätt är avgörande. 

      Trots fördelarna med distansarbete är det otroligt viktigt att komma ihåg att vi behöver kontoret. Kreativitet och förändringskultur är avgörande för organisationers framgång, och dessa föds inte när man sitter ensam. Mötet med andra människor och reflektionerna som följer är fortfarande en central del av att skapa och utveckla idéer. 

      Hybrid Arbetsmodeller 

      Hybrid arbetsmodeller blir allt vanligare och erbjuder anställda möjlighet att dra nytta av både distansarbete och arbete på plats. Arbetsgivare bör investera i teknik och utformning av arbetsplatser som stödjer hybridarbete. 

      Denna flexibilitet ger anställda möjlighet att välja den arbetsplats och arbetsform som passar bäst för deras arbetsuppgifter. Det kan inkludera att arbeta hemifrån, på ett närliggande kafé, eller på företagets kontor. Den här smidigheten har potential att förbättra arbetslivskvaliteten avsevärt. 

      Framtidens arbetsplatser måste därför vara så attraktiva att människor aktivt väljer att åka till kontoret för att arbeta och mötas. Tråkiga och onödiga möten bör undvikas när vi befinner oss på plats, och tekniken måste underlätta snarare än hindra samarbete. Samtidigt måste ledningen vara coachande och ha förtroende för sina medarbetare, oavsett om de arbetar på plats eller på distans.

      Teknologins framsteg har varit en nyckelfaktor för framväxten av distansarbete. Molntjänster, digitala verktyg och kommunikationsplattformar har gjort det möjligt för anställda att samarbeta och utföra arbete på distans. 

      Förutom att underlätta kommunikation och samarbete, har teknologin också möjliggjort bättre uppkoppling mellan distansarbetare och företaget. Detta inkluderar möjligheten att delta i virtuella möten och ha tillgång till centrala system och data från olika platser.

      Anpassning och Uppskattningsbarhet 

      Anställda bör ha möjlighet att forma sitt arbete och känna att deras insatser uppskattas. Flexibilitet i arbetsmetoder och arbetsmiljö skapar en positiv arbetskultur. Arbetsgivare bör uppmuntra medarbetare att ta initiativ och känna att de har en röst i hur de utför sitt arbete. 

      Uppskattning av prestationer är avgörande för att bibehålla motivation och engagemang hos anställda, oavsett om de arbetar på distans eller på plats. Att skapa en kultur där insatser belönas och erkänns är viktig för att behålla en stark arbetsstyrka. 

      Förändringskultur

      Exponentiell utveckling gör att ”förändringskulturen” blir allt viktigare i våra verksamheter. Den digitala utvecklingen har gett oss möjligheten att arbeta var som helst och när som helst, men vi får inte glömma att vi behöver mötas för att skapa och utveckla. Det är denna balans mellan teknik och mänsklig kreativitet som kommer att forma arbetslivet framöver.

      Förändringskultur har blivit en central del av organisationer som vill överleva i den exponentiella utvecklingen. Organisationer måste vara flexibla och anpassningsbara för att möta de utmaningar som den exponentiella utvecklingen medför. 

      För att anamma en förändringskultur måste organisationer främja öppen kommunikation, utforska nya arbetsmetoder och uppmuntra till lärande och utveckling. Att vara beredd att ompröva etablerade arbetssätt är kritiskt för att vara konkurrenskraftig i den snabbt utvecklande arbetsmiljön. 

      Arbetsgivarens Roll

       Arbetsgivare har en avgörande roll i att stödja sina anställda, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Det är arbetsgivarens ansvar att skapa en arbetsmiljö där anställda trivs och är produktiva oavsett arbetsplats. 

      Detta inkluderar att investera i teknik och verktyg som gör det möjligt för anställda att arbeta effektivt oavsett var de befinner sig. Dessutom bör arbetsgivare främja en kultur av stöd och uppmuntran för att stödja medarbetarnas välbefinnande. 

      I en värld av exponentiell utveckling är det tydligt att arbetsplatsen förändras snabbt. Balansen mellan teknologi och mänsklig kreativitet är nyckeln till framgång. Framtidens arbetsplats måste vara en plats där teknik, kultur och individuella behov smälter samman för att skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö. Det är en plats där anställda kan trivas och växa, oavsett om de väljer att arbeta på distans eller på plats. 

      Arbetsledningens roll kommer att behöva förändras till att vara mer coachande och ge medarbetarna större autonomi. Detta främjar ett ökat engagemang och självstyrande hos anställda. 

      Slutsatser och Framtidsperspektiv

      I en värld av exponentiell utveckling är det tydligt att arbetsplatsen förändras snabbt. Att balansera den mänskliga kreativiteten med den digitala utvecklingen är nyckeln till framgång. Framtidens arbetsplats kommer att vara en plats där teknik, kultur och individuella behov smälter samman för att skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö. De framtida medarbetarna nedan måste ges förutsättningar att uppleva samma glädje och inspiration som de visar på bilden, hos sin framtida arbetsgivare och på sin framtida arbetsplats!

      Publicerat

      Kommunikationsutmaningen i den digitala eran: Undvik missförstånd och otydligheter!

      Har du någonsin känt dig frustrerad över hur svårt det kan vara att förmedla dina tankar och känslor i digitala samtal? Jag menar, vi har alla varit där – skickat ett e-postmeddelande eller ett snabbt chatt-meddelande och sedan fått en helt annan reaktion än vad vi förväntade oss, trots att jag uppfattade mig själva som övertydlig.

      Digital kommunikation är fantastiskt på många sätt, men det kan också leda till en hel del missförstånd och förvirring.

      I den moderna arbetsmiljön har digitala verktyg, som e-post, Teams och chattprogram, revolutionerat vårt sätt att kommunicera. Men med fördelarna kommer också utmaningar. Bristen på icke-verbal kommunikation i digitala sammanhang har gett upphov till ökad risk för missförstånd och otydligheter i våra budskap.

      Jag tänkte i denna artikel belysa hur vi kan förbättra vår kommunikation och undvika fallgroparna som kan uppstå när vi förlitar oss för mycket på skriftliga textmeddelanden.

      Min upplevelse är att vi många gånger idag av olika anledningar väljer bort ”pratsamtalet” till förmån för den digitala kommunikationen via text. Varför vi till så stor del gått över till textbaserad kommunikation, det kan man ju undra? Tror vi att vi är effektivare och spar tid, eller känner vi att vi inte har kontroll på samtalet när vi talar med varandra…?

      ”Många gånger upplever jag att problem, utmaningar och misstolkningar far runt i mailtrådar/chattrådar av ren slentrian, och blir kvar där studsandes istället för att ”någon” lyfter luren och via ett röstsamtal eller fysiskt möte löser ”problemet” på bråkdelen av tiden. Jag ringer själv ofta upp de som behöver svar eller lösning när mail eller ärende kommer mig tillhanda, och oftast förstår jag bättre och snabbare vad som önskas, vad som är bakomliggande och sedan löser vi problemen eller frågan blixtsnabbt. Och vet du, de jag ringer upp blir oftast otroligt glada att få det personliga samtalet…”

      Varför är det så svårt att förstå varandra?

      Det visar sig att när vi kommunicerar digitalt, går en stor del av den känslomässiga kontakten förlorad. Du vet, det där som händer i ansikte mot ansikte-samtal när du kan se ditt sällskaps ögon glittra när de är glada eller kroppsspråket som avslöjar om de är entusiastiska eller oroliga. När man pratar via ljudsamtal hör vi åtminstone den andres röst, ton och pauser m.m. I digitala samtal blir vi utan dessa viktiga ledtrådar, vilket kan göra att meddelanden lätt misstolkas. Att kommunicera med kropp och ord så att andra förstå är redan det otroligt komplicerat, trots att vi kanske tror att vi är mästare på att behärska det. Men att kommunicera i text så att andra direkt förstår oss, det är en helt annan division.

      Är det verkligen så allvarligt?

      Jag lovar att det är så allvarligt!

      När jag för ett antal år sedan certifierade mig inom NLP (Neurolingvistisk programmering, vilket är ett pseudovetenskapligt angreppssätt för kommunikation och personlig utveckling), djuplodade jag i mina kunskaper om hur vi kommunicerar med kropp, ord, ton, talhastighet, m.m. Jag blev då än mer medveten om hur viktigt det är att medvetet vara insatt i detta för att ”på riktigt” kunna kommunicera med andra, både som sändare och mottagare. Ofta går vi på magkänsla och intuition vilket funkar väldigt långt så klart, men när man verkligen förstår effekterna av de små och fina justeringarna, frågorna, intresset, kroppshållning, pauser, hastighet osv, ja då lovar jag att det också ger effekt i den dubbelriktade kommunikationen.

      Forskning visar att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårt att förstå vår ton och intentioner. Det leder till att våra meddelanden ofta tolkas på helt olika sätt än vi tänkte. Inte kul, eller hur?

      1. Bristande icke-verbal kommunikation: I ansikte mot ansikte-samtal utgör icke-verbal kommunikation upp till 93% av vår totala kommunikation. När vi kommunicerar digitalt, går den rika kontexten av tonfall, kroppsspråk och ansiktsuttryck förlorad. Detta leder till missförstånd och tolkningsfel.

      2. Forskning om digital kommunikation: Studier har visat att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårigheter att korrekt bedöma avsändarens intentioner och känslor. Detta kan leda till att meddelanden misstolkas eller att avsändarens intentioner går förlorade.

      3. Överskattning av kommunikationsförmåga: Medarbetare som kommunicerar via e-post tenderar att överskatta sin förmåga att kommunicera tydligt och korrekt. Bristen på icke-verbal feedback kan göra det svårt för avsändaren att upptäcka eventuella brister i kommunikationen och därmed öka risken för missförstånd.

      4. Emotikon-misstolkningar: Användandet av emotikoner (smileys) kan också leda till missförstånd. Mottagare tolkar ibland emotikoner på ett annat sätt än avsändaren avsett. Detta kan leda till förvirring kring avsändarens känslor eller avsikter.

      5. Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.

      Så vad kan vi göra åt det?

      Ingen panik! Det finns sätt att förbättra vår digitala kommunikation och minska risken för missförstånd:

      Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.

      1. Var tydlig och kortfattad. Försök att vara så tydlig som möjligt i dina meddelanden. Korta och koncisa meddelanden minskar risken för tolkningsfel.
      2. Tänk på din ”ton”. Eftersom mottagaren inte kan höra ditt röstläge, var extra noga med hur du uttrycker dig. Läs igenom ditt meddelande och försök sätta dig i mottagarens skor – skulle du kunna misstolka det?
      3. Skicka inte mail när du är irriterad eller upprörd! Vänta då hellre tills du lugnat ned dig och kan vara lite mer nyanserad i din text, för irritation eller ilska är något som väldigt ofta uppfattas eller tolkas i ett digitalt meddelande.
      4. Gör inte överdrivet med emojis. Emojis kan vara jätteroliga och användbara för att visa känslor, men överanvändning kan få ditt meddelande att verka oprofessionellt. Använd dem sparsamt och tänk på hur de kan uppfattas av mottagaren.
      5. Balansera digitalt och personligt. Ibland är det bäst att välja personliga möten eller ett telefonsamtal för att undvika missförstånd och bygga starkare relationer.

      Sist men inte minst…

      Kom ihåg att alla är mänskliga, och missförstånd händer oss alla. Genom att vara medveten om dessa utmaningar och vara öppen för att klargöra om något känns oklart, kan vi stärka vår kommunikation och bygga bättre samarbete och förståelse.

      Låt oss tillsammans göra vår kommunikation ännu bättre! Genom att vara medvetna om bristen på icke-verbal kommunikation och aktivt arbeta för att förbättra vår skriftliga kommunikationsstil, kan vi undvika missförstånd och bygga starkare band med våra kollegor och kunder.

      Och Du! Om du känner att en ”tråd” går för långt, att du inte förstår vad motparten menar, eller att du inte gör dig förstådd… ”Lyft” luren eller klicka på samtalsikonen i Teams, Zoom, Meet, WhatsApp och ring upp den andra. Var lite ”Oldschool” och prata med varandra, så löser ni säkert utmaningarna tillsammans otroligt mycket snabbare 😉

      Dags att kommunicera smartare, inte hårdare!

      Tack för att ni läste mina tankar om digital kommunikation. Dela gärna era egna tips och erfarenheter via kommentarer i LinkedIn-inlägget. Låt oss tillsammans hjälpa varandra att bli bättre på att kommunicera i den digitala eran!

      Publicerat

      Automatisering för en effektivare vardag blir allt viktigare. Med Power Automate blir det en verklighet!

      Att automatisera sin vardag blir allt viktigare i dagens samhälle. År 2020 fick jag för första gången möjlighet att använda verktyget ”Flow”, som nu heter Power Automate. En medarbetare hos min dåvarande kund bad mig om hjälp att automatisera ett tidskrävande manuellt arbetsflöde kring leverantörsfakturor. Efter några dagars klurande och testande skapade jag ett flöde som fungerade. Det visade sig att detta flöde skapade en besparing på 1,5-2 MSEK per år i arbetstid för avdelningen!

      Power Automate Essential Training

      Efter den första erfarenheten med automatisering hann jag tyvärr inte utforska Power Automate mer. Men nyligen genomförde jag kursen ”Microsoft Power Automate Essential Training” av Bill Kulterman. Kursen var introducerande, uppdaterande och gav mig en bra förståelse för verktyget. Den genererade även idéer om hur Power Automate kan skapa värde. Även om det var en grundläggande kurs var den ytterst nyttig.

      Tanken, viljan och innovationskraften

      Verktyget i sig är inte det viktigaste när det kommer till automatisering, utan det är tanken, viljan och innovationskraften som gör att vi kan skapa förändring och automatisera manuella processer. Utan dessa parametrar blir verktyget ganska begränsat.

      Förändrade förutsättningar i dagens arbetsliv

      I dagens arbetsliv är förutsättningarna annorlunda än förr. Vi förväntas göra mer med färre resurser, vilket ofta leder till stress om inte rätt förutsättningar finns. Här kommer verktyg som Power Automate in i bilden. Genom att effektivisera och automatisera vår vardag kan vi skapa bättre kontroll och minska stressnivåerna.


      Tänk dig en organisation med 1500 anställda, där varje anställd kan spara endast 5 minuter om dagen genom att använda digitala verktyg som Power Automate. Det kan tyckas vara en liten tidsbesparing, men om vi summerar det över ett helt år blir det en imponerande summa. Totalt kan organisationen ”spara” motsvarande 28.750 timmar, vilket motsvarar 13.500.000 kronor per år i arbetstid! Det är en enorm resursbesparing som kan omfördelas till mer värdeskapande uppgifter och öka produktiviteten ytterligare.

      Öppna verktygslådan för effektivisering och automatisering

      Om vi har verktygen i vår låda som kan hjälpa oss att effektivisera och automatisera vår vardag, varför använder vi dem då inte? Genom att använda verktyg som Power Automate kan vi frigöra tid och skapa bättre förutsättningar för att fokusera på det som verkligen betyder något.

      Tänk bara på den enorma potentiella tidsbesparingen inom en organisation med 1500 anställda! Det är inte bara en individuell vinst, utan det kan också ha en betydande inverkan på hela organisationens produktivitet och framgång.

      Genom att utforska och använda digitala verktyg som Power Automate kan vi dra nytta av den kollektiva kraften av effektivisering och automatisering. Varje minut sparad är en minut som kan investeras i att göra verklig skillnad. Så varför inte öppna verktygslådan och upptäcka de otroliga möjligheter som digitalisering kan erbjuda oss?

      Ibland kan rädsla för förändring vara ett hinder, men det är viktigt att våga öppna lådan och utforska möjligheterna.

      Verktygslådan för digitalisering

      För mig består verktygslådan ofta av Microsoft 365. Genom att kontinuerligt lära mig hur de olika verktygen fungerar och kan användas, kan jag koppla ihop dem med verksamheters behov och arbetssätt. Verktygen i sig är värdefulla, men det är förståelsen för hur de kan användas för att skapa värde som verkligen gör skillnad. Dessutom kan verktygen generera idéer om saker vi tidigare inte ens tänkt på. Vår hjärna behöver input för att skapa nya tankar och idéer, vilket i sin tur leder till kreativitet, innovation och utveckling.

      Effektivisering, automatisering och innovation

      Jag sammanfattar digitalisering med tre ledord: effektivisering, automatisering och innovation. Genom att utnyttja digitala verktyg som Power Automate kan vi utveckla och förenkla våra verksamheter. Genom att samarbeta, effektivisera och få bättre kontroll kan vi skapa en mer produktiv och meningsfull vardag.

      Avslutning

      Med Power Automate och liknande verktyg kan vi automatisera våra vardagliga arbetsflöden för att frigöra tid och resurser. Både små och stora automatiseringsvinster kan skapa värde på kort och lång sikt. Tänk bara på den stora besparingen inom en organisation med 1500 anställda, där varje individ kan spara 5 minuter om dagen. Det kan vara skillnaden mellan att vara fångad i rutinmässiga uppgifter och att vara fri att fokusera på att skapa verklig nytta och innovation. Ta steget och öppna verktygslådan för att utforska nya möjligheter till effektivisering, automatisering och innovation.

      Drivs med WordPress