Jag har tidigare försökt skapa värde i mina företagsinlägg på LinkedIn gällande Microsoft 365 som legat mig varmt om hjärtat i drygt 10 år. Från början en prenumerationsvariant av Officepaketet som nu vuxit sig till en otroligt värdeskapande IT-plattform med mängder av värdeskapande möjligheter, appar och funktioner. Tyvärr dock mycket som går under den ”vanliga” användarens radar och dolt för den som inte är så nyfiken och utmanande. Alltså möjligheterna är långt ifrån gömda, men det krävs lite nyfikenhet och framför allt ett engagemang för att verkligen testa och nyttja möjligheterna i sin vardag.
En lite tråkig situation var när jag idag tittade på mina tidigare företagsdelningar via LinkedIn, där jag såg att endast det senaste året ligger kvar och därmed alla tidigare delningar alltså raderats. Detta var iofs en av orsakerna att jag startade denna blogg och min hemsida, för att inte vara beroende av olika plattformars nycker och infall. Jag kommer alltså oftare behöva tagga denna blogg för att följare skall kunna hitta delade tips och trix.
Den här gången tänker jag dela med mig något ohyggligt enkelt som jag ”by evidence” vet att otroligt många M365-användare missar.
Man kan ju tro att detta är en självklarhet iom att M365 just sedan start varit en ”molntjänst” där alla applikationer, all data/information m.m. ligger just i molnet och därmed kan nås via webbläsaren. Alltså facit är helt enkelt via webben då man landar direkt hos Microsoft, inte på Din dator. Där ligger endast en kopia av det du sparar i M365!
Utmaningen kanske inte är att få ”folk” att förstå detta, men steget till att verkligen nöta in beteendet vilket jag tjatar om i föreläsning efter föreläsning (nu en bra bit över 2.000 medverkande) verkar vara otroligt stort. Visst, man vill väl inte göra beteendeförändringar bara för att, men det finns faktiskt stora mervärden för många att hämta i detta beteende att logga in On-line! www.office.com
Nedan kommer jag att lista ett antal fördelar och möjlighet av att befinna sig i denna moln-miljö.
Tillgång till alla applikationer i realtid som Outlook, Teams, Planner, OneDrive m.fl.
Kunna ha fler ”fönster”/sessioner öppna samtidigt i webbläsaren med exempelvis Teamschattar, Team, Filytor osv. utan att behöva växla i appen på datorn. En samkörning med apparna på skrivbordet är självklart en bra möjlighet.
Fler Plannerytor öppna i olika ”fönster”/sessioner i webbläsaren.
Enkelt komma åt Plannerhubben.
Komma åt versionshistoriken i OneDrive samt i Teams filytor.
Nå formulärverktyget Forms
En otroligt bra möjlighet för effektivisering är att du som användare når Sökfältet med Fritext, där du kan söka på vad som helst och framför allt hitta allt du har tillgång till inom M365. Personer, ord i mail, ord i Teamschattar, ord i filer och självklart filnamn. Du kan göra urval om filtyper, datum, namn m.m. m.m. som gör att du hittar din data väldigt mycket enklare och snabbare.
Vilka utmaningar och invändningar har jag då fångat som anledning att ”inte” samtidigt köra M365 i On-lineläge? Jo det är just att det skall bli en ny vana att öppna webbläsaren och logga in, och sedan komma ihåg att det är därifrån jag söker…. Och det är typ det enda av alla de jag visat och förklarat detta för. Hur svårt kan det vara att ändra sin vana om jag nu verkligen förstår att detta kan spara 10 minuter om dagen åt mig? 10 minuter per dag motsvarar ungefär en arbetsvecka per år. Alltså 40 sparade arbetstimmar per år, och det har jag konkreta bevis för från ett snitt från alla de som genomgått mina föreläsningar.
Skall jag uppskatta antalet som idag redan vet att On-line funktionerna finns utifrån mina föreläsningar är det inte fler än 10-20% som har koll på detta. Än färre som vet att dra nytta av dem. Visst, allt är inte bättre On-Line såklart. Exempelvis Officepaketet för skrivbordet och de redigeringsmöjligheter som finns utklassar On-line versionen, men måste man ställa sakerna mot varandra då? Varför inte samexistens där vi använder och nyttjar det bästa av båda världar?
En annan viktig funktion och möjlighet med On-line versionen är ju t.ex. om datorn knasar. Alltså vem har inte råkat ut för att kameran hänger sig, du får inte igång Teams på datorn till mötet, du saknar ett mail som någon skickat osv osv. Ja gå då in On-line istället och starta upp Teams och mötet därifrån istället (bussnabbt), eller dubbelkolla i Outlook On-line så har du löst det akuta problemet. Molnet är Facit, där landar informationen först.
Ja anledningarna till att ”inte” köra On-line versionen parallellt med skrivbordsversionerna finns helt enkelt inte. Visst, några kanske inte får ett brutalt mervärde, men det negativa det finns inte mer än att Du måste vänja dig med någonting nytt!
En helt ny regelstruktur är nu beslutad och träder i kraft 1 januari 2025!
Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö som gällde från och med den 31 mars 2016 reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling.
Föreskrifterna är anpassade till dagens arbetsliv och förtydligar vad arbetsgivare och arbetstagare ska göra inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare har ansvar att bedriva.
Genom dessa föreskrifter upphävdes de tidigare föreskrifterna om Kränkande särbehandling i arbetslivet (AFS 1993:17) och Omvårdnadsarbete i enskilt hem (AFS 1990:18) samt de allmänna råden om Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön (AFS 1980:14).
Absolut inget av mina specialområden, men regler och föreskrifter har det funnits, och nu blir de justerade. Men är det verkligen något som haft betydelse och skapat någon effekt i dagens samhälle och inom dagens allt mer stressade arbetsmiljö?
En liten jämförelse mellan vår hjärna och en bilmotor…
Tänk Dig att Du sitter i en dieselbil och tuffar på tills det är dags att tanka. Väl inne på bensinstationen så åker du fram till pumpen, stoppar in ditt kort och slår din fyrsiffriga kod. Du öppnar tanklocket och väljer det gröna pumphandtaget och fyller upp bilen med E85-bränsle. Här kan Du då om du är lite observant åtgärda misstaget och då inte slå på tändningen. Tillkalla hjälp och se till att pumpa ur det felaktiga bränslet, fyll på med diesel och bilen kan rulla vidare.
Är det så att du inte är observant och börjar köra iväg så kommer bilen inom kort börja bete sig konstigt, knacka kraftigt, gå ryckigt, varningslamporna börjar lysa. Agerar du snabbt även i det läget kan du rädda motorn.
Kör du, trots knackningarna, vidare så stannar bilen av sig själv inom någon kilometer eller två. Men då kan det vara för sent om du har otur. Risken finns att diverse delar har tagit skada. Det innebär i så fall en mycket kostsam reparation, åtskilliga tusenlappar går upp i rök.
Värsta scenariot är om dieselbilen är halvfylld eller mer och du fyller den med 15-20 liter bensin. Då kommer du iväg som vanligt och hinner en bra bit innan motorn börjar småspika. Sedan blir knackningarna värre och värre och till slut blir du tvungen att stanna, om inte annat för att motorn havererar. Men även om du får stopp på bilen innan motorn definitivt ger upp, så är den med all sannolikhet totalt förstörd. Högtryckspump, spridare, kolvar, cylinderlopp, lager, vevaxel, partikelfilter m.m.
Detta vill jag jämföra med en onormalt stressad hjärna, att den just tar stryk om den körs på fel bränsle för länge. Alltså inte lika direkt som en dieselmotor, utan sakta smyger sig ”hackandet” på med fel bränsle. Och vad är då fel bränsle kan man undra…?
Jo, så här är det ju, och alla vet egentligen om det, men likt förbaskat landar vi i den fysiska misshandeln av vår hjärna och då även kropp på grund av olika anledningar. Vi tror kanske att vi När stressen infinner sig bara känner oss jäktade och uppe i varv, men så är det faktiskt inte, det händer faktiskt fysiska grejor i hjärna och kropp som likt en feltankning kan göra att motorn går sämre och tillslut kollapsar.
Långvarig stress kan ge upphov till lågt serotonin, vilket gör att kortisolet inte får signal att släppas ut, samt att östrogenet och sköldkörtelhormonerna blir mer svårtillgängliga för kroppens celler. När serotonin går ner går dopamin upp, vilket kan ge symtom som vallningar, hjärtklappning, lågt kortisol, högt blodsocker, som i sin tur ger högt insulin, vilket i sin tur leder till ökad fettinlagring, framförallt på magen, där sockret lagras i stället för att användas. Detta kan leda till att receptorerna som ska ta emot insulinet blir resistenta och även färre i antalet, vilket i sin tur leder till att glukos får allt svårare att komma in i cellerna och att allt mer insulin insöndras för att försöka få respons i kroppen. Förutom att ett högt insulin bidrar till ökad fettinlagring så bidrar det även till att androgena hormoner ökar, såsom DHEA och testosteron. O.s.v. o.s.v. o.s.v….. Tillslut, oreparerbar kollaps. Ja, så är det faktiskt, vi går sönder även vi, och då är det inte lika enkelt som att ”bara” byta motor.
Varför väljer då så många att bara ignorera feltankningarna, varför väljer vi som arbetsgivare att inte stanna upp våra anställda och regelbundet diskutera situationen och status för att motverka kollapsen av kroppens ” Högtryckspump, spridare, kolvar, cylinderlopp, lager, vevaxel, partikelfilter m.m.”? Det finns ju till och med föreskrifter och regler för detta!
Svaret kanske är … Vi uppfattar/ser det helt enkelt inte som den akuta skada som sker i en feltankad bil där lampor lyser och bilen hackar utan vi accepterar och anpassar oss till rådande omständigheter. Vi ”tänker” inte klart och vår hjärna slår bort de ”galna” tankarna om hur sköra vi är och kliver istället in i ett autopilotläge motsvarande de gamla Kamikaze-piloterna. All ära till olika behandlingsmetoder som finns och all respekt för dessa, men faktum är att majoriteten av individer och organisationer idag känns som sädesfält som inväntar skörden, där majoriteten behandlas först efter att de eller har passerats av slåttermaskinen.
Det finns ju faktiskt arbetsplatser där man avsiktligt kapar ned organisationen bit för bit för att effektivisera och spara pengar, utan att egentligen ha någon konkret handlingsplan för hur och vad den personal som stannar kvar skall kunna hantera sin fortsatta arbetssituation. Sannolikt väljer även många tidigare lojala och engagerade kollegor att lämna sina tjänster och söka sig vidare i situationer som detta. En arbetssituation för de som blir kvar vilka har minst lika stora krav på sig vad som skall utföras med färre resurser, och med största sannolikhet inbyggda känslor med en hög nivå av frustration, uppgivenhet och oro, där såklart negativ stress blir konsekvensen.
Vågar vi öppna upp oss och dela våra erfarenheter runt detta viktiga ämne, kan vi hjälpa varandra att hålla motorn igång eller få hjälp att inse när det är dags att byta bränsle. Bara att prata om hur vi mår eller hur vi känner oss kan minska stressen inom oss så att hälsosammare signalsubstanser skapas i kroppen och knoppen.
Jag är intresserad av att höra om det finns exempel på hur Ni själva som individ eller i Er organisation jobbat/jobbar just med rådande klimat för att hantera den stress som nu mer och mer är en regel än ett undantag på marknaden med de besparingsmål, lönsamhetsmål, tillväxtmål och effektiviseringsmål som är synonymt i vår del av världen. I vilken utsträckning har det sedan mars 2016 inletts systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2015:4 för att förbättra organisatorisk och social arbetsmiljö i din verksamhet? Vilka konkreta åtgärder kan du dela med dig för att rörelsen skall vara framåtriktad och sund? Eller är det endast en ”pappersprodukt”?
Finns det exempel på sunda organisationer där man verkligen arbetar proaktivt med att motverka stress och negativ påverkan på medarbetare och ledning, där man verkligen gör sitt yttersta för att frigöra tid? Organisationer där man tittar på arbetsmetodik och tidstjuvar som dränerar medarbetarnas förutsättningar att hinna med allt det man ska under rimliga förhållanden? Har vi några bra exempel på innovativa och välmående organisationer som på riktigt förstår sammanhanget om att en välmående organisation baseras på ett sunt och motiverat medarbetarskap med ett antal avgörande komponenter som:
Grundläggande psykologiska behov: Enligt Self-Determination Theory (SDT) är tre grundläggande psykologiska behov avgörande för motivation (När dessa behov tillfredsställs, ökar medarbetarnas inre motivation):
autonomi
kompetens
samhörighet.
Organisatoriska värderingar: När medarbetarna känner att deras personliga värderingar stämmer överens med organisationens värderingar, ökar deras motivation.
Tydliga mål: Att ha tydliga mål som medarbetarna själva har varit med och satt upp kan öka motivationen. Det ger en känsla av delaktighet och ansvar.
Arbetets natur: Om medarbetarna finner sitt arbete meningsfullt och utmanande, är man otroligt mycket mer benägen att vara motiverad.
Uppmärksamhet och erkännande: Att få uppmärksamhet och erkännande för sitt arbete är viktigt. Det kan vara i form av feedback, beröm eller andra former av erkännande.
Gemenskap och sociala relationer: En stark känsla av gemenskap och goda sociala relationer på arbetsplatsen kan också öka motivationen. Att känna tillhörighet och stöd från kollegor är viktigt.
Ekonomisk belöning: Även om inre motivation är viktigast, spelar ekonomisk belöning också en roll. En rättvis och konkurrenskraftig lön kan bidra till att motivera medarbetarna.
Jag önskar med detta Er alla en riktigt bra arbetsvecka med god tid för återhämtning, då återhämtning är en av de viktigaste parametrarna att tillsätta för att hantera och klara av stressen.
I en värld som ständigt förändras och accelererar i en takt som få kan föreställa sig, står vi inför ett av de mest avgörande skiftena i arbetslivet någonsin. Frågan som reser sig är: Är vi på väg i rätt riktning när allt fler människor idag arbetar på distans? Svaret är inte enkelt och kräver en noggrann granskning av de komplexa faktorer som formar vår arbetsmiljö och hur möjligheterna till distansarbete förändrar vår syn på arbetsmiljön.
Digitaliseringsutvecklingen/-tekniken är i ett läge nu där ordet ”Warpar” kan vara aktuellt (att böja rumstiden möjliggör farter snabbare än ljushastighet.. enl Star Trek), där vi nu helt klart transformerat hur vi arbetar och kommunicerar. Begreppet ”Digifysiskt” är nu det nya normala, en fusion mellan den digitala och fysiska arbetsvärlden. Hybridarbetsplatser som erbjuder säkra molnbaserade lösningar blir allt mer avgörande för att möta de krav som den nya verkligheten ställer.
Men med den digitala utvecklingen kommer också en ökad stress över att hålla jämna steg med tekniksprång och de ständigt ökande kraven på nya färdigheter och verktyg. Vi står inför en framtid där många yrken kommer att försvinna till följd av denna utveckling, och arbetsmetoder måste anpassas för att överleva.
Den exponentiella utvecklingen är en nyckelfaktor som vi inte längre kan bortse ifrån. Vår förmåga att förutse och förstå dessa förändringar halkar ofta efter i en värld av exponentiella framsteg, vilket skapar en klyfta mellan den värld vi lever i och vår förmåga att navigera den. Våra hjärnor är vanligtvis bäst på att hantera linjär utveckling och förändring. Vi har t.ex. väldigt enkelt att beräkna/uppfatta hur långt vi kommer om vi tar 30 stycken meterlånga kliv, till skillnad mot om vi för varje kliv dubblar steglängden. Hur långt kommer vi då på 30 steg? Räkna på den du..!
Spaningen från mig i texten nedan handlar om just vårt stora behov av att träffas live, människa mot människa, grupp och team för att utveckla vår gemensamma kreativitet och innovation i tider där vi kanske upplever mer stress än någonsin på grund av den warpande utveckling vi befinner oss i. Där stress, jäkt och inkommande flöde minskar våra hjärnors förutsättningar att vara kreativa och innovativa. Där vi då kanske upplever att vi mår lite bättre, blir lite mer produktiva när vi kryper in i vår lugna miljö hemma, samt att vi också känner att vi kan hantera våra vardagsbestyr lite enklare när vi redan är på plats. Men samtidigt för att hantera alla dessa utmaningar och möta den warpande utvecklingen, ser jag otroligt stora behov för oss att träffas ”på riktigt” för att skapa bättre förutsättningar för oss alla att ifrågasätta våra beteenden, utbyta idéer och tankar som gör att vi kan jobba smartare, effektivare och framför allt tillföra varandra förutsättningar så att de viktiga substanserna Noradrenalin, Seretonin, Dopamin och Endorfiner kan utsöndras inom oss. För det är faktiskt det som händer oftare när vi möts live och umgås med varandra ”på riktigt”.
Fördelar med Distansarbete
Fördelarna med distansarbete är många. Anställda har möjlighet att undvika långa pendlingstider och skapa en bättre balans mellan arbete och fritid. Arbetsgivare kan dra nytta av ökad produktivitet och en bredare talangpool. Distansarbete ger anställda möjlighet att skapa en arbetsmiljö som passar dem bäst, vilket i sin tur leder till ökad autonomi.
En viktig aspekt av distansarbete är den flexibilitet det erbjuder anställda. Att kunna anpassa arbetsscheman och arbetsplatser efter individuella behov har visat sig vara en framgångsfaktor. Anställda kan bättre hantera sitt arbetsliv i linje med personliga förpliktelser och intressen. Detta leder i slutändan till nöjdare och mer engagerade medarbetare.
Distansarbetet har blivit en tydlig trend. Enligt statistik jag funnit på nätet arbetar 70 % av heltidsanställda på distans åtminstone en gång i veckan, och distansarbetare har visat sig vara 13 % mer produktiva än de på kontoret. Detta ökande intresse för distansarbete stärks av att 35 % av arbetstagarna känner sig kapabla att arbeta hemifrån på heltid, och 23 % på deltid. Endast 11 % föredrar att arbeta på plats.
En intressant observation är att 58 % av de anställda säger att de är villiga att arbeta på distans, och 74 % skulle vilja se permanenta alternativ för att arbeta hemifrån i sina nuvarande jobb. (OBS! Jag har ingen källa till detta bifogat) Arbetsgivare börjar inse detta och måste anpassa sig för att locka och behålla talanger. De som inte erbjuder virtuella arbetsalternativ kan vara tvungna att höja sina löner för att konkurrera.
Utmaningar med Distansarbete
Samtidigt står distansarbetare inför utmaningar som isolering och överanvändning av digitala kommunikationsverktyg. Isolering kan vara ett hinder för distansarbetare, och att hantera detta kräver en medveten insats. Arbetsgivare måste främja social interaktion och skapa virtuella möjligheter för medarbetare att ansluta på ett mänskligt plan.
Överanvändning av digitala verktyg kan leda till stress och trötthet. Det är viktigt att skapa tydliga gränser mellan arbete och fritid. Att uppmuntra anställda att ta regelbundna pauser och strukturera sina arbetsdagar på ett hälsosamt sätt är avgörande.
Trots fördelarna med distansarbete är det otroligt viktigt att komma ihåg att vi behöver kontoret. Kreativitet och förändringskultur är avgörande för organisationers framgång, och dessa föds inte när man sitter ensam. Mötet med andra människor och reflektionerna som följer är fortfarande en central del av att skapa och utveckla idéer.
Hybrid Arbetsmodeller
Hybrid arbetsmodeller blir allt vanligare och erbjuder anställda möjlighet att dra nytta av både distansarbete och arbete på plats. Arbetsgivare bör investera i teknik och utformning av arbetsplatser som stödjer hybridarbete.
Denna flexibilitet ger anställda möjlighet att välja den arbetsplats och arbetsform som passar bäst för deras arbetsuppgifter. Det kan inkludera att arbeta hemifrån, på ett närliggande kafé, eller på företagets kontor. Den här smidigheten har potential att förbättra arbetslivskvaliteten avsevärt.
Framtidens arbetsplatser måste därför vara så attraktiva att människor aktivt väljer att åka till kontoret för att arbeta och mötas. Tråkiga och onödiga möten bör undvikas när vi befinner oss på plats, och tekniken måste underlätta snarare än hindra samarbete. Samtidigt måste ledningen vara coachande och ha förtroende för sina medarbetare, oavsett om de arbetar på plats eller på distans.
Teknologins framsteg har varit en nyckelfaktor för framväxten av distansarbete. Molntjänster, digitala verktyg och kommunikationsplattformar har gjort det möjligt för anställda att samarbeta och utföra arbete på distans.
Förutom att underlätta kommunikation och samarbete, har teknologin också möjliggjort bättre uppkoppling mellan distansarbetare och företaget. Detta inkluderar möjligheten att delta i virtuella möten och ha tillgång till centrala system och data från olika platser.
Anpassning och Uppskattningsbarhet
Anställda bör ha möjlighet att forma sitt arbete och känna att deras insatser uppskattas. Flexibilitet i arbetsmetoder och arbetsmiljö skapar en positiv arbetskultur. Arbetsgivare bör uppmuntra medarbetare att ta initiativ och känna att de har en röst i hur de utför sitt arbete.
Uppskattning av prestationer är avgörande för att bibehålla motivation och engagemang hos anställda, oavsett om de arbetar på distans eller på plats. Att skapa en kultur där insatser belönas och erkänns är viktig för att behålla en stark arbetsstyrka.
Förändringskultur
Exponentiell utveckling gör att ”förändringskulturen” blir allt viktigare i våra verksamheter. Den digitala utvecklingen har gett oss möjligheten att arbeta var som helst och när som helst, men vi får inte glömma att vi behöver mötas för att skapa och utveckla. Det är denna balans mellan teknik och mänsklig kreativitet som kommer att forma arbetslivet framöver.
Förändringskultur har blivit en central del av organisationer som vill överleva i den exponentiella utvecklingen. Organisationer måste vara flexibla och anpassningsbara för att möta de utmaningar som den exponentiella utvecklingen medför.
För att anamma en förändringskultur måste organisationer främja öppen kommunikation, utforska nya arbetsmetoder och uppmuntra till lärande och utveckling. Att vara beredd att ompröva etablerade arbetssätt är kritiskt för att vara konkurrenskraftig i den snabbt utvecklande arbetsmiljön.
Arbetsgivarens Roll
Arbetsgivare har en avgörande roll i att stödja sina anställda, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Det är arbetsgivarens ansvar att skapa en arbetsmiljö där anställda trivs och är produktiva oavsett arbetsplats.
Detta inkluderar att investera i teknik och verktyg som gör det möjligt för anställda att arbeta effektivt oavsett var de befinner sig. Dessutom bör arbetsgivare främja en kultur av stöd och uppmuntran för att stödja medarbetarnas välbefinnande.
I en värld av exponentiell utveckling är det tydligt att arbetsplatsen förändras snabbt. Balansen mellan teknologi och mänsklig kreativitet är nyckeln till framgång. Framtidens arbetsplats måste vara en plats där teknik, kultur och individuella behov smälter samman för att skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö. Det är en plats där anställda kan trivas och växa, oavsett om de väljer att arbeta på distans eller på plats.
Arbetsledningens roll kommer att behöva förändras till att vara mer coachande och ge medarbetarna större autonomi. Detta främjar ett ökat engagemang och självstyrande hos anställda.
Slutsatser och Framtidsperspektiv
I en värld av exponentiell utveckling är det tydligt att arbetsplatsen förändras snabbt. Att balansera den mänskliga kreativiteten med den digitala utvecklingen är nyckeln till framgång. Framtidens arbetsplats kommer att vara en plats där teknik, kultur och individuella behov smälter samman för att skapa en produktiv och trivsam arbetsmiljö. De framtida medarbetarna nedan måste ges förutsättningar att uppleva samma glädje och inspiration som de visar på bilden, hos sin framtida arbetsgivare och på sin framtida arbetsplats!
Har du någonsin känt dig frustrerad över hur svårt det kan vara att förmedla dina tankar och känslor i digitala samtal? Jag menar, vi har alla varit där – skickat ett e-postmeddelande eller ett snabbt chatt-meddelande och sedan fått en helt annan reaktion än vad vi förväntade oss, trots att jag uppfattade mig själva som övertydlig.
Digital kommunikation är fantastiskt på många sätt, men det kan också leda till en hel del missförstånd och förvirring.
I den moderna arbetsmiljön har digitala verktyg, som e-post, Teams och chattprogram, revolutionerat vårt sätt att kommunicera. Men med fördelarna kommer också utmaningar. Bristen på icke-verbal kommunikation i digitala sammanhang har gett upphov till ökad risk för missförstånd och otydligheter i våra budskap.
Jag tänkte i denna artikel belysa hur vi kan förbättra vår kommunikation och undvika fallgroparna som kan uppstå när vi förlitar oss för mycket på skriftliga textmeddelanden.
Min upplevelse är att vi många gånger idag av olika anledningar väljer bort ”pratsamtalet” till förmån för den digitala kommunikationen via text. Varför vi till så stor del gått över till textbaserad kommunikation, det kan man ju undra? Tror vi att vi är effektivare och spar tid, eller känner vi att vi inte har kontroll på samtalet när vi talar med varandra…?
”Många gånger upplever jag att problem, utmaningar och misstolkningar far runt i mailtrådar/chattrådar av ren slentrian, och blir kvar där studsandes istället för att ”någon” lyfter luren och via ett röstsamtal eller fysiskt möte löser ”problemet” på bråkdelen av tiden. Jag ringer själv ofta upp de som behöver svar eller lösning när mail eller ärende kommer mig tillhanda, och oftast förstår jag bättre och snabbare vad som önskas, vad som är bakomliggande och sedan löser vi problemen eller frågan blixtsnabbt. Och vet du, de jag ringer upp blir oftast otroligt glada att få det personliga samtalet…”
Varför är det så svårt att förstå varandra?
Det visar sig att när vi kommunicerar digitalt, går en stor del av den känslomässiga kontakten förlorad. Du vet, det där som händer i ansikte mot ansikte-samtal när du kan se ditt sällskaps ögon glittra när de är glada eller kroppsspråket som avslöjar om de är entusiastiska eller oroliga. När man pratar via ljudsamtal hör vi åtminstone den andres röst, ton och pauser m.m. I digitala samtal blir vi utan dessa viktiga ledtrådar, vilket kan göra att meddelanden lätt misstolkas. Att kommunicera med kropp och ord så att andra förstå är redan det otroligt komplicerat, trots att vi kanske tror att vi är mästare på att behärska det. Men att kommunicera i text så att andra direkt förstår oss, det är en helt annan division.
Är det verkligen så allvarligt?
Jag lovar att det är så allvarligt!
När jag för ett antal år sedan certifierade mig inom NLP (Neurolingvistisk programmering, vilket är ett pseudovetenskapligt angreppssätt för kommunikation och personlig utveckling), djuplodade jag i mina kunskaper om hur vi kommunicerar med kropp, ord, ton, talhastighet, m.m. Jag blev då än mer medveten om hur viktigt det är att medvetet vara insatt i detta för att ”på riktigt” kunna kommunicera med andra, både som sändare och mottagare. Ofta går vi på magkänsla och intuition vilket funkar väldigt långt så klart, men när man verkligen förstår effekterna av de små och fina justeringarna, frågorna, intresset, kroppshållning, pauser, hastighet osv, ja då lovar jag att det också ger effekt i den dubbelriktade kommunikationen.
Forskning visar att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårt att förstå vår ton och intentioner. Det leder till att våra meddelanden ofta tolkas på helt olika sätt än vi tänkte. Inte kul, eller hur?
1. Bristande icke-verbal kommunikation: I ansikte mot ansikte-samtal utgör icke-verbal kommunikation upp till 93% av vår totala kommunikation. När vi kommunicerar digitalt, går den rika kontexten av tonfall, kroppsspråk och ansiktsuttryck förlorad. Detta leder till missförstånd och tolkningsfel.
2. Forskning om digital kommunikation: Studier har visat att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårigheter att korrekt bedöma avsändarens intentioner och känslor. Detta kan leda till att meddelanden misstolkas eller att avsändarens intentioner går förlorade.
3. Överskattning av kommunikationsförmåga: Medarbetare som kommunicerar via e-post tenderar att överskatta sin förmåga att kommunicera tydligt och korrekt. Bristen på icke-verbal feedback kan göra det svårt för avsändaren att upptäcka eventuella brister i kommunikationen och därmed öka risken för missförstånd.
4. Emotikon-misstolkningar: Användandet av emotikoner (smileys) kan också leda till missförstånd. Mottagare tolkar ibland emotikoner på ett annat sätt än avsändaren avsett. Detta kan leda till förvirring kring avsändarens känslor eller avsikter.
5. Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.
Så vad kan vi göra åt det?
Ingen panik! Det finns sätt att förbättra vår digitala kommunikation och minska risken för missförstånd:
Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.
Var tydlig och kortfattad. Försök att vara så tydlig som möjligt i dina meddelanden. Korta och koncisa meddelanden minskar risken för tolkningsfel.
Tänk på din ”ton”. Eftersom mottagaren inte kan höra ditt röstläge, var extra noga med hur du uttrycker dig. Läs igenom ditt meddelande och försök sätta dig i mottagarens skor – skulle du kunna misstolka det?
Skicka inte mail när du är irriterad eller upprörd! Vänta då hellre tills du lugnat ned dig och kan vara lite mer nyanserad i din text, för irritation eller ilska är något som väldigt ofta uppfattas eller tolkas i ett digitalt meddelande.
Gör inte överdrivet med emojis. Emojis kan vara jätteroliga och användbara för att visa känslor, men överanvändning kan få ditt meddelande att verka oprofessionellt. Använd dem sparsamt och tänk på hur de kan uppfattas av mottagaren.
Balansera digitalt och personligt. Ibland är det bäst att välja personliga möten eller ett telefonsamtal för att undvika missförstånd och bygga starkare relationer.
Sist men inte minst…
Kom ihåg att alla är mänskliga, och missförstånd händer oss alla. Genom att vara medveten om dessa utmaningar och vara öppen för att klargöra om något känns oklart, kan vi stärka vår kommunikation och bygga bättre samarbete och förståelse.
Låt oss tillsammans göra vår kommunikation ännu bättre! Genom att vara medvetna om bristen på icke-verbal kommunikation och aktivt arbeta för att förbättra vår skriftliga kommunikationsstil, kan vi undvika missförstånd och bygga starkare band med våra kollegor och kunder.
Och Du! Om du känner att en ”tråd” går för långt, att du inte förstår vad motparten menar, eller att du inte gör dig förstådd… ”Lyft” luren eller klicka på samtalsikonen i Teams, Zoom, Meet, WhatsApp och ring upp den andra. Var lite ”Oldschool” och prata med varandra, så löser ni säkert utmaningarna tillsammans otroligt mycket snabbare 😉
Dags att kommunicera smartare, inte hårdare!
Tack för att ni läste mina tankar om digital kommunikation. Dela gärna era egna tips och erfarenheter via kommentarer i LinkedIn-inlägget. Låt oss tillsammans hjälpa varandra att bli bättre på att kommunicera i den digitala eran!
Att automatisera sin vardag blir allt viktigare i dagens samhälle. År 2020 fick jag för första gången möjlighet att använda verktyget ”Flow”, som nu heter Power Automate. En medarbetare hos min dåvarande kund bad mig om hjälp att automatisera ett tidskrävande manuellt arbetsflöde kring leverantörsfakturor. Efter några dagars klurande och testande skapade jag ett flöde som fungerade. Det visade sig att detta flöde skapade en besparing på 1,5-2 MSEK per år i arbetstid för avdelningen!
Power Automate Essential Training
Efter den första erfarenheten med automatisering hann jag tyvärr inte utforska Power Automate mer. Men nyligen genomförde jag kursen ”Microsoft Power Automate Essential Training” av Bill Kulterman. Kursen var introducerande, uppdaterande och gav mig en bra förståelse för verktyget. Den genererade även idéer om hur Power Automate kan skapa värde. Även om det var en grundläggande kurs var den ytterst nyttig.
Tanken, viljan och innovationskraften
Verktyget i sig är inte det viktigaste när det kommer till automatisering, utan det är tanken, viljan och innovationskraften som gör att vi kan skapa förändring och automatisera manuella processer. Utan dessa parametrar blir verktyget ganska begränsat.
Förändrade förutsättningar i dagens arbetsliv
I dagens arbetsliv är förutsättningarna annorlunda än förr. Vi förväntas göra mer med färre resurser, vilket ofta leder till stress om inte rätt förutsättningar finns. Här kommer verktyg som Power Automate in i bilden. Genom att effektivisera och automatisera vår vardag kan vi skapa bättre kontroll och minska stressnivåerna.
Tänk dig en organisation med 1500 anställda, där varje anställd kan spara endast 5 minuter om dagen genom att använda digitala verktyg som Power Automate. Det kan tyckas vara en liten tidsbesparing, men om vi summerar det över ett helt år blir det en imponerande summa. Totalt kan organisationen ”spara” motsvarande 28.750 timmar, vilket motsvarar 13.500.000 kronor per år i arbetstid! Det är en enorm resursbesparing som kan omfördelas till mer värdeskapande uppgifter och öka produktiviteten ytterligare.
Öppna verktygslådan för effektivisering och automatisering
Om vi har verktygen i vår låda som kan hjälpa oss att effektivisera och automatisera vår vardag, varför använder vi dem då inte? Genom att använda verktyg som Power Automate kan vi frigöra tid och skapa bättre förutsättningar för att fokusera på det som verkligen betyder något.
Tänk bara på den enorma potentiella tidsbesparingen inom en organisation med 1500 anställda! Det är inte bara en individuell vinst, utan det kan också ha en betydande inverkan på hela organisationens produktivitet och framgång.
Genom att utforska och använda digitala verktyg som Power Automate kan vi dra nytta av den kollektiva kraften av effektivisering och automatisering. Varje minut sparad är en minut som kan investeras i att göra verklig skillnad. Så varför inte öppna verktygslådan och upptäcka de otroliga möjligheter som digitalisering kan erbjuda oss?
Ibland kan rädsla för förändring vara ett hinder, men det är viktigt att våga öppna lådan och utforska möjligheterna.
Verktygslådan för digitalisering
För mig består verktygslådan ofta av Microsoft 365. Genom att kontinuerligt lära mig hur de olika verktygen fungerar och kan användas, kan jag koppla ihop dem med verksamheters behov och arbetssätt. Verktygen i sig är värdefulla, men det är förståelsen för hur de kan användas för att skapa värde som verkligen gör skillnad. Dessutom kan verktygen generera idéer om saker vi tidigare inte ens tänkt på. Vår hjärna behöver input för att skapa nya tankar och idéer, vilket i sin tur leder till kreativitet, innovation och utveckling.
Effektivisering, automatisering och innovation
Jag sammanfattar digitalisering med tre ledord: effektivisering, automatisering och innovation. Genom att utnyttja digitala verktyg som Power Automate kan vi utveckla och förenkla våra verksamheter. Genom att samarbeta, effektivisera och få bättre kontroll kan vi skapa en mer produktiv och meningsfull vardag.
Avslutning
Med Power Automate och liknande verktyg kan vi automatisera våra vardagliga arbetsflöden för att frigöra tid och resurser. Både små och stora automatiseringsvinster kan skapa värde på kort och lång sikt. Tänk bara på den stora besparingen inom en organisation med 1500 anställda, där varje individ kan spara 5 minuter om dagen. Det kan vara skillnaden mellan att vara fångad i rutinmässiga uppgifter och att vara fri att fokusera på att skapa verklig nytta och innovation. Ta steget och öppna verktygslådan för att utforska nya möjligheter till effektivisering, automatisering och innovation.
För ett par år sedan när Teams tog fart som samarbetsplattform och kommunikationsplattform i samband med pandemiutbrottet, och i samband med att jag höll galet många kurser inom Office 365 land och rike runt, informerade jag om en riktigt bra funktion i Teams. Idag kanske ingen kioskvältare då väldigt många nu kommit igång på riktigt med att använda Teams i vardagen och nyttjar en del av dess funktioner. Men)!) ibland är det de enkla sakerna som ligger mitt framför ögonen som man missar.
Den ”lilla” kioskvältaren var då att nyttja den lilla ”klockan” högst upp i vänstra hörnet som står för Aviseringar/Feed. (se bild)
Klickar man på klockan kommer man in i sina Aviseringar där det dyker upp information om andra personer omnämnt dig, taggat dig, dina missade samtal och mycket annat.
Det som för en tid sedan kommit är möjligheten att klicka på den ”slide-lock” som nu finns presenterad för att endast fånga alla olästa ”Feeds” som du inte uppmärksammat. Du kan också klicka i en redan läst avisering (på de tre prickarna) och markerar den som oläst, för att sedan komma ihåg den och lättare hitta den bland olästa Aviseringar/Feeds.
Utmaningen är i detta som allt annat att man måste lära sig ett nytt sätt att arbeta och få in det i ryggmärgen att nyttja dessa nya smidiga funktioner. Inte en självklarhet har jag märkt.
Chatta med Dig själv i Teams
Det har också skapats en möjlighet att skicka saker till sig själv i Teams som exempelvis utkast, filer m.m. Helt enkelt ett ställe där du enkelt inom Teams sedan kan hitta saker motsvarande det jag vet att många gjort tidigare i Outlook. Man mejlar sig själv! Här kan du hålla ihop det samt ha en personlig lagringsyta inom din Teams-app.
Din ”personliga” chattytta hittar du högst upp bland Teamschattarna
Visa/sätt din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern
Ytterligare en ganska ny funktion jag fångat är att du nu direkt när du skapar ett möte eller aktivitet i Teamskalendern kan sätta din status. Ex.
Tillgänglig
Upptagen
Arbetar på annan plats
osv
Du klickar helt enkelt på texten enligt bilden ovan: Visa som: och väljer status.
Du kan även i menyn som följer efter på samma nivå/rad välja Kategori, Svarsalternativ samt om det krävs registrering för mötesdeltagare.
Små enkla tips som kanske kan spara dig några sekunder och minuter per dag. Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…Lycka till!
Att arbeta effektivare blir viktigare och viktigare. Jag hör väldigt ofta kommentarerna, ” Vi har ingen ordning på våra filer”, ”Det tar mycket tid att leta fram mappar och filer nu när vi har så många ställen att lägga dem på”, ” Vi har U: H: K: W: OneDrive, Teams, Sharepoint, Verksamhetssystem osv osv.
Det absolut mest nödvändiga för att minimera många medarbetares ”söktid” efter filer, vilket i stora organisationer kostar 1000-tals kronor om dagen, är att skapa en tydlig fillagringsplan/dokumenthanterings-strategi. Detta är självklart något som alla vet, men vi vet också ofta hur långt det steget är när gemensamma dokumentkataloger är fyllda till bredden med gamla mappar och filer. Man vill inte lägga ned tiden på att sortera och rensa, men tiden blir istället kostsam för medarbetarna att leta. (It´s a work that has to be done!)
Nu tänkte jag inte lösa denna delikata fråga i detta inlägg utan endast visa på en liten funktion inom Microsoft365 som kan spara åtminstone några minuter om dagen för de som till viss del arbetar i Teams och där lagrar filer.
Jag har tidigare skrivit om hur du kan synkronisera filytor från Teams-kanaler till din dators Utforskare, men i detta inlägg tänker jag visa hur du enkelt kan skapa genvägar till Teamskanalernas mappar så att de dyker upp i din OneDrive On-line. Alltså ytterligare en anledning att alltid logga in även via webbgränssnittet i 365 vilket jag ofta trycker på. (www.office.com)
Du gör så här! Se bilden nedan och jag förklara under bilden.
Gå in i det aktuella Teamet och kanalen där du har den aktuella mappen du enkelt vill kunna hitta.
Välj fliken ”Filer”. (Pil 1)
Klicka dig vidare till rätt mapp (den du önskar genvägen till).
När du är i rätt mapp, klickar du på ”Lägg till genväg i OneDrive”. (Pil 2)
När genvägen är skapad ser du bilden som pil 3 pekar på.
När detta är klart har du så klart redan loggat in i Microsoft365 via webben, och där söker du upp appen OneDrive. (Det blå molnet)
När du klickat in dig i OneDrive på webben hittar du genvägen under Mina filer. (Pil 4 och 5)
Från dessa kan då helt enkelt accessa filytorna i Teamskanalerna utan att behöva hoppa mellande oilka teamen. Smart va!
En ytterligare bonus är att när du skapar dessa genvägar från Teams till OneDrive så dyker de även upp som genvägar i OneDrive-appen du har på din mobiltelefon.
Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…
I Teams kan du under varje överliggande Team skapa en mängd underliggande kanaler. Denna struktur bygger man oftast för att kunna särskilja organisationens eller avdelningens olika arbetsytor med inkluderande fillagring, kommunikation, chattar, Plannerytor och mycket annat.
Det kan till exempel handla om att man sätter upp ett Team för en specifik avdelning där standardkanalen ”Allmänt” landar med alla vanliga komponenter. Efter detta kanske man vill ha en separat kanal för projekt där man kan lagra alla tillhörande dokument, presentationer m.m. Man vill kunna separera chatt och kommunikation så att endast de som berörs behöver få kommunikationen o.s.v.
Man kan i en egen kanal skapa separata och avsedda Plannerytor, OneNote-böcker o.s.v. Självklart kan alla medlemmar i Teamet när de önskar, gå in och titta i kanalen, men med tydliga kanaler håller man Teamen strukturerade samt och får bättre koll med hjälp av fler kanaler med tydliga namnsättningar. Det går ju också att som ägare skapa specifika ”taggar” för personer så att alla enklare kan avisera just dem med ett samlingsnamn i chatten.
Nästa steg som faktiskt funnits sedan början av 2020 (vad jag vet) är att i ett Standard-Team kunna skapa underliggande Privata kanaler.
En Privat kanal kan skapas av alla medlemmar om inte ägaren till Teamet stängt av denna möjlighet (rekommenderas). En privat kanal innebär är att den som skapar en sådan, kan bjuda in enskilda medlemmar från överliggande Team och endast dessa kommer ha tillgång till just den ytan. Denna kommer ej heller att nås av övriga ägare om dessa ej blir inbjudna/tillagda av den som skapat kanalen.
Så här gör du!
Klicka först på de tre ”prickarna” till höger om Teamnamnet.
Välj sedan i menyn att Lägga till en ny kanal
När nästa meny/ruta kommer fram väljer du ”Privat – Specifika teammedlemmar har årkomst”
Avslutningsvis väljer du vem/vilka teammedlemmar som skall vara en del av den privata kanalen. Detta brukar jag hoppa över och först efter att jag lagt in dokument/filer, skapat OneNote-anteckningsbok o.s.v.
OBS! Alla de som varit del av den privata kanalen måste om de tas bort från kanalen också rensas bort från åtkomst till OneNote
Fortfarande finns det lite att önska av Privata-kanaler som t.ex. att kunna arbeta via Planner och Stream. Men detta är något Microsoft arbetar på enligt uppgift.
Exempel på nyttor kan till exempel vara ett projekt-Team där externa parter är gäster (deltagare) med åtkomst till projektytor o.s.v. Man kanske då istället för att skapa ett separat Team för intern kommunikation, lagring av budgetfiler, ekonomiska kalkyler, företagsinformation väljer en privat kanal för detta och endast bjuder in exempelvis styrgrupp, marknadsgrupp, ledning, intern projektledare o.s.v.
Ytterligare en idé om nytta jag fick med mig under 2020 då jag åkte runt Sverige och föreläste om Office365 var att skapa ett Team för exempelvis en säljgrupp där Säljchefen är ägare till Teamet och sedan lägger till privata kanaler för varje säljare/medarbetare där hen sköter sina personliga samtal och kommunikation med var och en. Man har en gemensam (1-1) och privat fillagringsyta och gemensam OneNote (1-1) o.s.v. Fördelen med detta är att all info ligger kvar och kan lämnas över om säljledaren/personalansvarig kanske byter jobb och då en ny person får ägaransvaret över Teamet.
Som alla andra funktioner och möjligheter i Microsoft365 är det kreativiteten, nyfikenheten och modet att utmana våra ”gamla” sätt att arbeta som leder oss vidare i utvecklingen.
Lycka till och som jag alltid säger, ”Hör av Dig eller följ DAST Partner på LinkedIn om du få mer inspiration och idéer runt Microsoft365”.
Påminner här om en funktion/inställning i Teams som ej är ny men ändå mycket användbar. Inställningen gör att du kan bli aviserad när dina favorit kollegor/kontakter kliver ur Teamsmöten eller av andra anledningar blir tillgängliga att kommunicera med.
Alla upplever säkert samma utmaningar med att hinna slinka emellan kollegornas möten då man har en fråga eller något man vill ta upp med dessa, och då kan denna inställning vara till hjälp, då aviseringen dyker upp som ett pling och på skärmen så snart de blir tillgängliga.
Gör så här:
– Klicka på prickarna till vänster om din bild (eller initialer)i Teams (1) – Klicka sedan på Inställningar (Kugghjulet) (2) – Scrolla ned till ”Aviseringar” och klicka där (3) – Scrolla ned till fältet Personer och klicka där på Redigera (4). – Lägg sedan till de kontakter du vill bli aviserad om så snart de blir tillgängliga att kontakta i Teams (5).
Det gör mig så otroligt glad att få möjligheten att dela med mig av mina kunskaper och erfarenheter!!
Fick en fråga om jag kunde lösa ett problem med en ”kollegas” funktionsbrevlåda som inte riktigt ville det som hen ville med taggningar, men det löste vi snabbt.
Som vanligt så är jag otroligt nyfiken på hur man jobbar, och måste då fråga, och fråga, och fråga… Men det är genuint ärligt, jag vill verkligen veta på riktigt, utan baktanke. Och får jag inte veta eller förstår på riktigt, kan jag ju inte hjälpa till att jobba smartare.
”Mannen med de 1000 frågorna” har jag flera gånger tidigare blivit kallad 😂
Hur som helst, jag frågade, diskuterade, frågade igen och förstod snabbt att den här personen och de hen jobbar tillsammans med skulle kunna dra otroligt stor nytta av verktyget Planner i Microsoft 365. Det var så klockrent på många plan, och verktyget bara låg där och väntade utan att bli klickad på. Varför kan man undra, men alla är inte lika nyfikna som jag.
Men nu med en kort introduktion kan Planner ersätta Post-it-lappar, att göra listor på block, gemensamma Excel-att-göra-ark och andra separata öar av verktyg, för att erhålla bättre koll och överblick för alla, enklare tilldela och följa upp uppgifter och aktiviteter från möten/projekt o.s.v, automatiska aviseringar och uppföljning utan ”onödig” kommunikation och . 👌🏾
Det bästa av allt är ju när reaktionen också blir så positiv med uttryck som: Shit vad bra! Precis vad jag/vi behöver! Sånt här gillar jag! Det avlastar ju hjärnan! Det här ska jag visa de andra på nästa möte, så här ska vi ju jobba! 😃👍🏽👌🏾!!!
Så, har du inte ”vågat” klickat på Planner-appen ännu så har du något riktigt bra att se fram emot! Om du ändå inte vågar(!), så hör av dig så kan jag coacha dig att komma igång.
