Inlägg

Publicerat

Framtidens Arbetsplats: Mellan Exponentiell Utveckling och Mänsklig Kreativitet 

I en värld som ständigt förändras och accelererar i en takt som få kan föreställa sig, står vi inför ett av de mest avgörande skiftena i arbetslivet någonsin. Frågan som reser sig är: Är vi på väg i rätt riktning när allt fler människor idag arbetar på distans? Svaret är inte enkelt och kräver en noggrann granskning av de komplexa faktorer som formar vår arbetsmiljö och hur möjligheterna till distansarbete förändrar vår syn på arbetsmiljön.

Digitaliseringsutvecklingen/-tekniken är i ett läge nu där ordet ”Warpar” kan vara aktuellt (att böja rumstiden möjliggör farter snabbare än ljushastighet.. enl Star Trek), där vi nu helt klart transformerat hur vi arbetar och kommunicerar. Begreppet ”Digifysiskt” är nu det nya normala, en fusion mellan den digitala och fysiska arbetsvärlden. Hybridarbetsplatser som erbjuder säkra molnbaserade lösningar blir allt mer avgörande för att möta de krav som den nya verkligheten ställer. 

Men med den digitala utvecklingen kommer också en ökad stress över att hålla jämna steg med tekniksprång och de ständigt ökande kraven på nya färdigheter och verktyg. Vi står inför en framtid där många yrken kommer att försvinna till följd av denna utveckling, och arbetsmetoder måste anpassas för att överleva. 

Den exponentiella utvecklingen är en nyckelfaktor som vi inte längre kan bortse ifrån. Vår förmåga att förutse och förstå dessa förändringar halkar ofta efter i en värld av exponentiella framsteg, vilket skapar en klyfta mellan den värld vi lever i och vår förmåga att navigera den. Våra hjärnor är vanligtvis bäst på att hantera linjär utveckling och förändring. Vi har t.ex. väldigt enkelt att beräkna/uppfatta hur långt vi kommer om vi tar 30 stycken meterlånga kliv, till skillnad mot om vi för varje kliv dubblar steglängden. Hur långt kommer vi då på 30 steg? Räkna på den du..!

Spaningen från mig i texten nedan handlar om just vårt stora behov av att träffas live, människa mot människa, grupp och team för att utveckla vår gemensamma kreativitet och innovation i tider där vi kanske upplever mer stress än någonsin på grund av den warpande utveckling vi befinner oss i. Där stress, jäkt och inkommande flöde minskar våra hjärnors förutsättningar att vara kreativa och innovativa. Där vi då kanske upplever att vi mår lite bättre, blir lite mer produktiva när vi kryper in i vår lugna miljö hemma, samt att vi också känner att vi kan hantera våra vardagsbestyr lite enklare när vi redan är på plats. Men samtidigt för att hantera alla dessa utmaningar och möta den warpande utvecklingen, ser jag otroligt stora behov för oss att träffas ”på riktigt” för att skapa bättre förutsättningar för oss alla att ifrågasätta våra beteenden, utbyta idéer och tankar som gör att vi kan jobba smartare, effektivare och framför allt tillföra varandra förutsättningar så att de viktiga substanserna Noradrenalin, Seretonin, Dopamin och Endorfiner kan utsöndras inom oss. För det är faktiskt det som händer oftare när vi möts live och umgås med varandra ”på riktigt”.

Fördelar med Distansarbete

Fördelarna med distansarbete är många. Anställda har möjlighet att undvika långa pendlingstider och skapa en bättre balans mellan arbete och fritid. Arbetsgivare kan dra nytta av ökad produktivitet och en bredare talangpool. Distansarbete ger anställda möjlighet att skapa en arbetsmiljö som passar dem bäst, vilket i sin tur leder till ökad autonomi. 

En viktig aspekt av distansarbete är den flexibilitet det erbjuder anställda. Att kunna anpassa arbetsscheman och arbetsplatser efter individuella behov har visat sig vara en framgångsfaktor. Anställda kan bättre hantera sitt arbetsliv i linje med personliga förpliktelser och intressen. Detta leder i slutändan till nöjdare och mer engagerade medarbetare. 

Distansarbetet har blivit en tydlig trend. Enligt statistik jag funnit på nätet arbetar 70 % av heltidsanställda på distans åtminstone en gång i veckan, och distansarbetare har visat sig vara 13 % mer produktiva än de på kontoret. Detta ökande intresse för distansarbete stärks av att 35 % av arbetstagarna känner sig kapabla att arbeta hemifrån på heltid, och 23 % på deltid. Endast 11 % föredrar att arbeta på plats. 

En intressant observation är att 58 % av de anställda säger att de är villiga att arbeta på distans, och 74 % skulle vilja se permanenta alternativ för att arbeta hemifrån i sina nuvarande jobb. (OBS! Jag har ingen källa till detta bifogat) Arbetsgivare börjar inse detta och måste anpassa sig för att locka och behålla talanger. De som inte erbjuder virtuella arbetsalternativ kan vara tvungna att höja sina löner för att konkurrera. 

Utmaningar med Distansarbete

Samtidigt står distansarbetare inför utmaningar som isolering och överanvändning av digitala kommunikationsverktyg. Isolering kan vara ett hinder för distansarbetare, och att hantera detta kräver en medveten insats. Arbetsgivare måste främja social interaktion och skapa virtuella möjligheter för medarbetare att ansluta på ett mänskligt plan. 

Överanvändning av digitala verktyg kan leda till stress och trötthet. Det är viktigt att skapa tydliga gränser mellan arbete och fritid. Att uppmuntra anställda att ta regelbundna pauser och strukturera sina arbetsdagar på ett hälsosamt sätt är avgörande. 

Trots fördelarna med distansarbete är det otroligt viktigt att komma ihåg att vi behöver kontoret. Kreativitet och förändringskultur är avgörande för organisationers framgång, och dessa föds inte när man sitter ensam. Mötet med andra människor och reflektionerna som följer är fortfarande en central del av att skapa och utveckla idéer. 

Hybrid Arbetsmodeller 

Hybrid arbetsmodeller blir allt vanligare och erbjuder anställda möjlighet att dra nytta av både distansarbete och arbete på plats. Arbetsgivare bör investera i teknik och utformning av arbetsplatser som stödjer hybridarbete. 

Denna flexibilitet ger anställda möjlighet att välja den arbetsplats och arbetsform som passar bäst för deras arbetsuppgifter. Det kan inkludera att arbeta hemifrån, på ett närliggande kafé, eller på företagets kontor. Den här smidigheten har potential att förbättra arbetslivskvaliteten avsevärt. 

Framtidens arbetsplatser måste därför vara så attraktiva att människor aktivt väljer att åka till kontoret för att arbeta och mötas. Tråkiga och onödiga möten bör undvikas när vi befinner oss på plats, och tekniken måste underlätta snarare än hindra samarbete. Samtidigt måste ledningen vara coachande och ha förtroende för sina medarbetare, oavsett om de arbetar på plats eller på distans.

Teknologins framsteg har varit en nyckelfaktor för framväxten av distansarbete. Molntjänster, digitala verktyg och kommunikationsplattformar har gjort det möjligt för anställda att samarbeta och utföra arbete på distans. 

Förutom att underlätta kommunikation och samarbete, har teknologin också möjliggjort bättre uppkoppling mellan distansarbetare och företaget. Detta inkluderar möjligheten att delta i virtuella möten och ha tillgång till centrala system och data från olika platser.

Anpassning och Uppskattningsbarhet 

Anställda bör ha möjlighet att forma sitt arbete och känna att deras insatser uppskattas. Flexibilitet i arbetsmetoder och arbetsmiljö skapar en positiv arbetskultur. Arbetsgivare bör uppmuntra medarbetare att ta initiativ och känna att de har en röst i hur de utför sitt arbete. 

Uppskattning av prestationer är avgörande för att bibehålla motivation och engagemang hos anställda, oavsett om de arbetar på distans eller på plats. Att skapa en kultur där insatser belönas och erkänns är viktig för att behålla en stark arbetsstyrka. 

Förändringskultur

Exponentiell utveckling gör att ”förändringskulturen” blir allt viktigare i våra verksamheter. Den digitala utvecklingen har gett oss möjligheten att arbeta var som helst och när som helst, men vi får inte glömma att vi behöver mötas för att skapa och utveckla. Det är denna balans mellan teknik och mänsklig kreativitet som kommer att forma arbetslivet framöver.

Förändringskultur har blivit en central del av organisationer som vill överleva i den exponentiella utvecklingen. Organisationer måste vara flexibla och anpassningsbara för att möta de utmaningar som den exponentiella utvecklingen medför. 

För att anamma en förändringskultur måste organisationer främja öppen kommunikation, utforska nya arbetsmetoder och uppmuntra till lärande och utveckling. Att vara beredd att ompröva etablerade arbetssätt är kritiskt för att vara konkurrenskraftig i den snabbt utvecklande arbetsmiljön. 

Arbetsgivarens Roll

 Arbetsgivare har en avgörande roll i att stödja sina anställda, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Det är arbetsgivarens ansvar att skapa en arbetsmiljö där anställda trivs och är produktiva oavsett arbetsplats. 

Detta inkluderar att investera i teknik och verktyg som gör det möjligt för anställda att arbeta effektivt oavsett var de befinner sig. Dessutom bör arbetsgivare främja en kultur av stöd och uppmuntran för att stödja medarbetarnas välbefinnande. 

I en värld av exponentiell utveckling är det tydligt att arbetsplatsen förändras snabbt. Balansen mellan teknologi och mänsklig kreativitet är nyckeln till framgång. Framtidens arbetsplats måste vara en plats där teknik, kultur och individuella behov smälter samman för att skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö. Det är en plats där anställda kan trivas och växa, oavsett om de väljer att arbeta på distans eller på plats. 

Arbetsledningens roll kommer att behöva förändras till att vara mer coachande och ge medarbetarna större autonomi. Detta främjar ett ökat engagemang och självstyrande hos anställda. 

Slutsatser och Framtidsperspektiv

I en värld av exponentiell utveckling är det tydligt att arbetsplatsen förändras snabbt. Att balansera den mänskliga kreativiteten med den digitala utvecklingen är nyckeln till framgång. Framtidens arbetsplats kommer att vara en plats där teknik, kultur och individuella behov smälter samman för att skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö. De framtida medarbetarna nedan måste ges förutsättningar att uppleva samma glädje och inspiration som de visar på bilden, hos sin framtida arbetsgivare och på sin framtida arbetsplats!

Publicerat

Kommunikationsutmaningen i den digitala eran: Undvik missförstånd och otydligheter!

Har du någonsin känt dig frustrerad över hur svårt det kan vara att förmedla dina tankar och känslor i digitala samtal? Jag menar, vi har alla varit där – skickat ett e-postmeddelande eller ett snabbt chatt-meddelande och sedan fått en helt annan reaktion än vad vi förväntade oss, trots att jag uppfattade mig själva som övertydlig.

Digital kommunikation är fantastiskt på många sätt, men det kan också leda till en hel del missförstånd och förvirring.

I den moderna arbetsmiljön har digitala verktyg, som e-post, Teams och chattprogram, revolutionerat vårt sätt att kommunicera. Men med fördelarna kommer också utmaningar. Bristen på icke-verbal kommunikation i digitala sammanhang har gett upphov till ökad risk för missförstånd och otydligheter i våra budskap.

Jag tänkte i denna artikel belysa hur vi kan förbättra vår kommunikation och undvika fallgroparna som kan uppstå när vi förlitar oss för mycket på skriftliga textmeddelanden.

Min upplevelse är att vi många gånger idag av olika anledningar väljer bort ”pratsamtalet” till förmån för den digitala kommunikationen via text. Varför vi till så stor del gått över till textbaserad kommunikation, det kan man ju undra? Tror vi att vi är effektivare och spar tid, eller känner vi att vi inte har kontroll på samtalet när vi talar med varandra…?

”Många gånger upplever jag att problem, utmaningar och misstolkningar far runt i mailtrådar/chattrådar av ren slentrian, och blir kvar där studsandes istället för att ”någon” lyfter luren och via ett röstsamtal eller fysiskt möte löser ”problemet” på bråkdelen av tiden. Jag ringer själv ofta upp de som behöver svar eller lösning när mail eller ärende kommer mig tillhanda, och oftast förstår jag bättre och snabbare vad som önskas, vad som är bakomliggande och sedan löser vi problemen eller frågan blixtsnabbt. Och vet du, de jag ringer upp blir oftast otroligt glada att få det personliga samtalet…”

Varför är det så svårt att förstå varandra?

Det visar sig att när vi kommunicerar digitalt, går en stor del av den känslomässiga kontakten förlorad. Du vet, det där som händer i ansikte mot ansikte-samtal när du kan se ditt sällskaps ögon glittra när de är glada eller kroppsspråket som avslöjar om de är entusiastiska eller oroliga. När man pratar via ljudsamtal hör vi åtminstone den andres röst, ton och pauser m.m. I digitala samtal blir vi utan dessa viktiga ledtrådar, vilket kan göra att meddelanden lätt misstolkas. Att kommunicera med kropp och ord så att andra förstå är redan det otroligt komplicerat, trots att vi kanske tror att vi är mästare på att behärska det. Men att kommunicera i text så att andra direkt förstår oss, det är en helt annan division.

Är det verkligen så allvarligt?

Jag lovar att det är så allvarligt!

När jag för ett antal år sedan certifierade mig inom NLP (Neurolingvistisk programmering, vilket är ett pseudovetenskapligt angreppssätt för kommunikation och personlig utveckling), djuplodade jag i mina kunskaper om hur vi kommunicerar med kropp, ord, ton, talhastighet, m.m. Jag blev då än mer medveten om hur viktigt det är att medvetet vara insatt i detta för att ”på riktigt” kunna kommunicera med andra, både som sändare och mottagare. Ofta går vi på magkänsla och intuition vilket funkar väldigt långt så klart, men när man verkligen förstår effekterna av de små och fina justeringarna, frågorna, intresset, kroppshållning, pauser, hastighet osv, ja då lovar jag att det också ger effekt i den dubbelriktade kommunikationen.

Forskning visar att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårt att förstå vår ton och intentioner. Det leder till att våra meddelanden ofta tolkas på helt olika sätt än vi tänkte. Inte kul, eller hur?

1. Bristande icke-verbal kommunikation: I ansikte mot ansikte-samtal utgör icke-verbal kommunikation upp till 93% av vår totala kommunikation. När vi kommunicerar digitalt, går den rika kontexten av tonfall, kroppsspråk och ansiktsuttryck förlorad. Detta leder till missförstånd och tolkningsfel.

2. Forskning om digital kommunikation: Studier har visat att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårigheter att korrekt bedöma avsändarens intentioner och känslor. Detta kan leda till att meddelanden misstolkas eller att avsändarens intentioner går förlorade.

3. Överskattning av kommunikationsförmåga: Medarbetare som kommunicerar via e-post tenderar att överskatta sin förmåga att kommunicera tydligt och korrekt. Bristen på icke-verbal feedback kan göra det svårt för avsändaren att upptäcka eventuella brister i kommunikationen och därmed öka risken för missförstånd.

4. Emotikon-misstolkningar: Användandet av emotikoner (smileys) kan också leda till missförstånd. Mottagare tolkar ibland emotikoner på ett annat sätt än avsändaren avsett. Detta kan leda till förvirring kring avsändarens känslor eller avsikter.

5. Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.

Så vad kan vi göra åt det?

Ingen panik! Det finns sätt att förbättra vår digitala kommunikation och minska risken för missförstånd:

Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.

  1. Var tydlig och kortfattad. Försök att vara så tydlig som möjligt i dina meddelanden. Korta och koncisa meddelanden minskar risken för tolkningsfel.
  2. Tänk på din ”ton”. Eftersom mottagaren inte kan höra ditt röstläge, var extra noga med hur du uttrycker dig. Läs igenom ditt meddelande och försök sätta dig i mottagarens skor – skulle du kunna misstolka det?
  3. Skicka inte mail när du är irriterad eller upprörd! Vänta då hellre tills du lugnat ned dig och kan vara lite mer nyanserad i din text, för irritation eller ilska är något som väldigt ofta uppfattas eller tolkas i ett digitalt meddelande.
  4. Gör inte överdrivet med emojis. Emojis kan vara jätteroliga och användbara för att visa känslor, men överanvändning kan få ditt meddelande att verka oprofessionellt. Använd dem sparsamt och tänk på hur de kan uppfattas av mottagaren.
  5. Balansera digitalt och personligt. Ibland är det bäst att välja personliga möten eller ett telefonsamtal för att undvika missförstånd och bygga starkare relationer.

Sist men inte minst…

Kom ihåg att alla är mänskliga, och missförstånd händer oss alla. Genom att vara medveten om dessa utmaningar och vara öppen för att klargöra om något känns oklart, kan vi stärka vår kommunikation och bygga bättre samarbete och förståelse.

Låt oss tillsammans göra vår kommunikation ännu bättre! Genom att vara medvetna om bristen på icke-verbal kommunikation och aktivt arbeta för att förbättra vår skriftliga kommunikationsstil, kan vi undvika missförstånd och bygga starkare band med våra kollegor och kunder.

Och Du! Om du känner att en ”tråd” går för långt, att du inte förstår vad motparten menar, eller att du inte gör dig förstådd… ”Lyft” luren eller klicka på samtalsikonen i Teams, Zoom, Meet, WhatsApp och ring upp den andra. Var lite ”Oldschool” och prata med varandra, så löser ni säkert utmaningarna tillsammans otroligt mycket snabbare 😉

Dags att kommunicera smartare, inte hårdare!

Tack för att ni läste mina tankar om digital kommunikation. Dela gärna era egna tips och erfarenheter via kommentarer i LinkedIn-inlägget. Låt oss tillsammans hjälpa varandra att bli bättre på att kommunicera i den digitala eran!

Publicerat

Automatisering för en effektivare vardag blir allt viktigare. Med Power Automate blir det en verklighet!

Att automatisera sin vardag blir allt viktigare i dagens samhälle. År 2020 fick jag för första gången möjlighet att använda verktyget ”Flow”, som nu heter Power Automate. En medarbetare hos min dåvarande kund bad mig om hjälp att automatisera ett tidskrävande manuellt arbetsflöde kring leverantörsfakturor. Efter några dagars klurande och testande skapade jag ett flöde som fungerade. Det visade sig att detta flöde skapade en besparing på 1,5-2 MSEK per år i arbetstid för avdelningen!

Power Automate Essential Training

Efter den första erfarenheten med automatisering hann jag tyvärr inte utforska Power Automate mer. Men nyligen genomförde jag kursen ”Microsoft Power Automate Essential Training” av Bill Kulterman. Kursen var introducerande, uppdaterande och gav mig en bra förståelse för verktyget. Den genererade även idéer om hur Power Automate kan skapa värde. Även om det var en grundläggande kurs var den ytterst nyttig.

Tanken, viljan och innovationskraften

Verktyget i sig är inte det viktigaste när det kommer till automatisering, utan det är tanken, viljan och innovationskraften som gör att vi kan skapa förändring och automatisera manuella processer. Utan dessa parametrar blir verktyget ganska begränsat.

Förändrade förutsättningar i dagens arbetsliv

I dagens arbetsliv är förutsättningarna annorlunda än förr. Vi förväntas göra mer med färre resurser, vilket ofta leder till stress om inte rätt förutsättningar finns. Här kommer verktyg som Power Automate in i bilden. Genom att effektivisera och automatisera vår vardag kan vi skapa bättre kontroll och minska stressnivåerna.


Tänk dig en organisation med 1500 anställda, där varje anställd kan spara endast 5 minuter om dagen genom att använda digitala verktyg som Power Automate. Det kan tyckas vara en liten tidsbesparing, men om vi summerar det över ett helt år blir det en imponerande summa. Totalt kan organisationen ”spara” motsvarande 28.750 timmar, vilket motsvarar 13.500.000 kronor per år i arbetstid! Det är en enorm resursbesparing som kan omfördelas till mer värdeskapande uppgifter och öka produktiviteten ytterligare.

Öppna verktygslådan för effektivisering och automatisering

Om vi har verktygen i vår låda som kan hjälpa oss att effektivisera och automatisera vår vardag, varför använder vi dem då inte? Genom att använda verktyg som Power Automate kan vi frigöra tid och skapa bättre förutsättningar för att fokusera på det som verkligen betyder något.

Tänk bara på den enorma potentiella tidsbesparingen inom en organisation med 1500 anställda! Det är inte bara en individuell vinst, utan det kan också ha en betydande inverkan på hela organisationens produktivitet och framgång.

Genom att utforska och använda digitala verktyg som Power Automate kan vi dra nytta av den kollektiva kraften av effektivisering och automatisering. Varje minut sparad är en minut som kan investeras i att göra verklig skillnad. Så varför inte öppna verktygslådan och upptäcka de otroliga möjligheter som digitalisering kan erbjuda oss?

Ibland kan rädsla för förändring vara ett hinder, men det är viktigt att våga öppna lådan och utforska möjligheterna.

Verktygslådan för digitalisering

För mig består verktygslådan ofta av Microsoft 365. Genom att kontinuerligt lära mig hur de olika verktygen fungerar och kan användas, kan jag koppla ihop dem med verksamheters behov och arbetssätt. Verktygen i sig är värdefulla, men det är förståelsen för hur de kan användas för att skapa värde som verkligen gör skillnad. Dessutom kan verktygen generera idéer om saker vi tidigare inte ens tänkt på. Vår hjärna behöver input för att skapa nya tankar och idéer, vilket i sin tur leder till kreativitet, innovation och utveckling.

Effektivisering, automatisering och innovation

Jag sammanfattar digitalisering med tre ledord: effektivisering, automatisering och innovation. Genom att utnyttja digitala verktyg som Power Automate kan vi utveckla och förenkla våra verksamheter. Genom att samarbeta, effektivisera och få bättre kontroll kan vi skapa en mer produktiv och meningsfull vardag.

Avslutning

Med Power Automate och liknande verktyg kan vi automatisera våra vardagliga arbetsflöden för att frigöra tid och resurser. Både små och stora automatiseringsvinster kan skapa värde på kort och lång sikt. Tänk bara på den stora besparingen inom en organisation med 1500 anställda, där varje individ kan spara 5 minuter om dagen. Det kan vara skillnaden mellan att vara fångad i rutinmässiga uppgifter och att vara fri att fokusera på att skapa verklig nytta och innovation. Ta steget och öppna verktygslådan för att utforska nya möjligheter till effektivisering, automatisering och innovation.

Publicerat

Ta dina Teams-möten till nästa nivå med avatarer och roliga reaktioner!

Visste du att du nu har möjlighet att använda avatarer i Teams-möten? Det är ett fantastiskt sätt att göra dina möten mer personliga, engagerande och roliga! Genom att skapa en egen Teams-avatar kan du verkligen uttrycka dig och sätta din personliga touch på mötet. Jag garanterar att nu så här i inledningen av avatar-boomen så lyfter de flesta på ögonbrynen eller drar på mungiporna när du gör en ”Dab”, ”Robotdans” eller en ”Phew” reaktion.

En av de stora fördelarna med avatarer är att de kan ge dig en paus från kameran, men ändå inte bara visa en stillbild eller dina initialer. Du kan delta i mötet utan att behöva oroa dig för hur du ser ut eller hur din bakgrund ser ut. Detta är särskilt användbart under långa möten, där man kanske kan bli utmattad av att vara framför kameran hela tiden.

En dag med hybridmöten kan vara utmattande, särskilt om du blir distraherad av hur du ser ut eller hur din bakgrund ser ut. Enligt forskning är användningen av video starkt korrelerad med mötesdeltagande, inkludering och effektivitet. Dock använder endast i snitt cirka 30% av deltagarna video under möten. Avatarer för Microsoft Teams erbjuder ett alternativ till den nuvarande möjligheten av antingen video eller ingen video. Avatarer för Teams kan ge dig en paus från kameran samtidigt som du fortfarande kan samarbeta effektivt. Inkludera fler personer i samtalet – oavsett om de behöver en paus på grund av trötthet från video, eller helt enkelt känner sig mer bekväma med att inte ha video på.

En annan fördel med avatarer i Teams är de olika reaktioner du kan använda. När du reagerar (klickar på) med emoji-reaktioner kommer din avatar att härma den reaktionen med sin kropp. Det kan vara allt från att räcka upp handen till att ge en high-five eller skicka en kram. Detta skapar en interaktiv och rolig dimension i dina möten. Du kan visa entusiasm när någon delar en bra idé, visa medhåll när någon gör en poäng du håller med om, eller skicka en virtuell applåd när någon presterar något fantastiskt.

Är det så att du trycker på ”räck upp handen” som du brukar i Teams för att du vill säga något, så räcker även avataren upp handen vilket då blir tydligare för alla att se.

Tänk dig själv hur kul det skulle vara att ha en liten avatar som representerar dig och interagerar med andra under mötena. Det är ett sätt att göra de vardagliga Teams-mötena lite mer spännande, roliga och personliga. Det kan även fungera som en isbrytare och skapa en avslappnad och positiv stämning i gruppen. Visst kan det även bli lite störande om alla hela tiden kör robotdans, eller gestikulerar med avatarerna, men det är nog ganska övergående tills nyhetens behag lagt sig. Men visst sjutton ska man få ha lite kul på jobbet också!

Så rekommendationen från mig är att skapa och att använda en avatar i ditt nästa möte
Det ger dig möjligheten att vskapa en rolig och engagerande atmosfär för alla deltagare, plus att du kan imponera lite på kollegorna. Kom ihåg att det är viktigt att ha en öppen inställning och kommunicera med ditt team om hur de känner inför avatarer. Och om du behöver hjälp att skapa den perfekta avatar för dig, var inte rädd för att be om feedback från dina kollegor. Tillsammans kan ni skapa en inkluderande och effektiv mötesmiljö där alla känner sig representerade och hörda.

Så släpp loss kreativiteten och gör dina Teams-möten till något riktigt speciellt med hjälp av avatarer och alla fantastiska reaktioner du kan använda. Det kommer definitivt att sätta en leende på allas läppar och göra dina möten till något att se fram emot!

Nedan illustrerar jag lite snabbt hur du skapar din första personliga avatar. Självklart har det redan nu kommit mängder av andra användbara instruktioner, videos m.m. om hur du skapar en avatar i Teams, men här kommer en snabb intro.

  1. Du börjar med att ”inne” i Teams söka upp Avatar-appen (om den är publicerad av din organisation). Klicka på ”prickarna” enligt (1) och sedan (2). Du kan också söka efter appen som du ser i bilden.

Att designa din avatar är sedan ganska intuitivt steg för steg. Välj kroppsform, ansikte, hår, ögonbryn, skägg, kläder osv. tills du är nöjd. Du kan också justera dina kroppsdelar/-former osv via knappen som pilen nedan pekar på. Kör på bara, du hittar snabbt en passande figur.

I Teamsmöten slår du av kameran och klickar på ”Effekter och avatarer”, och sedan väljer du så klart din alldeles egna unika avatar du vill visa upp i mötet. Efter detta ansluter du som vanligt till mötet.

Om du redan anslutit till mötet med din kamera på och vill byta till avatar klickar du på prickarna enligt nedan och där väljer ”Effekter och avatarer”.

Du får då upp följande bild där du kan välja möjliga bakgrunder/videoeffekter eller Avatarer. Du ser även nedan på bilderna (nedanför avatarerna) att du kan klicka på ”Avatar reactions” där du får alla ”moves” du kan få avataren att utföra. Hur kul som helst i början!

Du kan även se att du kan skapa fler avatarer på olika ställen i de bilder du får upp enligt denna korta instruktion.

En viktig sak att komma ihåg: en avatar representerar på vilket sätt en person vill bli sedd. Det kan ibland innebära att din avatar inte ser ut på det sätt som andra förväntar sig, och det är helt ok! Du är den enda som bestämmer vad Avataren betyder för dig och andra för sig. Tänk på att alla säkert gjort så gott de kan för att skapa sin avatar som passar sig själv.

Med det sagt kan det ibland vara bra att få en extern åsikt. Om du känner att det är svårt att få din avatar att bli rätt, be en kollega du är trygg med om feedback. Det kan vara roligt att hoppa på ett samtal och göra det tillsammans!

Jag kan bara säga Lycka till, ha kul och utmana dina kollegor i att bygga egna avatarer. Efter det kan ni ha lite skojiga och avtalade Avatarmöten bokade på jobbet framöver.

Publicerat

I dagens organisationer är kreativitet och innovation en nyckel till konkurrenskraft och framgång…

Varför är vi då så rädda att kasta oss ut och öppna upp vår inre och medfödda naturkraft av nyfikenhet och kreativitet? Varför slutar vi drömma, önska och försöka skapa någonting fantastiskt av våra tankar och ”hitte på”?

Vad är det som gjort att vi som vuxna eftertraktar det vi som barn varje dag hade så naturligt med oss, och idag är det gömt inom oss och vi är så rädda att öppna upp låset igen? Vem sjutton såg till att vi skulle gömma en av våra mest nödvändiga skills för överlevnad när vi växte upp…?

Eller kanske är det så att vi inte behöver vara innovativa och kreativa idag för att överleva, och att vi därför glömt bort hur man gör…? Kom igen nu, det kan du inte tro på själv!!

Vad är det som idag egentligen hindrar dig och din organisation och kollegor från att ta klivet, att vara mer lekfulla, mer disruptiva i era tankar och slå på en mer kreativ kultur? Kom igen nu, gå in i dig själv för att söka det ärliga svaret! För det börjar faktiskt hos dig själv, ingen annan kommer att öppna din inneboende urkraft, en urkraft som gjort att vi människor under mer än 250.000 år har ”levlat upp”, överlevt och skapat förutsättningar till att bli de vi är idag.

I dagens organisationer är kreativitet och innovation en nyckel till konkurrenskraft och framgång. Genom att skapa nya idéer och tillämpa nya teknologier kan organisationer förbättra sina produkter eller tjänster, öka produktiviteten, effektiviteten och minska kostnaderna. Skapa en positivare och gladare arbetsplats. Men hur gör man för att skapa en innovativ kultur inom organisationen, och vad är fördelarna med detta?

Skapa en kultur av innovation:

För att skapa en kultur av innovation inom organisationen är det viktigt att stimulera kreativitet hos medarbetarna. Detta kan göras genom att uppmuntra nya idéer, ge anställda tid och resurser för att utveckla dessa idéer, och skapa ett utrymme för diskussion och utbyte av idéer. Dessutom är det viktigt att ta risker och lära sig av misslyckanden. De organisationer som vågar misslyckas, diskutera detta och lära sig av detta är vanligtvis mer innovativa.

Fördelar med innovation i organisationer

När organisationer satsar på innovation kan detta leda till flera fördelar. Några av dessa fördelar inkluderar:

Ökad produktivitet: Genom att använda nya teknologier och arbetsmetoder kan organisationer öka produktiviteten, minska tiden för manuellt arbete och öka automatiseringen.

Förbättrade produkter eller tjänster: Genom att skapa nya idéer och tillämpa nya teknologier kan organisationer förbättra sina produkter eller tjänster och möta kundens behov på ett bättre sätt.

Ökad konkurrenskraft: Genom att vara innovativ kan organisationer öka sin konkurrenskraft på marknaden och skapa ett unikt varumärke.

Ökad lönsamhet: Genom att öka produktivitet och skapa innovativa produkter eller tjänster kan organisationer öka sin lönsamhet och göra investerare och ägare nöjda.

Ökad arbetsglädje, drivkraft och öppenhet mellan kollegor. En plats där många vill vara på.

OBS! Detta är en kraftigt nedbantad och förenklad version av något man skulle kunna lägga dagar/veckor på att utbilda människor inom, men samtidigt krävs det egentligen inte mycket mer än sunt förnuft och att lyfta fram tankar vi har med oss sedan barnsben, samt modet att våga utmana oss själva att våga testa.

Men hör av dig vetja om du skulle vilja bolla lite kreativa tankar och idéer om hur du och din organisation skulle kunna ”levla upp” er kreativa ådra för att skapa större möjligheter inom förbättringsområden, digital utveckling, verksamhetsutveckling eller någonting annat spännande. För utan kreativitet och innovationslusta i ett Team blir det väl ganska tråkigt, eller vad säger du?

Publicerat

Små enkla funktioner som kan skapa effektivare dagar med Microsoft 365

Ibland fastnar man i vardagens aktiviteter och kan tappa inspiration och kreativitet till det man egentligen brinner för.

Ett intresse jag haft under väldigt lång tid och en av anledningarna till att denna blogg startades är den verksamhetsnytta och personlig effektivisering i vardagens arbete Microsoft Office 365 kan innebära. Det jag uppfattade för runt 10 år sedan var att väldigt mycket av funktioner och nyheter i M365 passerar förbi väldigt många användare och arbetsgrupper, och vad gör de då för nytta?

Bloggen skapades för att kunna dela med mig och på ett enkelt sätt att inspirera fler att hitta nyheter och bra funktioner som kan effektivisera, spara tid och samarbeta lite smartare med ett verktyg väldigt många har framför sig varje arbetsdag. Och rätt vad det var så föll engagemanget och veckorna rullar snabbt förbi utan att någonting skrivs och delas. Riktigt tråkigt och innerligt stressande tycker jag själv, men jag skall försöka hitta tillbaka upp på banan igen. Hoppas ni som följer denna blogg har tålamodet att ibland vänta lite.

Utvecklingen av Microsoft 365 och dess funktioner sker med en kontinuitet, ibland stort och ibland smått, men passerar tyvärr förbi den ”vanlige” användaren trots att nyheter och funktionerna borde anammas av väldigt många.

Tidsfördröj ett Teamsmeddelande i chatt

En sak som dök upp för inte alldeles för länge sedan är att kunna tidsfördröja sina Teamsmeddelanden. Ja precis så som man kunnat göra med mail sedan länge så att meddelandet inte levereras förrän avsändaren anser att det skall dyka upp i mottagrens/mottagarnas chatt. Kan vara mycket bra för att inte störa sina kollegor under kvällar och nätter till exempel, men man kanske ändå vill skicka iväg meddelandet när inspirationen finns där.

Du kan även skicka med fördröjning via mobilen, om du efter att du börjat skriva meddelandet håller kvar fingret på ”Skickapilen” lite längre, så dyker menyn upp även där och du kan bestämma tid.

Sök i Teams och Snabbkommando för ”Sök” i en specifik Chatt.

Jag tror jag tidigare nämnt och berättat om ”Sökrutan”, den stora vita ytan högst upp i Teams (Se 1 i bilden nedan). Här kan du ju fritextsöka efter ord, personer, innehåll i filer, filnamn och mycket annat som ligger i dina Teams-ytor, chattar m.m. Efter att du skrivit texten du söker klappar du till ”Enter-tangenten” och får därefter en mängd förslag på ditt sökord. Du får då även upp ett antal underliggande valmöjligheter för att kunna söka ännu mer specifikt på om det är meddelandetext, person eller filer (Se 2 i bilden nedan).
Klickar du på Meddelanden kommer ytterligare en rad med valbara optioner fram (Se 3 i bilden nedan) där du kan välja datumintervall, från vem det kommit, olika Team/kanaler osv. Grymt bra funktion för att leta och hitta i Teams.

Du kan också direkt i en Teamschatt via snabbkommando Ctrl+f, söka endast i innehållet från en enskild chatt på de sökord du snabbt vill hitta. Efter att du tryckt Ctrl+f skriver du sökordet i sökfältet högst upp, klicka Enter och får sedan upp resultaten på vänstersidan av chatten.
Klickar du sedan på resultaten kommer du i chatten (till höger) transporteras till där inlägget finns. Inlägget blir som hastigast inramat och ”lyser upp” så att du snabbt skall kunna se vart det är lokaliserat i flödet.

Var tydlig och hjälpsam mot dina kollegor

Vi bör göra allt vi kan för att förenkla och effektivisera för varandra, och då kan en så enkel sak som att bifoga länkar till dokument och platser i exempelvis Teamschattar och mail vara en sak att försöka bli bättre på för väldigt många. OK, det kanske tar mig några sekunder extra när jag skickar, men det kan spara otroligt mycket mer tid för mottagaren. Plus att det skapar en mycket bättre Teamkänsla och välvilja när vi anstränger oss för att göra livet enklare för våra kollegor. Kan också vara bra att lägga in länken till protokollet, presentationen eller filerna ni ska använda eller samarbeta med redan i mötesbokningen, så sparar vi tid även där.

Kortkommandon i Teams

Det finns också en mängd olika kortkommandon du kan använda i Teams för att eventuellt spara lite tid när du lärt dig några av dem. För att hitta till denna meny håller du samtidigt ned tangenterna Ctrl och . (punkt). Exempelvis så kan du snabbt hoppa med Ctrl + siffra i samma ordning du har funktionerna i menyn till höger.

Ctrl+1 => Aktivitet/Feed
Ctrl+2 => Chatt
Ctrl+3 => Team
O.s.v.

Detta får bli allt för denna gången, men jag hoppas att ni fått med er något matnyttigt och användbart som kan förenkla arbetet och i bästa fall spara lite tid för dig själv och andra.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

Må bäst!

Publicerat

Håll koll på Dina aviseringar i Teams, Chatta med dig själv och visa din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern.

Några ”nya” användbara funktioner sedan sist.

För ett par år sedan när Teams tog fart som samarbetsplattform och kommunikationsplattform i samband med pandemiutbrottet, och i samband med att jag höll galet många kurser inom Office 365 land och rike runt, informerade jag om en riktigt bra funktion i Teams. Idag kanske ingen kioskvältare då väldigt många nu kommit igång på riktigt med att använda Teams i vardagen och nyttjar en del av dess funktioner. Men)!) ibland är det de enkla sakerna som ligger mitt framför ögonen som man missar.

Den ”lilla” kioskvältaren var då att nyttja den lilla ”klockan” högst upp i vänstra hörnet som står för Aviseringar/Feed. (se bild)

Klickar man på klockan kommer man in i sina Aviseringar där det dyker upp information om andra personer omnämnt dig, taggat dig, dina missade samtal och mycket annat.

Det som för en tid sedan kommit är möjligheten att klicka på den ”slide-lock” som nu finns presenterad för att endast fånga alla olästa ”Feeds” som du inte uppmärksammat. Du kan också klicka i en redan läst avisering (på de tre prickarna) och markerar den som oläst, för att sedan komma ihåg den och lättare hitta den bland olästa Aviseringar/Feeds.

Utmaningen är i detta som allt annat att man måste lära sig ett nytt sätt att arbeta och få in det i ryggmärgen att nyttja dessa nya smidiga funktioner. Inte en självklarhet har jag märkt.

Chatta med Dig själv i Teams

Det har också skapats en möjlighet att skicka saker till sig själv i Teams som exempelvis utkast, filer m.m. Helt enkelt ett ställe där du enkelt inom Teams sedan kan hitta saker motsvarande det jag vet att många gjort tidigare i Outlook. Man mejlar sig själv! Här kan du hålla ihop det samt ha en personlig lagringsyta inom din Teams-app.

Din ”personliga” chattytta hittar du högst upp bland Teamschattarna

Visa/sätt din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern

Ytterligare en ganska ny funktion jag fångat är att du nu direkt när du skapar ett möte eller aktivitet i Teamskalendern kan sätta din status. Ex.

  • Tillgänglig
  • Upptagen
  • Arbetar på annan plats
  • osv

Du klickar helt enkelt på texten enligt bilden ovan: Visa som: och väljer status.

Du kan även i menyn som följer efter på samma nivå/rad välja Kategori, Svarsalternativ samt om det krävs registrering för mötesdeltagare.

Små enkla tips som kanske kan spara dig några sekunder och minuter per dag.
Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…Lycka till!

Publicerat

Hitta dina viktiga mappar som ligger i Teamskanaler mycket enklare.

Att arbeta effektivare blir viktigare och viktigare. Jag hör väldigt ofta kommentarerna, ” Vi har ingen ordning på våra filer”, ”Det tar mycket tid att leta fram mappar och filer nu när vi har så många ställen att lägga dem på”, ” Vi har U: H: K: W: OneDrive, Teams, Sharepoint, Verksamhetssystem osv osv.

Det absolut mest nödvändiga för att minimera många medarbetares ”söktid” efter filer, vilket i stora organisationer kostar 1000-tals kronor om dagen, är att skapa en tydlig fillagringsplan/dokumenthanterings-strategi. Detta är självklart något som alla vet, men vi vet också ofta hur långt det steget är när gemensamma dokumentkataloger är fyllda till bredden med gamla mappar och filer. Man vill inte lägga ned tiden på att sortera och rensa, men tiden blir istället kostsam för medarbetarna att leta. (It´s a work that has to be done!)

Nu tänkte jag inte lösa denna delikata fråga i detta inlägg utan endast visa på en liten funktion inom Microsoft365 som kan spara åtminstone några minuter om dagen för de som till viss del arbetar i Teams och där lagrar filer.

Jag har tidigare skrivit om hur du kan synkronisera filytor från Teams-kanaler till din dators Utforskare, men i detta inlägg tänker jag visa hur du enkelt kan skapa genvägar till Teamskanalernas mappar så att de dyker upp i din OneDrive On-line. Alltså ytterligare en anledning att alltid logga in även via webbgränssnittet i 365 vilket jag ofta trycker på. (www.office.com)

Du gör så här! Se bilden nedan och jag förklara under bilden.

  1. Gå in i det aktuella Teamet och kanalen där du har den aktuella mappen du enkelt vill kunna hitta.
  2. Välj fliken ”Filer”. (Pil 1)
  3. Klicka dig vidare till rätt mapp (den du önskar genvägen till).
  4. När du är i rätt mapp, klickar du på ”Lägg till genväg i OneDrive”. (Pil 2)
  5. När genvägen är skapad ser du bilden som pil 3 pekar på.
  6. När detta är klart har du så klart redan loggat in i Microsoft365 via webben, och där söker du upp appen OneDrive. (Det blå molnet)
  7. När du klickat in dig i OneDrive på webben hittar du genvägen under Mina filer. (Pil 4 och 5)

Från dessa kan då helt enkelt accessa filytorna i Teamskanalerna utan att behöva hoppa mellande oilka teamen. Smart va!

En ytterligare bonus är att när du skapar dessa genvägar från Teams till OneDrive så dyker de även upp som genvägar i OneDrive-appen du har på din mobiltelefon.

Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…

Publicerat

Nu har Microsoft adderat funktionen att i Teamsmöten via Webbläsaren kunna lägga på en bakgrundsfilter/-bild.

För mig är det en vardag att använda Teams och många andra appar via webbläsare inom Microsoft365. Jag arbetar alltid i en hybridmiljö och växlar mellan de installerade apparna på datorn och samtidigt via webbläsare. Det är ju så Microsoft365 är tänkt att erbjuda oss flexibilitet, effektivitet och nya möjligheter samt att vissa appar endast finns som molntjänster. För mig som konsult och projektledare är detta perfekt sätt att arbeta för att snabbt kunna nå det jag behöver och alla appar finns ju inte att ladda ned till datorn.

Många jag möter i mina uppdrag har inte sett behovet av att logga in i 365-portalen i och med att man utnyttjar det som finns installerat på datorn och känner sig mer bekväma i detta. Självklart är det så, för så har man alltid gjort (oj vad jag tycker illa om den frasen…). Jag brukar personligen rekommendera att alltid logga in och jobba parallellt med webbversionen av 365 samt på datorn.

Men, som vanligt beror det ofta på att man inte sett möjligheten och fördelarna med att göra annorlunda, och då heller inte motiverar sig eller vågar testa nytt för att skapa nya förmågor, möjligheter och kopplingar i sin hjärna. Tyvärr är det ju just detta beteende som gör att vi inte heller i högre utsträckning lär oss att jobba smartare med de verktyg vi faktiskt har mitt framför näsan.

Fördelar jag ser med ett ”hybridarbete”.
– Jag kan med webbläsare vara samtidigt inloggad i olika företag/organisationer och därmed vara aktiv och se information i alla Team och chattar samt uppmärksamma när jag blir aviserad (annars lätt att missa).
– Jag kan vara medlem i externa Team och inte behöva hoppa ur och in i dessa via min teams-app på datorn utan löser det via parallella webbsessioner
– Jag når min Plannerhubb där jag ser alla Plannerytor och aktiviteter jag är del av
– Jag har min Outlook On-line och på datorn igång samtidigt och arbetar där jag är.
– Om något hakar upp sig i datorns appar kan jag direkt växla över till webbläsaren.
– Jag når mina filer i OneDrive och/eller Sharepoint och kommer snabbt åt dessa SAMT versionshistoriken (vid behov)
– Jag kan enkelt nå alla mina M365-appar via ”våfflan”när jag arbetar via webben.
– m.m. m.m.

Så här enkelt lägger du till en bakgrundsbild i Teamsmöten på webben.

Som jag alltid säger så måste via utmana oss själva och våga testa nya saker för att utvecklas och hitta nya möjligheter som kan skapa värde för oss i vardagen. Stannar vi där vi är och som så ofta säger, – Jag har inte tid…, -Jag kan inte…, Jag behöver inte…, -Jag orkar inte…, ja då fastnar vi där vi är. ”Bli inte kvar för länge, då kan du gå på grund.”

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

Publicerat

En otroligt enkel men väldigt användbar funktion i Teamschatt

När du i Teams chattar med dina kollegor så blir ju flödet ganska lång och det har varit svårt att få ihop det när man ville svara på ett inlägg som låg högre upp i chatt historiken.

I tidigare inlägg har jag förklarat hur man kan spara meddelanden från chatthistorik för att sedan lättare hitta tillbaka till dem, jag har berättat hur du kan fritextsöka på ett smidigt sätt och hur du kan dela ett chattmeddelande till Outlook och vice versa m.m.

Det jag här tipsar om är att du kan svara på inlägg som ligger högre upp i flödet, exempelvis sådana du sparat eller inte hunnit svara på direkt, för att kunna undersöka och återkoppla vid ett senare tillfälle. Chattar ni vidare efter detta inlägg så hamnar det ju automatiskt högre upp och det finns massor av text emellan och det blir svårt att följa tråden i 1-1 chattar.

Du klickar helt enkelt på de tre prickarna som dyker upp till höger när du rör muspekaren över det aktuella inlägget (1).

När du klickar på prickarna dyker rullgardinsmenyn upp där du kan Svara, Redigera, Spara, Ta bort o.s.v.

Därefter klickar du då så klart på ”Svara” (2), och meddelandet du är inne på bifogas då till ett nytt meddelande, så att din mottagare enklare förstår vad ditt ”nya” meddelande handlar om/syftar på.

Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du vill få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”. Eller varför inte tipsa någon vän eller kollega som kan erhålla lite enkla tips och trix.

Drivs med WordPress