Förenkla för dina kollegor att enkelt ansluta till ”privata” (ej offentliga) Team utan att du som ägare måste godkänna dem som medlemmar.
Gör så här:
– Klicka på prickarna till höger om Teamnamnet (1) – Klicka sedan på Inställningar i menyraden (2) – Scrolla ned till ”Teamkod” och klicka där (3) – Sista klicket landar på ”Skapa” (4) och en Teamkod kommer att genereras och visas (5).
Denna kan du sedan publicera på ert Intranät eller annan plats tillsammans med Teamnamnet så att exempelvis nya medarbetare/kollegor enkelt kan ansluta sig och hitta rätt bland era Team.
Ställ in ditt frånvaromeddelande direkt från Teams om du åker på semester i ett par veckor eller är ”offline” under en viss del av dagen. Nu kan du alltså ställa in din ”Out of office-status” och skapa automatiska svar från Teams i skrivbordsappen eller Teams via webben. Du gör så här:
– Klicka på din profilbild i Teams (Se bild 1) – Klicka på ”Ställ in statusmeddelande” (Se bild 1) och uppdatera där din nuvarande Teamstatus med text eller.. (Kan vara bra om man arbetar från hemmet, är på kontoret, ett visst våningsplan o.s.v.) – Klicka dig vidare på ”Schemalägg att du är frånvarande” om du skall vara ledig eller liknande. (Se bild 2). – och här kan du Precis som i Outlook anpassa ditt automatiska svar (internt och till externa), och välja hur länge det är inställt o.s.v. (Se bild 3) – Avsluta sedan med att ”Spara”
Denna frånvarohantering synkroniserar med Outlook så att ditt statusmeddelande, text och inställningar kommer att gälla för inkommande mail.
Visst är det väl praktiskt att direkt från ett mail kunna flagga det och att det sedan landar som en uppgift i uppgiftslistan och i appen ToDo(!). Eller att i O365 On-line kunna markera en del av innehållet i ett mail, och direkt skicka det till ToDo som kommande uppgift, och sedan låta verktyget komma ihåg att vi ska utföra något vid specifikt tillfälle (och under tiden slippa att själv belasta hjärnan med att komma ihåg 😉)
Nu har du även denna möjlighet i Teams där mycket av den dagliga kommunikationen kan finnas med saker vi måste komma ihåg att göra eller följa upp.
När du är inne i en chatt (F2F eller Team/Grupp) klickar du på de tre ”magiska” prickarna (uppe till höger i meddelandet), och därefter väljer du att skapa en ToDo-uppgift, och skriver in vad som ska ske. Chattmeddelandet ligger då med i ToDo-uppgiften som du hittar i ToDo-appen, samt att den också landar som en uppgift i Outlook. Eller så väljer du att ”Spara” meddelandet i Teams (även det på prickarna) och då landar hela chatten/chattarna under din profilbild i Teams, och sedan under sparat. Det meddelande du markerat dyker under sparat upp som gulfärgat i några sekunder innan det tonas ut.
I Teamsappen håller du muspekaren över bakåtpilen (se bild), så dyker de senaste aktiviteterna du haft öppna upp. Klicka därefter på den plats/chatt/fil du vill tillbaka till så hoppar du snabbt direkt till den aktiviteten.
Detta kan göras med att ”Uppmärksamma” sig själv (mig) eller annan deltagare i Teams-mötet.
Du öppnar listan med deltagare i Teamsmötet, rör muspekaren över namnet på den du vill fästa eller dig själv, och klicka sedan på de tre prickarna (till höger om namnet). När du gör detta får du upp alternativet ”Uppmärksamma”, och du väljer dig själv eller den du vill ska synas i helbild för de andra. När du vill ta bort personen från helbild gör du på samma sätt fast plocka bort ”fästmarkören” istället och ser då alla andra alternativt presentationen. Du kommer själv inte se helbilden.
Detta är också ett snyggt sätt att avsluta en presentation. Istället för att stänga ned Powerpointen så deltagarna ser denna plus din skärm, möter du gruppen med en helbild på dig själv och avslutar med lite frågor och diskussion o.s.v. för att sedan avsluta ev. delning av skärm.
Detta kan vara praktiskt när man håller en presentation med bilder, och kanske vid olika tillfällen vill bryta in med en fråga eller en förklaring och åhörarna då kan se presentatören i helbild.
Ett önskemål jag fick efter en O365-utbildning via Teams var att jag som föreläsare skulle visa mig i helbild, så att ”man” inte behövde se alla andra deltagare samtidigt, vilket var en riktigt bra input och önskan. Ofta vill vi läsa av kroppsspråket på den som talar för att tyda innebörd i det som sägs och därmed minska risk för missförstånd, se ansiktsuttryck o.s.v. Det är ju faktiskt så vi funkar i normala möten med andra. Mycket bra punkt för mig att ta med mig i mina digitala utbildningar och möten framöver.
Det är Du som deltagare som kan välja att fästa den person du önskar se i större bild. Detta gör du med att öppna listan med deltagare i mötet, rör muspekaren över namnet på den du vill ”fästa”, och sedan klicka på de tre prickarna till höger om namnet.
När du gör detta får du upp alternativet ”Fäst”, och den personen du klickar på kommer synas i helbild. När du vill ta bort personen från helbild gör du på samma sätt fast plocka bort ”fästmarkören”, och ser då alla andra deltagare, alternativt presentationen.
När du nu delar din skärm eller fönster kan även ljud inkluderas från datorn, inklusive aviseringar, till alla deltagare i mötet.
Om du vill spela upp ett video- eller ljudklipp som en del av en presentation, en video från YouTube eller annat ljud i ett Teamsmöte kan du nu ta med ljud från datorn. Så här gör du.
Du väljer att dela innehåll i möteskontrollerna som vanligt (uppe till höger i Teamsmötet), när de olika alternativen att dela kommer upp (enligt nedan) klickar du på inkludera datorljud via reglaget längst upp till vänster om delningsalternativen (se bild), och väljer sedan den skärm eller fönster du vill spela upp ljudet från.
Så här delar du en kopia av ett e-postmeddelande (inklusive bifogade filer) till en chatt eller kanalchatt i Teams:
När du öppnat ett e-postmeddelande i Outlook-skrivbordsappen väljerdu även där Dela i Teams i verktygsfältets menyfliksområde, alternativt via prickarna uppe till höger i mailet. (Se nedan)
I Outlook på webben, välj prickarna (Fler åtgärder) och välj sedan Dela till Teams.
Välj den person, grupp eller kanal som du vill dela din e-post med.
Det kan du göra genom att söka eller välja bland förslagen.
Bland förslagen finns e-postmottagare, vanliga och senaste Dela till Teams-destinationer, chattar och kanaler som du nyligen besökt i Teams.
Om du vill kan du lägga till ett meddelande och presentera ditt e-postmeddelande eller förmedla extra information. Du kan använda @Taggningar precis som med andra Teams-meddelanden för att få rätt personers uppmärksamhet.
Om e-postmeddelandet har bifogade filer inkluderas de automatiskt när du skickar e-postmeddelandet till Teams. Om du föredrar att inte inkludera de bifogade filerna kan du ta bort dem innan du skickar dem till Teams.
Visa e-post i Teams
I Teams visas en förhandsgranskning av e-postmeddelandet som ett meddelande i chatten eller kanalen som du har skickat till. Om det är första gången du chattar med mottagaren skapas en ny chatt. Om du vill öppna och visa hela innehållet i e-postmeddelandet i Teams kan du välja förhandsgranskningen av e-postmeddelandena i meddelandet som skickas till chatten eller kanalkonversationen.
Du hittar också en kopia av det ursprungliga e-postmeddelandet på fliken Filer i den chatten eller kanalen. (I kanaler placeras e-postmeddelandena och bifogade filer i mappen E-postmeddelanden under fliken Filer)
Vill Du löpande få tips, idéer och uppdateringar om Microsoft/Office365 kan du följa DAST Partner på LinkedIn.
Med taggar kan du snabbt nå en utvald grupp av personer samtidigt.
Med taggar i Teams kan du kategorisera personer utifrån exempelvis roll, projekt, kompetens, o.s.v. Med taggen ”Ledningsgrupp” eller ”Projektgrupp” kan du till exempel nå utvalda grupper av personer i Teams utan att behöva skriva varje namn.
När en tagg har lagts till kan du skriva @Taggnamnet i en kanalchatt. Alla som har tilldelats/inkluderats i taggen får en avisering precis som de skulle göra om de vore @taggade individuellt.
Ett annat sätt att använda en Grupptagg är att starta en ny chatt (utanför Teamskanaler) och sedan välja taggen som är tilldelad till den gruppen och de personer du vill nå.
Skapa och hantera taggar i Teams
Välj Teams och leta reda på ditt team i listan (tillvänster i appen). Högerklicka på Teamet eller på de tre prickarna (Fler alternativ) till höger om Teamnamnet. Välj sedan och sedan Hantera taggar .
Här kan du som Teamägare skapa Grupptaggar och tilldela dem till personer i gruppen. Alla i Teamet kan sedan använda dessa taggar.
Använd @Taggnamn i en kanalchatt
I en kanalkonversation skriver du/ni @Taggnamnet i meddelandet för att avisera alla i Grupptaggen. Taggen aviserar all som är kopplade till Grupptaggen.
Använda Grupptaggar i en chatt
Om du vill starta en Gruppchatt med medlemmarna i en tagg väljer du Ny, börjar skriva namnet på taggen och väljer rätt tagg från listan. Alla i Grupptaggen läggs till i fältet Till:. Du kan också se om du håller muspekaren över Grupptaggen vilka som ingår i den.
Hantera inställningar för teamägare
Teamägare kan välja vilka medlemmar i teamet som får lägga till taggar.
Vill Du löpande få tips, idéer och uppdateringar om Microsoft/Office365 kan du följa DAST Partner på LinkedIn.
Digital Transformation, digitalisering, digital utveckling är egentligen endast andra ord för en pågående och allt snabbare förändringsprocess, där digitala verktyg och innovationer finns till hands för att underlätta och effektivisera vårt samhälle.
Egentligen inget nytt då mänsklighetens utveckling alltid byggts på verktyg och innovationer. Skillnaden är att utvecklingen nu sker så otroligt mycket snabbare än förr, och hänger man inte med så kan man rätt vad det är vara passerad, borta och inaktuell, eller till och med idag ibland vara för tidig och därför åker ifrån perrongen när marknaden inte är mogen att kliva på.
Det handlar idag om en otrolig tajming, och det är det ”tåget” som många sitter och väntar på, och då kan man ju sitta hur länge som helst och fundera på vilket tåg och vagn som är lämpligast att kliva på…
Innovation och utveckling bygger som jag nämnde tidigare på idéer. Idéer som behöver förvaltas, testas, utmanas och framför allt genomföras, och en idé som aldrig utvecklas, förvaltas eller genomförs kommer aldrig bli något annat än instängd tanke eller en dröm.
Detta är det jag försöker förmedla till de organisationer jag stöttar i sina digitala utvecklingsresor. Det handlar otroligt mycket om att skapa förutsättningar för personalen/organisationen att vara motiverade, stimulerade och modiga i att uttrycka sina idéer, att våga utmana och att blotta sina tankar. Att se, utmana och våga påtala befintliga arbetssätt och möjliga flaskhalsar utan rädsla, och att kunna se en tydlig och attraherande vision som motiverar och engagerar.
För detta behövs ett modigt, tillåtande och coachande ledarskap. Ett ledarskap som bjuder in och uppmuntrar medarbetarna till dialog, ett ledarskap som hörsammar och möter alla idéer med intresse samt engagemang. Svaren nej.., med tillhörande fortsättning från ledningen får i princip aldrig existera, för alla vet vad som händer då. Just det! Det slår hål på kreativitet, innovation och vilja att vilja vara med och utveckla. De tre enskilt viktigaste byggstenarna för utveckling inom en organisation 2021.
Visst låter det enkelt och något som alla redan borde göra, eller lätt kan anamma i sina organisationer, men så är det tyvärr inte, får då hade ju otroligt många fler kommit väldigt mycket längre i sina digitala resor och förstått hur de skulle styra tågen och fylla dem med högt engagemang hos medresenärerna.
Tajming kan vara svår att påverka, men att vara förberedd, att agera eller driva innovation är faktiskt något man kan träna på.
I och med detta kan man bli otroligt mycket mer agil i sin verksamhet med ett mindset som gör att organisationen och individerna enklare möter snabb utveckling, minskar rädslan för förändring och kastar sig in på resan som positiva med-ledare, och framför allt vara engagerade och mentalt stimulerade till sitt arbete.
