Att känna sig betydelsefull och värdefull inom en organisation är avgörande för både individens välbefinnande och företagets framgång. När medarbetare känner att deras arbete bidrar till organisationens mål, ökar deras engagemang och motivation. Detta leder i sin tur till högre produktivitet, bättre arbetskvalitet och lägre personalomsättning.
En kultur som uppmuntrar erkännande och uppskattning av varje individs unika bidrag kan skapa en stark känsla av samhörighet. Detta kan uppnås genom regelbunden feedback, möjligheter till professionell utveckling och en öppen dialog där alla röster hörs och värderas.
Att investera i sina anställdas känsla av värde är inte bara en fråga om god moral, utan också en smart affärsstrategi som kan leda till långsiktig framgång och innovation inom organisationen.
Jag har skrivit ett antal artiklar om vikten av att få sin personal och medarbetare att känna sig uppskattad och värdefull, men likväl hör, ser och upplever jag att andra saker står långt mycket högre upp på en lednings agenda. Jag har utifrån min egen erfarenhet genom livet så många gånger upplevt att ekonomi, vinster, utdelningar, prestige, hierarki, karriär, omorganisationer och många andra saker gjort att personalens väl fått stryka på foten. Okej, alla vet ju, har hört om det och pratar om det, men prioritering och verkstad det är långt mycket svårare att få att hända inom väldigt många organisationer.
Jag vill här belysa hur enkelt det egentligen är utifrån dels forskning, ett antal goda exempel på företag/organisationers framgång, samt ett av fler exempel ur min egen ryggsäck där jag under en period gick in som Tf ”Driftchef” för ett gäng medarbetare. Ett uppdrag där det var lite stökigt med samarbete, laganda och övergripande stämning när jag tog uppdraget, men där några enkla åtgärder med bäring på denna artikel gav stora framgångar.
Först lite om forskning runt ämnet.
Forskningen visar att det finns ett direkt samband mellan hur värdefulla medarbetare känner sig och företagets prestanda. När medarbetare känner sig värderade är de mer benägna att anstränga sig extra, leverera exceptionell prestanda och bidra till en positiv arbetsmiljö. Detta främjar lojalitet och engagemang.
En APA-undersökning fann att anställda som känner sig värderade rapporterar bättre fysisk och mental hälsa, samt högre nivåer av engagemang, tillfredsställelse och motivation jämfört med de som inte känner sig värderade av sina arbetsgivare.
Organisationer med högt engagerade medarbetare rapporterar 21% högre lönsamhet, eftersom engagerade medarbetare ofta går utöver grundkraven i sina arbetsroller, vilket bidrar till innovation och förbättrad servicekvalitet.
Bättre hälsa: Anställda som känner sig värderade rapporterar bättre fysisk och mental hälsa.
Högre engagemang: 93% av de som känner sig värderade är motiverade att göra sitt bästa på jobbet, jämfört med 33% av de som inte känner sig värderade.
Ökad tillfredsställelse och motivation: 88% av de som känner sig värderade rapporterar högre nivåer av engagemang och tillfredsställelse, jämfört med 38% av de som inte känner sig värderade.
Undersökningen genomfördes online bland 1,714 vuxna och visade tydligt att känslan av att vara värderad har en stark koppling till både välmående och arbetsinsats.
Ytterligare forskning från Betterup visar att om arbetstagare känner att de hör hemma, får företagen betydande fördelar: bättre arbetsprestanda, lägre omsättningsrisk och färre sjukdagar.
Ökad arbetsprestation: Anställda som känner att de hör hemma på arbetsplatsen presterar 56% bättre.
Minskad personalomsättning: Risken för att anställda lämnar företaget minskar med 50%.
Färre sjukdagar: Antalet sjukdagar minskar med 75%.
Studien baserades på enkätsvar från 1,789 anställda och experiment med över 3,000 amerikanska arbetstagare. Den visar tydligt att tillhörighet inte bara är bra för de anställdas välmående, utan också för företagets resultat.
Organisationer kan öka känslan av värde hos sina anställda genom att:
Ge regelbunden och konstruktiv feedback
Visa uppskattning för goda prestationer och ge vägledning för förbättringar.
Skapa utvecklingsmöjligheter
Erbjuda utbildning och karriärvägar som hjälper anställda att växa professionellt.
Lyssna och agera på feedback
Uppmuntra anställda att dela med sig av sina idéer och tankar, och visa att deras åsikter räknas.
Erkänna individuella prestationer – Använda belöningar och erkännanden för att visa uppskattning för individuella bidrag.
Framhäva teamets framgångar
Fira gemensamma framgångar som visar hur varje individs arbete bidrar till helheten.
Skapa en inkluderande arbetskultur
Se till att alla känner sig välkomna och värderade, oavsett bakgrund eller roll i företaget.
Genom att implementera dessa strategier kan organisationer skapa en miljö där anställda känner sig värdefulla och motiverade att bidra till företagets framgång.
Självklart finns det fler exempel på organisationer som har lyckats med detta:
Google använder OKR (Objectives and Key Results) för att sätta mål och håller kvartalsvisa evenemang för att fira uppnådda mål. Salesforce har en kultur av uppskattning som inkluderar “Applause”-programmet, där anställda kan ge och ta emot erkännande i realtid. Zappos är känt för sin företagskultur som värderar anställdas lycka och har en “Hero Award” som ges månatligen till en anställd som går utöver det vanliga.
Dessa företag visar att genom att erkänna prestationer, fira framgångar och investera i anställdas välbefinnande, kan organisationer skapa en miljö där medarbetare känner sig värdefulla och motiverade.
Mindre organisationer kan implementera liknande strategier genom att:
Anpassa erkännandeprogram
Skapa enkla, men meningsfulla sätt att visa uppskattning, som t.ex. handskrivna tackkort eller “anställd i månaden”-utmärkelser.
Fira små segrar
Ta dig tid att fira även de små framstegen och framgångarna som ett team.
Skapa en transparent kultur
Dela företagets mål och framsteg med alla anställda och visa hur deras arbete bidrar till dessa mål.
Uppmuntra personlig utveckling
Erbjuda möjligheter till vidareutbildning eller professionell utveckling, även med begränsade resurser.
Lyssna aktivt
Ha regelbundna möten där anställda kan dela med sig av sina idéer och feedback.
Var flexibel
Erbjuda flexibla arbetstider eller möjlighet till distansarbete där det är möjligt.
Genom att anpassa dessa strategier efter sin storlek och resurser kan mindre organisationer också skapa en arbetsmiljö där anställda känner sig värderade och en del av företagets framgång.
Mitt eget exempel på hur enkla åtgärder kan vända en negativ kultur
När jag erhöll uppdraget som tf Driftchef på en kommunal utemiljöenhet klev jag återigen utanför min comfortzone, så coolt! Detta var ett område jag tidigare ej hade arbetat inom men jag fick chansen och tänkte som vanligt, det här har jag aldrig testat så det borde jag kunna. Och sedan handlar det ju om att leda och inspirera en grupp människor att bli sitt bästa jag (vilket jag gillar och kan), och de är ju proffs på sina yrken, så då får väl dom lära mig om det de kan istället. Det handlade om utemiljö och natur vilket jag gillar, hur svårt kan det vara?
Sagt och gjort, jag accepterade uppdraget och antog utmaningen!
Jag mötte ett ganska ”trasigt” team av ”gubbar i min egen ålder. Det var interna konflikter i teamet, alla visste bäst, det var konflikter, gnäll, skav och friktion med de andra enheterna på ”driften” och man gick till jobbet mest för att man var tvungen och presterade inte mycket mer än så lite som möjligt. Man såg sin/sina entreprenörer som otroligt dåliga men ville ändå lägga så mycket jobb som möjligt på dem istället för att utföra det själv. Alltså inte en optimal förutsättning för att alla skulle vara jättetaggade att gå till jobbet och göra sitt bästa.
Nu ska jag göra en lång historia kort och gå direkt på konkreta åtgärder som utfördes.
Jag tog över den digitala hanteringen av ärenden och återgick till att skriva ut alla aktuella ärenden på papper varje dag.
Jag satte upp dessa på en whiteboard i mitt rum enligt KanBan-metodik typ.
Varje morgon hade vi (teamet) en 15 minuters samling i rummet och beslutade tillsammans vilka jobb som var prioriterade. Gubbarna var ju proffsen och visste ju vad som behövde prioriteras.
Vi kom gemensamt överens om vem/vilka som skulle utföra de aktuella arbeten och felanmälningar som skulle utföras.
När ärenden var genomförda skrev ”gubbarna” en snabb anteckning vad som var gjort eller bara klart på ”arbetsordern”, och jag avrapporterade det i systemet.
Man kan ju tycka att detta var en otroligt konstig åtgärd från min sida som normalt brinner för digitalisering, men jag såg att vi behövde få ihop gruppen, kommunicera med varandra live, ta diskussioner, lösa konflikter i rummet och verkligen arbeta analogt som var mer naturligt för detta team. Det digitala var det ju bättre att jag som var duktigare på att hantera, som gjorde de snabbare och mer effektivt, och i teamet kunde vi fokusera på viktigare saker samt det de var proffs på.
Vi hittade gemensamma arbeten där vi alla inklusive jag var ute och arbetade (med det jag kunde hjälpa till med).
Jag servade med dricka, kexchoklad där det stod ”Du är bäst, Du är värdefull” och liknande på förpackningarna.
Vi tog pauser och skrattade tillsammans, ja vi gnuggade helt enkelt ihop Teamet.
Jag creddade (ärligt) enskilt och i grupp vid lämpliga tillfällen.
Vi klappade händerna när vi lyckats tillsammans.
Jag hade kontinuerligt korta enskilda samtal med ”gubbarna” när de kom in med sina genomförda ”arbetsordrar”. Vi satt ned en stund och snackade, skrattade eller tog en fika.
Jag gjorde dagliga rundor i kommunen för att kolla hur de mådde när de var ute och jobbade. Creddade och lärde mig saker. (OBS inte kontrollerade eller rättade till!)
Gissa om jag fick lära mig många nya saker, men också saker jag redan hade koll på lade jag i händerna på teamet att besluta om och informera mig om. Varför skulle jag behöva visa mig på styva linan om det som de redan kunde? Bättre att backa tillbaka tyckte jag, det här kunde de ju på sina alla fingrar.
Med alla små och stora insatser växte sig samarbetet, teamet och viljan att prestera, vara delaktig och glädjen i att göra lite extra. Stämningen gick faktiskt att ta på, konflikter löste vi snabbare och många konflikter blev istället diskussioner. Vi snackade inte längre om varandra (det var jag tydlig med), vi snackade med varandra. Snacka om energiboost!
Även stämningen samt relationer med övriga enheter blev klart förbättrad och det var inte längre vi och dem. Visst, på 6 månader hinner ju inte allt förändras, men det var riktigt bra steg och utveckling som skedde. Även dialogen med entreprenörerna blev bättre och jag tog själv oftare dialogen med dem iom att det var det vi kom överens om i teamet efter lite förhandling.
Vad var det då som hände?
Jo det har du säkert till stor del läst i tidigare texter enligt ovan, och jag nämner några av dem återigen samt några effekter:
Fokus låg på att se varje enskild medarbetare/kollega/människa/individ.
Alla skulle känna sig delaktiga, värdefulla och uppskattade.
Snacket om någon annans” tillkortakommanden och fel eliminerades iom att jag inte ville lyssna och markerade att det inte var ok.
En respekt för varandra byggdes upp.
Alla fick möjligheten att komma till tals.
Alla fick möjligheten att lära ut det de kunde.Vi arbetade alla tillsammans, ingen var ”för fin” att skita ned sig.
Inget arbete eller insats var mindre värd.
Fokus låg på att många uppgifter som möjligt skulle lösas i Teamet för att inte ha någon backlogg till nästa dag.
Vi tog beslut och prioriterade tillsammans.
Egna initiativ till att hitta fel och risker i vårt arbetsområde utemiljön för att förekomma uppstod.
Vi levde framgången tillsammans kan man säga i och med att det blev så tydligt för alla rent känslomässigt vad den gemensamma resan tagit oss som grupp och som varje enskild individ.
Visst var det ett utmanande uppdrag men att få vända en sådan utmanande stämning till något otroligt positivt är något jag bär med mig även efter att ett antal år nu passerat.
Så egentligen allt denna artikel handlar om är det jag inleder med, och detta har ju faktiskt varit en drivkraft för oss människor under hela vår existens.
Varför ska det vara så svårt att få personal att känna sig betydelsefull och värdefull? Det är ju det som är roten till framgång!
Huuur många gånger har vi inte hört eller sagt det? Men är det egentligen riktigt sant? Är det på riktigt sant att vi inte längre har tid att skapa oss förutsättningar för att frigöra tid för att kunna ha tid…? Är det så illa det i dag faktiskt blivit?
Jag ställer frågan i egenskap av egenutnämnd professionell ifrågasättare, och med erfarenheten av att ha genomfört föreläsningar för över 2800 personer om att skapa effektivare samarbete med hjälp av Microsoft 365. Alltså att med nytt mindset och nya verktyg bli effektivare, skapa enklare samverkan, få bättre kontroll och med detta frigöra tid! Vi pratar sekunder, minuter, timmar och till och med veckor på ett år i besparad tid med anledning av att vi gör annorlunda och tänker nytt!
Huuuur många av oss tror du direkt efter en inspirationsföreläsning eller en utbildning vilken garanterat upplevts som värdeskapande, inspirerade och möjlig att genomföra? Hur många tror du direkt efter kastar sig över det nya de lärt sig, sätter upp kortsiktiga och långsiktiga mål om hur de personligen och tillsammans med sitt team ska utveckla och skapa förutsättningar med det de lärt sig för att frigöra tid, skapa bättre samarbete, få bättre ordning och struktur, få tiden att reflektera och skapa värde för sig själva och andra…. Hur många tror du inom ett par veckor efter genomförandet tagit tag i sin egen möjlighet att skapa tid, börjat utforska, testa och skapa värde för sig själv och andra?
Du får inget svar av mig här, men jag kan säga att det vanligaste svaret som kommer vid uppföljning är… ja vänta nu, här kommer det… Jaaaag/viiii haaaar inte haft tiiid..! Å så ere med det! Men sen ska vi…När det lugnat ned sig och vi har fått tid….
Tanken till detta inlägg slog mig när jag satt i en stol i Stockholms södra skärgård förra helgen, när en hel familj passerar förbi på grusvägen. En pappa, mamma och två barn runt 10 och 7 år. Alla gick på rad, som en ankfamilj och alla hade en smartphone i handen, alla böjde nacken och tittade från och till på sin smartphone. (Mest till så klar). INGEN PRATADE MED NÅGON!!! Helt sjukt ju! Och det var då jag tänkte på hur vi förbrukar tid och möjligheter på saker som sannolikt inte skapar något egentligt värde alls. Vilket värde skapade detta beteende i denna familj???
Det som slog mig då liksom väldigt ofta när jag sitter och klurar var just det här att inte ha tid att lära nytt, anamma nya sätt att arbeta, lösa problem, nyttja tekniska digitala verktyg/hjälpmedel osv osv. för att vi har så mycket onödigt att göra, och att vi förbrukar vår tid på att utför otroligt mycket icke värdeskapande aktiviteter. Inget direkt nytt för någon tror jag, men vi fyller idag våra dagar med otroligt mycket onödigt och tidskrävande som vi inte gjorde för 20-30 år sedan.
Den dag vi beslutade att vi inte har tid att skapa värde för oss själva och andra, den dag vi insåg att vi inte har tid att skapa utrymme i vår vardag, i vårt arbete, att vi inte hinner reflektera eller använda det vi lär oss. När sjutton inträffade den, och varför?
Mina frågor då…Hur mycket tid lägger du på saker som inte skapar värde för dig eller din omgivning? Hur ofta gör du saker som INTE skapar värde för dig själv? Visst slösurfa på luren, kolla väder, serier, Instagram, Facebook, LinkedIn, Nyheter, Tik-Tok det skapar ju kanske en skön känsla och en hel del dopamin, men skapar det egentligen värde…..?
Sen springer vi många gånger och löser problem åt andra, tar ägandeskap över andras problem och frågor (bajsmackor kallar jag det) vilka de likväl skulle kunna lösa själva, eller få mandatet att lösa eller själva ta beslut om? Vi lägger massor av tid på att kontrollera, dubbelkolla, rapportera och återrapportera, äga beslutsrätt och verka i så kallad micromanagement. Varför lägger vi tid på onödiga saker som vi egentligen inte behöver ägna oss åt? Varför kan vi inte lita på varandra eller skapa rätt förutsättningar för att bli effektivare i våra organisationer och göra det som är och blir värdeskapande?
Nu vill så klart de allra flesta få ett mirakelpiller serverat i hur vi skall gå till väga så att det bara sker, eftersom vi inte själva efter våra kurser, TED-talks, inspirationsföreläsningar m.m. tar beslutet att ”Nu f-n kör jag/vi! Här och nu, inte iom en vecka eller två!”. Ett piller vore bra och så enkelt, för mirakel och lottovinster är ju det vi tror på, eller hur? Eller att ”mer tid” snart bara kommer till oss…
Nä, du/ni behöver faktiskt inga fler kurser, TED-talks eller inspirationsföreläsningar. Du/ni behöver snarast reflektera över vad det är du/ni gör som skapar värde för dig själv och för din ogivning och slutar upp med det som inte skapar värde, för det förbrukar bara massa onödig tid som skulle kunna skapa förutsättningar för annat som är viktigt och värdefullt!
Några enkla tips som kan spara massor av tid och skapa bättre struktur på t.ex. möten där timmar av besparad tid blir resultatet.
Du/ni behöver bli vassare på era möten, sluta prata och upprepa sånt ni pratat om tidigare.
Förbered er på mötet och på det som skall diskuteras.
Se till att ha gjort dina uppgifter som förväntas inför mötet.
Sluta ”spåra ur” och fara iväg i diskussioner och håll fokus.
Dokumentera det ni beslutar och pratar om så ni nästa gång slipper upprepa dessa beslut.
Om nåt skall utföras så bestäm vem som ska göra det och när det skall vara klart.
Någon skall vara ansvarig att följa upp alla aktiviteter innan nästa möte för att slippa onödiga diskussioner eller att saker inte blivit utförda.
Mitt bästa verktyg för detta i förvaltning, leverantörsmöten, projekt, ledning/styrning, ständiga förbättringar m.m. är just nu Planner i Microsoft 365. Trello skulle funka bra likaså likväl andra enkla verktyg, men det är inte verktyget som är det viktiga, det är punkterna och strukturen ovan som får det att funka. Av många års erfarenhet så vet jag att de flesta organisationer och Team kan bli otrolig mycket bättre på att hanteras sina möten.
Och jag garanterar att du/ni med detta om ni verkligen sätter i gång direkt efter sommaren kommer du/ni att spara tid, få effektivare möten, få mer tid att göra saker som ni borde göra, slipper upprepa och lägga tid på onödigt prat, får bättre koll och framför allt öppnar upp tid som kan skapa ytterligare värde. Värden som kan göra att ni sparar ännu mer tid och
Att använda en enkel digital Kan-Ban tavla där alla uppgifter, aktiviteter, utmaningar, visuellt blir tydliga för alla vad som är nytt, vad som är på gång, när saker skall vara utförda och av vem/vilka, om aktiviteter ligger i väntan på svar, allt som görs dokumenteras i respektive aktivitetskort är busenkelt. Men det busenkla är tekniken/verktyget, det som är svårt är att få alla deltagare att ”göra”, att anamma arbetssättet och komma överens om att det är så här vi jobbar för att uppnå tidsbesparing och effektivare tidsanvändning.
Beviset har jag dokumenterat från alla mina föreläsningar och utbildningar där jag följt upp och erhållit feedback på tidsbesparingar om en arbetsvecka om året (lätt) med hjälp av denna metodik. Alltså 40 timmar per person/medarbetare i besparing där man kan lägga tiden på mer värdeskapande aktiviteter. Om jag var chef skulle jag lätt belöna med en veckas ytterligare semester till de som kan påvisa att de gjort denna besparing.
En besparing om 40 arbetstimmar på ett år är faktiskt inte mer än ca 10 minuter per arbetsdag, och jag har i många möten där jag lyft in detta arbetssätt och metodik sett besparingar av tid på upp till halva mötestiden (efter ett par introduktioner, uppsättning av Kanban och lite uppstyrning/moderering av sittande möten). Klart att det inte alltid fungerar i alla möten beroende på deltagare och ämnen, men 10 minuter om dagen som ger 5o minuter i veckan borde inte någon ha svårt att spara så att värdefull tid kan läggas på annat, och detta är endast mötestid jag informerat om hur man kan effektivisera med lite struktur och ordning.
Tänk då alla andra situationer som jag nämnde ovan där vi ältar och diskuterar andras problem som de själva säkert har bra lösningar på men inte orkar eller vågar tänka själva på dessa, sammanställer rapporter som skall presenteras månadsvis men där mottagarna istället löpande skulle kunna titta på statisktik eller öppen och tydlig information, skapar presentationer på fler sidor om detta som skulle kunna berättas med ord eller som sagt läsas själv av den intresserade i en sammanställning…. Ja vi gör otroligt mycket som inte direkt är värdeskapande för oss själva eller andra, men vi fortsätter ändå utan att ifrågasätta bara för att det alltid har varit på det sättet.
Vi har kanske slutat reflektera bara för att vi inte har tid att reflektera och kör bara på utan att titta oss själva i spegeln, ta oss i kragen, sätta oss på en stubbe och bestämma oss för att göra endast det som är viktigt och skapar värde för oss själva och andra. Utmana status quo, lägg tid på att reflektera och låt rätt person göra rätt saker och ta inte över andras ”Bajsmackor” om du inte behöver, för de tar även över din kalender.
Är det så att du vill ha ett bollplank eller någon som kan ge dig det där mirakelpillret i form av smart arbets- och mötesmetodik med hjälp av Kanban-trixet och bitchen i rummet för att spara en arbetsvecka per år eller mer, är det bara att höra av sig till undertecknad.
Må bäst och ha en fortsatt fantastisk sommar med mängder av tid för reflektion och ifrågasättande om varför du/vi gör som vi alltid gjort. //Danne Sturk
För ett par år sedan när Teams tog fart som samarbetsplattform och kommunikationsplattform i samband med pandemiutbrottet, och i samband med att jag höll galet många kurser inom Office 365 land och rike runt, informerade jag om en riktigt bra funktion i Teams. Idag kanske ingen kioskvältare då väldigt många nu kommit igång på riktigt med att använda Teams i vardagen och nyttjar en del av dess funktioner. Men)!) ibland är det de enkla sakerna som ligger mitt framför ögonen som man missar.
Den ”lilla” kioskvältaren var då att nyttja den lilla ”klockan” högst upp i vänstra hörnet som står för Aviseringar/Feed. (se bild)
Klickar man på klockan kommer man in i sina Aviseringar där det dyker upp information om andra personer omnämnt dig, taggat dig, dina missade samtal och mycket annat.
Det som för en tid sedan kommit är möjligheten att klicka på den ”slide-lock” som nu finns presenterad för att endast fånga alla olästa ”Feeds” som du inte uppmärksammat. Du kan också klicka i en redan läst avisering (på de tre prickarna) och markerar den som oläst, för att sedan komma ihåg den och lättare hitta den bland olästa Aviseringar/Feeds.
Utmaningen är i detta som allt annat att man måste lära sig ett nytt sätt att arbeta och få in det i ryggmärgen att nyttja dessa nya smidiga funktioner. Inte en självklarhet har jag märkt.
Chatta med Dig själv i Teams
Det har också skapats en möjlighet att skicka saker till sig själv i Teams som exempelvis utkast, filer m.m. Helt enkelt ett ställe där du enkelt inom Teams sedan kan hitta saker motsvarande det jag vet att många gjort tidigare i Outlook. Man mejlar sig själv! Här kan du hålla ihop det samt ha en personlig lagringsyta inom din Teams-app.
Din ”personliga” chattytta hittar du högst upp bland Teamschattarna
Visa/sätt din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern
Ytterligare en ganska ny funktion jag fångat är att du nu direkt när du skapar ett möte eller aktivitet i Teamskalendern kan sätta din status. Ex.
Tillgänglig
Upptagen
Arbetar på annan plats
osv
Du klickar helt enkelt på texten enligt bilden ovan: Visa som: och väljer status.
Du kan även i menyn som följer efter på samma nivå/rad välja Kategori, Svarsalternativ samt om det krävs registrering för mötesdeltagare.
Små enkla tips som kanske kan spara dig några sekunder och minuter per dag. Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…Lycka till!
Att arbeta effektivare blir viktigare och viktigare. Jag hör väldigt ofta kommentarerna, ” Vi har ingen ordning på våra filer”, ”Det tar mycket tid att leta fram mappar och filer nu när vi har så många ställen att lägga dem på”, ” Vi har U: H: K: W: OneDrive, Teams, Sharepoint, Verksamhetssystem osv osv.
Det absolut mest nödvändiga för att minimera många medarbetares ”söktid” efter filer, vilket i stora organisationer kostar 1000-tals kronor om dagen, är att skapa en tydlig fillagringsplan/dokumenthanterings-strategi. Detta är självklart något som alla vet, men vi vet också ofta hur långt det steget är när gemensamma dokumentkataloger är fyllda till bredden med gamla mappar och filer. Man vill inte lägga ned tiden på att sortera och rensa, men tiden blir istället kostsam för medarbetarna att leta. (It´s a work that has to be done!)
Nu tänkte jag inte lösa denna delikata fråga i detta inlägg utan endast visa på en liten funktion inom Microsoft365 som kan spara åtminstone några minuter om dagen för de som till viss del arbetar i Teams och där lagrar filer.
Jag har tidigare skrivit om hur du kan synkronisera filytor från Teams-kanaler till din dators Utforskare, men i detta inlägg tänker jag visa hur du enkelt kan skapa genvägar till Teamskanalernas mappar så att de dyker upp i din OneDrive On-line. Alltså ytterligare en anledning att alltid logga in även via webbgränssnittet i 365 vilket jag ofta trycker på. (www.office.com)
Du gör så här! Se bilden nedan och jag förklara under bilden.
Gå in i det aktuella Teamet och kanalen där du har den aktuella mappen du enkelt vill kunna hitta.
Välj fliken ”Filer”. (Pil 1)
Klicka dig vidare till rätt mapp (den du önskar genvägen till).
När du är i rätt mapp, klickar du på ”Lägg till genväg i OneDrive”. (Pil 2)
När genvägen är skapad ser du bilden som pil 3 pekar på.
När detta är klart har du så klart redan loggat in i Microsoft365 via webben, och där söker du upp appen OneDrive. (Det blå molnet)
När du klickat in dig i OneDrive på webben hittar du genvägen under Mina filer. (Pil 4 och 5)
Från dessa kan då helt enkelt accessa filytorna i Teamskanalerna utan att behöva hoppa mellande oilka teamen. Smart va!
En ytterligare bonus är att när du skapar dessa genvägar från Teams till OneDrive så dyker de även upp som genvägar i OneDrive-appen du har på din mobiltelefon.
Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…
I Teams kan du under varje överliggande Team skapa en mängd underliggande kanaler. Denna struktur bygger man oftast för att kunna särskilja organisationens eller avdelningens olika arbetsytor med inkluderande fillagring, kommunikation, chattar, Plannerytor och mycket annat.
Det kan till exempel handla om att man sätter upp ett Team för en specifik avdelning där standardkanalen ”Allmänt” landar med alla vanliga komponenter. Efter detta kanske man vill ha en separat kanal för projekt där man kan lagra alla tillhörande dokument, presentationer m.m. Man vill kunna separera chatt och kommunikation så att endast de som berörs behöver få kommunikationen o.s.v.
Man kan i en egen kanal skapa separata och avsedda Plannerytor, OneNote-böcker o.s.v. Självklart kan alla medlemmar i Teamet när de önskar, gå in och titta i kanalen, men med tydliga kanaler håller man Teamen strukturerade samt och får bättre koll med hjälp av fler kanaler med tydliga namnsättningar. Det går ju också att som ägare skapa specifika ”taggar” för personer så att alla enklare kan avisera just dem med ett samlingsnamn i chatten.
Nästa steg som faktiskt funnits sedan början av 2020 (vad jag vet) är att i ett Standard-Team kunna skapa underliggande Privata kanaler.
En Privat kanal kan skapas av alla medlemmar om inte ägaren till Teamet stängt av denna möjlighet (rekommenderas). En privat kanal innebär är att den som skapar en sådan, kan bjuda in enskilda medlemmar från överliggande Team och endast dessa kommer ha tillgång till just den ytan. Denna kommer ej heller att nås av övriga ägare om dessa ej blir inbjudna/tillagda av den som skapat kanalen.
Så här gör du!
Klicka först på de tre ”prickarna” till höger om Teamnamnet.
Välj sedan i menyn att Lägga till en ny kanal
När nästa meny/ruta kommer fram väljer du ”Privat – Specifika teammedlemmar har årkomst”
Avslutningsvis väljer du vem/vilka teammedlemmar som skall vara en del av den privata kanalen. Detta brukar jag hoppa över och först efter att jag lagt in dokument/filer, skapat OneNote-anteckningsbok o.s.v.
OBS! Alla de som varit del av den privata kanalen måste om de tas bort från kanalen också rensas bort från åtkomst till OneNote
Fortfarande finns det lite att önska av Privata-kanaler som t.ex. att kunna arbeta via Planner och Stream. Men detta är något Microsoft arbetar på enligt uppgift.
Exempel på nyttor kan till exempel vara ett projekt-Team där externa parter är gäster (deltagare) med åtkomst till projektytor o.s.v. Man kanske då istället för att skapa ett separat Team för intern kommunikation, lagring av budgetfiler, ekonomiska kalkyler, företagsinformation väljer en privat kanal för detta och endast bjuder in exempelvis styrgrupp, marknadsgrupp, ledning, intern projektledare o.s.v.
Ytterligare en idé om nytta jag fick med mig under 2020 då jag åkte runt Sverige och föreläste om Office365 var att skapa ett Team för exempelvis en säljgrupp där Säljchefen är ägare till Teamet och sedan lägger till privata kanaler för varje säljare/medarbetare där hen sköter sina personliga samtal och kommunikation med var och en. Man har en gemensam (1-1) och privat fillagringsyta och gemensam OneNote (1-1) o.s.v. Fördelen med detta är att all info ligger kvar och kan lämnas över om säljledaren/personalansvarig kanske byter jobb och då en ny person får ägaransvaret över Teamet.
Som alla andra funktioner och möjligheter i Microsoft365 är det kreativiteten, nyfikenheten och modet att utmana våra ”gamla” sätt att arbeta som leder oss vidare i utvecklingen.
Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”.
Att vi endast använder 10% av vår hjärna är en långlivad myt som fastnat hos många. Sanningen är den att vi använder endast en liten del av hjärnan för att lösa en enskild uppgift, men olika uppgifter och aktiviteter lägger beslag på olika hjärnregioner, så att hela hjärnan sätts i arbete.
En annan myt är att man blir intelligent, om man läser ett ämne grundligt. Sanningen runt detta är att ämneskunskap är viktig, men man måste känna till andra ämnesområden och förstå sambanden, så att man själv kan dra nya slutsatser och öka sin kunskap. Genom att stärka minnet på olika sätt kan vi förbättra vår intelligens.
En liknelse till dessa myter är det traditionella Officepaketet från Microsoft och vår kunskap i att använda dess ingående komponenter, vilket sedan länge uppskattats till en nivå om 10%. Detta är dock inte en myt utan nu som då i väldigt många fall en sanning.
Denna uppskattning är gammal och enormt mycket nytt har hänt med Officepaketet sedan jag hörde dessa ord. Detta bör innebära att vi idag använder en ännu mindre del av de funktioner som erbjuds och tillkommit, om vi inte fokuserar på att utbilda oss eller ändrar vårt arbetssätt med dessa verktyg, för det är ju generellt en egenskap vi har att vi är relativt nöjda med det vi redan lärt oss och inte alltid tar oss tid att utforska det nya.
Microsoft genomförde redan inför version 2004 en användarförfrågan till ett stort antal företag och användare gällande ”nya” funktioner som önskades i Officepaketet. Hela 90% av de önskemål om funktioner som kom i retur fanns redan i Officepaketet. Användarna hade helt enkelt inte hittat eller letat efter dessa i tidigare versioner.
Sedan ett par år tillbaka har Microsoft Office365 tagit ordentlig fart i Sverige, och företag efter företag, organisation efter organisation flyttar över till denna plattform. För många av de organisationer jag möter är uppfattningen fortfarande att Office365 endast är som att prenumerera på Officepaketet som en molntjänst och i detta erhålla kontinuerliga uppdateringar.
Alltså, verksamheter går ifrån de gamla traditionella boxarna till de nya så populära molnbaserade lösningarna. Och redan i detta så kan man säga att användaren får en mycket bättre lösning där Officepaketet alltid är uppdaterat samt att hela organisationen alltid har samma version. Man slipper fundera på vilka och hur många licenser organisationen har inför en eventuell avstämning som genomförs med regelbundenhet.
Men Office 365 kan ju bli värt så mycket mer! När Office365 presenteras för nya och befintliga verksamheter vill man ju så gärna påvisa alla fördelar, alla möjligheter och alla de funktioner som inkluderas, men det är ju egentligen av föga intresse. Det jag personligen anser vara det viktigaste är att förmedla de värden och de vinster kunden kan erhålla i sin verksamhet, hur verksamheten kan dra nytta av det som finns tillgängligt i linje med sitt sätt att arbeta, eller hur de kan förändra sina processer och sitt sätt att arbeta för att spara både tid och pengar. Detta är självklart inte något man gör över dagen, men med långsiktighet och ett strategiskt arbete där interna arbetsprocesser och metoder genomlyses kan verktygslådan Office365 erbjuda så ofantligt mycket.
Utbildning/introduktion är något som borde vara en självklarhet att genomföra för de organisationer som tar klivet till O365! En utbildningsplan samt framför allt en långsiktig utvecklingsplan där organisationerna över tid själva övertar ansvaret för utveckling, inspiration och utbildning bör vara prioriterat. Att endast genomföra en introduktionsutbildning blir som det berömda “tomteblosset”, det flammar till och blir ljust en stund för att sedan ganska snabbt slockna och glömmas bort. Med verktyg som O365 måste organisationerna ha fackelbärare vars ansvar och intresse är att hålla elden brinnande och ges tid till att ständigt söka nytt bränsle som kan lysa upp tillvaron för alla andra inom organisationen.
De flesta av oss väljer att arbeta på ett gammalt och invant sätt även då vi får dessa nya möjligheter vilket tar massor av onödig tid när det finns verktyg och funktioner som förenklar, underlättar och gör oss effektivare. Genom att lägga lite tid på att lära oss det nya kommer vi att spara ofantliga mängder av just tid, men ändå lägger vi inte tiden på att utbilda oss. Att förvänta sig att alla individer kommer att ta sitt eget “ansvar” för att hålla sig uppdaterade om vilka nya verktyg och funktioner som kontinuerligt inkluderas och kan vara till nytta för verksamheten är en utopi. Vi funkar helt inte så!
Med dagens alla funktioner och Appar som löpande lagts till i O365-sviten (vilket för många är okänt men helt fantastiskt) kan det betyda stora möjligheter nu även för det mindre företaget att dyka djupare i dessa för att stödja och utveckla verksamhetens processer. Det handlar om kommunikation, arbetssätt, metodik, lagring, sökning, delning av information, projekthantering o.s.v. vilket allt ingår i O365. Återigen mängder av verktyg och funktioner som måste omsättas till värden och kunskap efter det att introduktionen är genomförd. Här pratar vi verksamhetsnytta på hög nivå som kan införas om viljan och orken finns att anta utmaningen.
Som verksamhetskonsult måste man självklart axla ansvaret att förstå kundens verksamhet, flöden och utmaningar för att sedan omsätta dessa i konkreta möjligheter med de verktyg som finns tillgängliga.
Ett exempel jag kan ta upp är en representant för ett företag jag träffade för en tid sedan där jag snabbt visade O365 och möjligheter med den verktygslåda som inkluderas. Det handlade då inte om funktioner utan endast om hur deras organisation idag arbetar med kundmöten, rapporteringar, delade dokument, kalenderfunktion med gemensamma kalendrar, avtalshantering, distansmöten och en hel del annat. Denna kundansvarige representant såg direkt att han personligen skulle kunna spara minst 1 ½ timme om dagen på det lilla han såg, plus att företaget i stort skulle kunna få större kontroll på kunddokumentation, avtalshantering och informationsflöden. Otroligt roligt att få denna respons och reaktion.
Ytterligare exempel är där jag i mitt utbildningsprojekt tillsammans med verksamheten arbetade fram en lösning via Microsoft Power Automate utvecklade ett automatiseringsflöde för inkommande leverantörsfakturor, vilket uppskattningsvis skulle ge en besparing i arbetstid om 50-70 timmar per dygn. Denna fantastiska besparing samt att det intellektuella arbetet i stället kan läggas på viktigare saker inom avdelningen.
OBSERVERA!! Detta är endast två av många exempel på effektivisering, ökad kontroll och utveckling av samarbete med hjälp av O365 jag och mina kunder funnit i samband med genomförda utbildningar och utvecklingsprojekt inom digitalisering.
Summeringen av detta inlägg blir att alla de verktyg, funktioner och möjligheter som varje dag finns runt omkring oss och framför våra ögon väljer vi ofta av slentrian bort. De blir presenterade och inköpta, men väldigt få verksamheter drar med automatik nytta av sin nya investering i form av Office365. I detta fall vill jag sticka ut hakan och säga att det inte ens är i närheten av 10% av möjligheterna som används.
Det är då vårt ansvar som verksamhetskonsulter att lära oss förstå kundens verksamhet på djupet, förstå processer och utmaningar för att med denna kunskap kunna stötta, utveckla och erbjuda strategier och långsiktiga planer så att dessa 10% kan ökas och omsättas i ren verksamhetsnytta med hjälp av utbildning och delning av vår kunskap och erfarenheter.
Vi måste stötta och utbilda våra kunder och ibland till och med övertyga dem att ta sig tiden, för att på sikt dela vår övertygelse om det värde många av verktygen i Office365 verkligen kan erbjuda deras verksamhet samt plantera detta så att facklorna hålls brinnande.
