En funktion i Teams (nu även på dator/desktop) som kommit och är mycket användbar är att du nu även i en chatt P2P kan svara på ett tidigare inlägg/kommentar, vilket gör det mycket lättare att hålla ihop kommunikationen utan att själv behöva kopiera tidigare text från chattflödet.
Gör så här:
– Klicka på prickarna till höger om meddelande du vill svara på i Teamschatten (1) – Klicka sedan på Svara (2) – Det ursprungliga meddelandet citeras då i svarsrutan, vilket gör det enklare för mottagaren att förstå meddelandets/svarets sammanhang. (3)
Påminner här om en funktion/inställning i Teams som ej är ny men ändå mycket användbar. Inställningen gör att du kan bli aviserad när dina favorit kollegor/kontakter kliver ur Teamsmöten eller av andra anledningar blir tillgängliga att kommunicera med.
Alla upplever säkert samma utmaningar med att hinna slinka emellan kollegornas möten då man har en fråga eller något man vill ta upp med dessa, och då kan denna inställning vara till hjälp, då aviseringen dyker upp som ett pling och på skärmen så snart de blir tillgängliga.
Gör så här:
– Klicka på prickarna till vänster om din bild (eller initialer)i Teams (1) – Klicka sedan på Inställningar (Kugghjulet) (2) – Scrolla ned till ”Aviseringar” och klicka där (3) – Scrolla ned till fältet Personer och klicka där på Redigera (4). – Lägg sedan till de kontakter du vill bli aviserad om så snart de blir tillgängliga att kontakta i Teams (5).
Det gör mig så otroligt glad att få möjligheten att dela med mig av mina kunskaper och erfarenheter!!
Fick en fråga om jag kunde lösa ett problem med en ”kollegas” funktionsbrevlåda som inte riktigt ville det som hen ville med taggningar, men det löste vi snabbt.
Som vanligt så är jag otroligt nyfiken på hur man jobbar, och måste då fråga, och fråga, och fråga… Men det är genuint ärligt, jag vill verkligen veta på riktigt, utan baktanke. Och får jag inte veta eller förstår på riktigt, kan jag ju inte hjälpa till att jobba smartare.
”Mannen med de 1000 frågorna” har jag flera gånger tidigare blivit kallad 😂
Hur som helst, jag frågade, diskuterade, frågade igen och förstod snabbt att den här personen och de hen jobbar tillsammans med skulle kunna dra otroligt stor nytta av verktyget Planner i Microsoft 365. Det var så klockrent på många plan, och verktyget bara låg där och väntade utan att bli klickad på. Varför kan man undra, men alla är inte lika nyfikna som jag.
Men nu med en kort introduktion kan Planner ersätta Post-it-lappar, att göra listor på block, gemensamma Excel-att-göra-ark och andra separata öar av verktyg, för att erhålla bättre koll och överblick för alla, enklare tilldela och följa upp uppgifter och aktiviteter från möten/projekt o.s.v, automatiska aviseringar och uppföljning utan ”onödig” kommunikation och . 👌🏾
Det bästa av allt är ju när reaktionen också blir så positiv med uttryck som: Shit vad bra! Precis vad jag/vi behöver! Sånt här gillar jag! Det avlastar ju hjärnan! Det här ska jag visa de andra på nästa möte, så här ska vi ju jobba! 😃👍🏽👌🏾!!!
Så, har du inte ”vågat” klickat på Planner-appen ännu så har du något riktigt bra att se fram emot! Om du ändå inte vågar(!), så hör av dig så kan jag coacha dig att komma igång.
Förenkla för dina kollegor att enkelt ansluta till ”privata” (ej offentliga) Team utan att du som ägare måste godkänna dem som medlemmar.
Gör så här:
– Klicka på prickarna till höger om Teamnamnet (1) – Klicka sedan på Inställningar i menyraden (2) – Scrolla ned till ”Teamkod” och klicka där (3) – Sista klicket landar på ”Skapa” (4) och en Teamkod kommer att genereras och visas (5).
Denna kan du sedan publicera på ert Intranät eller annan plats tillsammans med Teamnamnet så att exempelvis nya medarbetare/kollegor enkelt kan ansluta sig och hitta rätt bland era Team.
Ställ in ditt frånvaromeddelande direkt från Teams om du åker på semester i ett par veckor eller är ”offline” under en viss del av dagen. Nu kan du alltså ställa in din ”Out of office-status” och skapa automatiska svar från Teams i skrivbordsappen eller Teams via webben. Du gör så här:
– Klicka på din profilbild i Teams (Se bild 1) – Klicka på ”Ställ in statusmeddelande” (Se bild 1) och uppdatera där din nuvarande Teamstatus med text eller.. (Kan vara bra om man arbetar från hemmet, är på kontoret, ett visst våningsplan o.s.v.) – Klicka dig vidare på ”Schemalägg att du är frånvarande” om du skall vara ledig eller liknande. (Se bild 2). – och här kan du Precis som i Outlook anpassa ditt automatiska svar (internt och till externa), och välja hur länge det är inställt o.s.v. (Se bild 3) – Avsluta sedan med att ”Spara”
Denna frånvarohantering synkroniserar med Outlook så att ditt statusmeddelande, text och inställningar kommer att gälla för inkommande mail.
Visst är det väl praktiskt att direkt från ett mail kunna flagga det och att det sedan landar som en uppgift i uppgiftslistan och i appen ToDo(!). Eller att i O365 On-line kunna markera en del av innehållet i ett mail, och direkt skicka det till ToDo som kommande uppgift, och sedan låta verktyget komma ihåg att vi ska utföra något vid specifikt tillfälle (och under tiden slippa att själv belasta hjärnan med att komma ihåg 😉)
Nu har du även denna möjlighet i Teams där mycket av den dagliga kommunikationen kan finnas med saker vi måste komma ihåg att göra eller följa upp.
När du är inne i en chatt (F2F eller Team/Grupp) klickar du på de tre ”magiska” prickarna (uppe till höger i meddelandet), och därefter väljer du att skapa en ToDo-uppgift, och skriver in vad som ska ske. Chattmeddelandet ligger då med i ToDo-uppgiften som du hittar i ToDo-appen, samt att den också landar som en uppgift i Outlook. Eller så väljer du att ”Spara” meddelandet i Teams (även det på prickarna) och då landar hela chatten/chattarna under din profilbild i Teams, och sedan under sparat. Det meddelande du markerat dyker under sparat upp som gulfärgat i några sekunder innan det tonas ut.
I Teamsappen håller du muspekaren över bakåtpilen (se bild), så dyker de senaste aktiviteterna du haft öppna upp. Klicka därefter på den plats/chatt/fil du vill tillbaka till så hoppar du snabbt direkt till den aktiviteten.
Detta kan göras med att ”Uppmärksamma” sig själv (mig) eller annan deltagare i Teams-mötet.
Du öppnar listan med deltagare i Teamsmötet, rör muspekaren över namnet på den du vill fästa eller dig själv, och klicka sedan på de tre prickarna (till höger om namnet). När du gör detta får du upp alternativet ”Uppmärksamma”, och du väljer dig själv eller den du vill ska synas i helbild för de andra. När du vill ta bort personen från helbild gör du på samma sätt fast plocka bort ”fästmarkören” istället och ser då alla andra alternativt presentationen. Du kommer själv inte se helbilden.
Detta är också ett snyggt sätt att avsluta en presentation. Istället för att stänga ned Powerpointen så deltagarna ser denna plus din skärm, möter du gruppen med en helbild på dig själv och avslutar med lite frågor och diskussion o.s.v. för att sedan avsluta ev. delning av skärm.
Detta kan vara praktiskt när man håller en presentation med bilder, och kanske vid olika tillfällen vill bryta in med en fråga eller en förklaring och åhörarna då kan se presentatören i helbild.
Ett önskemål jag fick efter en O365-utbildning via Teams var att jag som föreläsare skulle visa mig i helbild, så att ”man” inte behövde se alla andra deltagare samtidigt, vilket var en riktigt bra input och önskan. Ofta vill vi läsa av kroppsspråket på den som talar för att tyda innebörd i det som sägs och därmed minska risk för missförstånd, se ansiktsuttryck o.s.v. Det är ju faktiskt så vi funkar i normala möten med andra. Mycket bra punkt för mig att ta med mig i mina digitala utbildningar och möten framöver.
Det är Du som deltagare som kan välja att fästa den person du önskar se i större bild. Detta gör du med att öppna listan med deltagare i mötet, rör muspekaren över namnet på den du vill ”fästa”, och sedan klicka på de tre prickarna till höger om namnet.
När du gör detta får du upp alternativet ”Fäst”, och den personen du klickar på kommer synas i helbild. När du vill ta bort personen från helbild gör du på samma sätt fast plocka bort ”fästmarkören”, och ser då alla andra deltagare, alternativt presentationen.
När du nu delar din skärm eller fönster kan även ljud inkluderas från datorn, inklusive aviseringar, till alla deltagare i mötet.
Om du vill spela upp ett video- eller ljudklipp som en del av en presentation, en video från YouTube eller annat ljud i ett Teamsmöte kan du nu ta med ljud från datorn. Så här gör du.
Du väljer att dela innehåll i möteskontrollerna som vanligt (uppe till höger i Teamsmötet), när de olika alternativen att dela kommer upp (enligt nedan) klickar du på inkludera datorljud via reglaget längst upp till vänster om delningsalternativen (se bild), och väljer sedan den skärm eller fönster du vill spela upp ljudet från.
