Automatisering för en effektivare vardag blir allt viktigare. Med Power Automate blir det en verklighet!

Att automatisera sin vardag blir allt viktigare i dagens samhälle. År 2020 fick jag för första gången möjlighet att använda verktyget ”Flow”, som nu heter Power Automate. En medarbetare hos min dåvarande kund bad mig om hjälp att automatisera ett tidskrävande manuellt arbetsflöde kring leverantörsfakturor. Efter några dagars klurande och testande skapade jag ett flöde som fungerade. Det visade sig att detta flöde skapade en besparing på 1,5-2 MSEK per år i arbetstid för avdelningen!

Power Automate Essential Training

Efter den första erfarenheten med automatisering hann jag tyvärr inte utforska Power Automate mer. Men nyligen genomförde jag kursen ”Microsoft Power Automate Essential Training” av Bill Kulterman. Kursen var introducerande, uppdaterande och gav mig en bra förståelse för verktyget. Den genererade även idéer om hur Power Automate kan skapa värde. Även om det var en grundläggande kurs var den ytterst nyttig.

Tanken, viljan och innovationskraften

Verktyget i sig är inte det viktigaste när det kommer till automatisering, utan det är tanken, viljan och innovationskraften som gör att vi kan skapa förändring och automatisera manuella processer. Utan dessa parametrar blir verktyget ganska begränsat.

Förändrade förutsättningar i dagens arbetsliv

I dagens arbetsliv är förutsättningarna annorlunda än förr. Vi förväntas göra mer med färre resurser, vilket ofta leder till stress om inte rätt förutsättningar finns. Här kommer verktyg som Power Automate in i bilden. Genom att effektivisera och automatisera vår vardag kan vi skapa bättre kontroll och minska stressnivåerna.


Tänk dig en organisation med 1500 anställda, där varje anställd kan spara endast 5 minuter om dagen genom att använda digitala verktyg som Power Automate. Det kan tyckas vara en liten tidsbesparing, men om vi summerar det över ett helt år blir det en imponerande summa. Totalt kan organisationen ”spara” motsvarande 28.750 timmar, vilket motsvarar 13.500.000 kronor per år i arbetstid! Det är en enorm resursbesparing som kan omfördelas till mer värdeskapande uppgifter och öka produktiviteten ytterligare.

Öppna verktygslådan för effektivisering och automatisering

Om vi har verktygen i vår låda som kan hjälpa oss att effektivisera och automatisera vår vardag, varför använder vi dem då inte? Genom att använda verktyg som Power Automate kan vi frigöra tid och skapa bättre förutsättningar för att fokusera på det som verkligen betyder något.

Tänk bara på den enorma potentiella tidsbesparingen inom en organisation med 1500 anställda! Det är inte bara en individuell vinst, utan det kan också ha en betydande inverkan på hela organisationens produktivitet och framgång.

Genom att utforska och använda digitala verktyg som Power Automate kan vi dra nytta av den kollektiva kraften av effektivisering och automatisering. Varje minut sparad är en minut som kan investeras i att göra verklig skillnad. Så varför inte öppna verktygslådan och upptäcka de otroliga möjligheter som digitalisering kan erbjuda oss?

Ibland kan rädsla för förändring vara ett hinder, men det är viktigt att våga öppna lådan och utforska möjligheterna.

Verktygslådan för digitalisering

För mig består verktygslådan ofta av Microsoft 365. Genom att kontinuerligt lära mig hur de olika verktygen fungerar och kan användas, kan jag koppla ihop dem med verksamheters behov och arbetssätt. Verktygen i sig är värdefulla, men det är förståelsen för hur de kan användas för att skapa värde som verkligen gör skillnad. Dessutom kan verktygen generera idéer om saker vi tidigare inte ens tänkt på. Vår hjärna behöver input för att skapa nya tankar och idéer, vilket i sin tur leder till kreativitet, innovation och utveckling.

Effektivisering, automatisering och innovation

Jag sammanfattar digitalisering med tre ledord: effektivisering, automatisering och innovation. Genom att utnyttja digitala verktyg som Power Automate kan vi utveckla och förenkla våra verksamheter. Genom att samarbeta, effektivisera och få bättre kontroll kan vi skapa en mer produktiv och meningsfull vardag.

Avslutning

Med Power Automate och liknande verktyg kan vi automatisera våra vardagliga arbetsflöden för att frigöra tid och resurser. Både små och stora automatiseringsvinster kan skapa värde på kort och lång sikt. Tänk bara på den stora besparingen inom en organisation med 1500 anställda, där varje individ kan spara 5 minuter om dagen. Det kan vara skillnaden mellan att vara fångad i rutinmässiga uppgifter och att vara fri att fokusera på att skapa verklig nytta och innovation. Ta steget och öppna verktygslådan för att utforska nya möjligheter till effektivisering, automatisering och innovation.

Ta dina Teams-möten till nästa nivå med avatarer och roliga reaktioner!

Visste du att du nu har möjlighet att använda avatarer i Teams-möten? Det är ett fantastiskt sätt att göra dina möten mer personliga, engagerande och roliga! Genom att skapa en egen Teams-avatar kan du verkligen uttrycka dig och sätta din personliga touch på mötet. Jag garanterar att nu så här i inledningen av avatar-boomen så lyfter de flesta på ögonbrynen eller drar på mungiporna när du gör en ”Dab”, ”Robotdans” eller en ”Phew” reaktion.

En av de stora fördelarna med avatarer är att de kan ge dig en paus från kameran, men ändå inte bara visa en stillbild eller dina initialer. Du kan delta i mötet utan att behöva oroa dig för hur du ser ut eller hur din bakgrund ser ut. Detta är särskilt användbart under långa möten, där man kanske kan bli utmattad av att vara framför kameran hela tiden.

En dag med hybridmöten kan vara utmattande, särskilt om du blir distraherad av hur du ser ut eller hur din bakgrund ser ut. Enligt forskning är användningen av video starkt korrelerad med mötesdeltagande, inkludering och effektivitet. Dock använder endast i snitt cirka 30% av deltagarna video under möten. Avatarer för Microsoft Teams erbjuder ett alternativ till den nuvarande möjligheten av antingen video eller ingen video. Avatarer för Teams kan ge dig en paus från kameran samtidigt som du fortfarande kan samarbeta effektivt. Inkludera fler personer i samtalet – oavsett om de behöver en paus på grund av trötthet från video, eller helt enkelt känner sig mer bekväma med att inte ha video på.

En annan fördel med avatarer i Teams är de olika reaktioner du kan använda. När du reagerar (klickar på) med emoji-reaktioner kommer din avatar att härma den reaktionen med sin kropp. Det kan vara allt från att räcka upp handen till att ge en high-five eller skicka en kram. Detta skapar en interaktiv och rolig dimension i dina möten. Du kan visa entusiasm när någon delar en bra idé, visa medhåll när någon gör en poäng du håller med om, eller skicka en virtuell applåd när någon presterar något fantastiskt.

Är det så att du trycker på ”räck upp handen” som du brukar i Teams för att du vill säga något, så räcker även avataren upp handen vilket då blir tydligare för alla att se.

Tänk dig själv hur kul det skulle vara att ha en liten avatar som representerar dig och interagerar med andra under mötena. Det är ett sätt att göra de vardagliga Teams-mötena lite mer spännande, roliga och personliga. Det kan även fungera som en isbrytare och skapa en avslappnad och positiv stämning i gruppen. Visst kan det även bli lite störande om alla hela tiden kör robotdans, eller gestikulerar med avatarerna, men det är nog ganska övergående tills nyhetens behag lagt sig. Men visst sjutton ska man få ha lite kul på jobbet också!

Så rekommendationen från mig är att skapa och att använda en avatar i ditt nästa möte
Det ger dig möjligheten att vskapa en rolig och engagerande atmosfär för alla deltagare, plus att du kan imponera lite på kollegorna. Kom ihåg att det är viktigt att ha en öppen inställning och kommunicera med ditt team om hur de känner inför avatarer. Och om du behöver hjälp att skapa den perfekta avatar för dig, var inte rädd för att be om feedback från dina kollegor. Tillsammans kan ni skapa en inkluderande och effektiv mötesmiljö där alla känner sig representerade och hörda.

Så släpp loss kreativiteten och gör dina Teams-möten till något riktigt speciellt med hjälp av avatarer och alla fantastiska reaktioner du kan använda. Det kommer definitivt att sätta en leende på allas läppar och göra dina möten till något att se fram emot!

Nedan illustrerar jag lite snabbt hur du skapar din första personliga avatar. Självklart har det redan nu kommit mängder av andra användbara instruktioner, videos m.m. om hur du skapar en avatar i Teams, men här kommer en snabb intro.

  1. Du börjar med att ”inne” i Teams söka upp Avatar-appen (om den är publicerad av din organisation). Klicka på ”prickarna” enligt (1) och sedan (2). Du kan också söka efter appen som du ser i bilden.

Att designa din avatar är sedan ganska intuitivt steg för steg. Välj kroppsform, ansikte, hår, ögonbryn, skägg, kläder osv. tills du är nöjd. Du kan också justera dina kroppsdelar/-former osv via knappen som pilen nedan pekar på. Kör på bara, du hittar snabbt en passande figur.

I Teamsmöten slår du av kameran och klickar på ”Effekter och avatarer”, och sedan väljer du så klart din alldeles egna unika avatar du vill visa upp i mötet. Efter detta ansluter du som vanligt till mötet.

Om du redan anslutit till mötet med din kamera på och vill byta till avatar klickar du på prickarna enligt nedan och där väljer ”Effekter och avatarer”.

Du får då upp följande bild där du kan välja möjliga bakgrunder/videoeffekter eller Avatarer. Du ser även nedan på bilderna (nedanför avatarerna) att du kan klicka på ”Avatar reactions” där du får alla ”moves” du kan få avataren att utföra. Hur kul som helst i början!

Du kan även se att du kan skapa fler avatarer på olika ställen i de bilder du får upp enligt denna korta instruktion.

En viktig sak att komma ihåg: en avatar representerar på vilket sätt en person vill bli sedd. Det kan ibland innebära att din avatar inte ser ut på det sätt som andra förväntar sig, och det är helt ok! Du är den enda som bestämmer vad Avataren betyder för dig och andra för sig. Tänk på att alla säkert gjort så gott de kan för att skapa sin avatar som passar sig själv.

Med det sagt kan det ibland vara bra att få en extern åsikt. Om du känner att det är svårt att få din avatar att bli rätt, be en kollega du är trygg med om feedback. Det kan vara roligt att hoppa på ett samtal och göra det tillsammans!

Jag kan bara säga Lycka till, ha kul och utmana dina kollegor i att bygga egna avatarer. Efter det kan ni ha lite skojiga och avtalade Avatarmöten bokade på jobbet framöver.

Håll koll på Dina aviseringar i Teams, Chatta med dig själv och visa din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern.

Några ”nya” användbara funktioner sedan sist.

För ett par år sedan när Teams tog fart som samarbetsplattform och kommunikationsplattform i samband med pandemiutbrottet, och i samband med att jag höll galet många kurser inom Office 365 land och rike runt, informerade jag om en riktigt bra funktion i Teams. Idag kanske ingen kioskvältare då väldigt många nu kommit igång på riktigt med att använda Teams i vardagen och nyttjar en del av dess funktioner. Men)!) ibland är det de enkla sakerna som ligger mitt framför ögonen som man missar.

Den ”lilla” kioskvältaren var då att nyttja den lilla ”klockan” högst upp i vänstra hörnet som står för Aviseringar/Feed. (se bild)

Klickar man på klockan kommer man in i sina Aviseringar där det dyker upp information om andra personer omnämnt dig, taggat dig, dina missade samtal och mycket annat.

Det som för en tid sedan kommit är möjligheten att klicka på den ”slide-lock” som nu finns presenterad för att endast fånga alla olästa ”Feeds” som du inte uppmärksammat. Du kan också klicka i en redan läst avisering (på de tre prickarna) och markerar den som oläst, för att sedan komma ihåg den och lättare hitta den bland olästa Aviseringar/Feeds.

Utmaningen är i detta som allt annat att man måste lära sig ett nytt sätt att arbeta och få in det i ryggmärgen att nyttja dessa nya smidiga funktioner. Inte en självklarhet har jag märkt.

Chatta med Dig själv i Teams

Det har också skapats en möjlighet att skicka saker till sig själv i Teams som exempelvis utkast, filer m.m. Helt enkelt ett ställe där du enkelt inom Teams sedan kan hitta saker motsvarande det jag vet att många gjort tidigare i Outlook. Man mejlar sig själv! Här kan du hålla ihop det samt ha en personlig lagringsyta inom din Teams-app.

Din ”personliga” chattytta hittar du högst upp bland Teamschattarna

Visa/sätt din status direkt via mötesbokningar i Teams-kalendern

Ytterligare en ganska ny funktion jag fångat är att du nu direkt när du skapar ett möte eller aktivitet i Teamskalendern kan sätta din status. Ex.

  • Tillgänglig
  • Upptagen
  • Arbetar på annan plats
  • osv

Du klickar helt enkelt på texten enligt bilden ovan: Visa som: och väljer status.

Du kan även i menyn som följer efter på samma nivå/rad välja Kategori, Svarsalternativ samt om det krävs registrering för mötesdeltagare.

Små enkla tips som kanske kan spara dig några sekunder och minuter per dag.
Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…Lycka till!

Hitta dina viktiga mappar som ligger i Teamskanaler mycket enklare.

Att arbeta effektivare blir viktigare och viktigare. Jag hör väldigt ofta kommentarerna, ” Vi har ingen ordning på våra filer”, ”Det tar mycket tid att leta fram mappar och filer nu när vi har så många ställen att lägga dem på”, ” Vi har U: H: K: W: OneDrive, Teams, Sharepoint, Verksamhetssystem osv osv.

Det absolut mest nödvändiga för att minimera många medarbetares ”söktid” efter filer, vilket i stora organisationer kostar 1000-tals kronor om dagen, är att skapa en tydlig fillagringsplan/dokumenthanterings-strategi. Detta är självklart något som alla vet, men vi vet också ofta hur långt det steget är när gemensamma dokumentkataloger är fyllda till bredden med gamla mappar och filer. Man vill inte lägga ned tiden på att sortera och rensa, men tiden blir istället kostsam för medarbetarna att leta. (It´s a work that has to be done!)

Nu tänkte jag inte lösa denna delikata fråga i detta inlägg utan endast visa på en liten funktion inom Microsoft365 som kan spara åtminstone några minuter om dagen för de som till viss del arbetar i Teams och där lagrar filer.

Jag har tidigare skrivit om hur du kan synkronisera filytor från Teams-kanaler till din dators Utforskare, men i detta inlägg tänker jag visa hur du enkelt kan skapa genvägar till Teamskanalernas mappar så att de dyker upp i din OneDrive On-line. Alltså ytterligare en anledning att alltid logga in även via webbgränssnittet i 365 vilket jag ofta trycker på. (www.office.com)

Du gör så här! Se bilden nedan och jag förklara under bilden.

  1. Gå in i det aktuella Teamet och kanalen där du har den aktuella mappen du enkelt vill kunna hitta.
  2. Välj fliken ”Filer”. (Pil 1)
  3. Klicka dig vidare till rätt mapp (den du önskar genvägen till).
  4. När du är i rätt mapp, klickar du på ”Lägg till genväg i OneDrive”. (Pil 2)
  5. När genvägen är skapad ser du bilden som pil 3 pekar på.
  6. När detta är klart har du så klart redan loggat in i Microsoft365 via webben, och där söker du upp appen OneDrive. (Det blå molnet)
  7. När du klickat in dig i OneDrive på webben hittar du genvägen under Mina filer. (Pil 4 och 5)

Från dessa kan då helt enkelt accessa filytorna i Teamskanalerna utan att behöva hoppa mellande oilka teamen. Smart va!

En ytterligare bonus är att när du skapar dessa genvägar från Teams till OneDrive så dyker de även upp som genvägar i OneDrive-appen du har på din mobiltelefon.

Tänk vad alla små besparingar i tid kan bli värdefulla när vi slår ihop dem. Utmaningen vi ofta har är dock att vi inte hinner lära oss nytt eller vill förändra vårt arbetssätt, då vi inte uppfattar de små delarna som tillräckligt viktiga…

Gamla myter och sanningar, även för Office 365…?

Att vi endast använder 10% av vår hjärna är en långlivad myt som fastnat hos många. Sanningen är den att vi använder endast en liten del av hjärnan för att lösa en enskild uppgift, men olika uppgifter och aktiviteter lägger beslag på olika hjärnregioner, så att hela hjärnan sätts i arbete.

En annan myt är att man blir intelligent, om man läser ett ämne grundligt. Sanningen runt detta är att ämneskunskap är viktig, men man måste känna till andra ämnesområden och förstå sambanden, så att man själv kan dra nya slutsatser och öka sin kunskap. Genom att stärka minnet på olika sätt kan vi förbättra vår intelligens. 

En liknelse till dessa myter är det traditionella Officepaketet från Microsoft och vår kunskap i att använda dess ingående komponenter, vilket sedan länge uppskattats till en nivå om 10%. Detta är dock inte en myt utan nu som då i väldigt många fall en sanning. 

 Denna uppskattning är gammal och enormt mycket nytt har hänt med Officepaketet sedan jag hörde dessa ord. Detta bör innebära att vi idag använder en ännu mindre del av de funktioner som erbjuds och tillkommit, om vi inte fokuserar på att utbilda oss eller ändrar vårt arbetssätt med dessa verktyg, för det är ju generellt en egenskap vi har att vi är relativt nöjda med det vi redan lärt oss och inte alltid tar oss tid att utforska det nya. 

 Microsoft genomförde redan inför version 2004 en användarförfrågan till ett stort antal företag och användare gällande ”nya” funktioner som önskades i Officepaketet. Hela 90% av de önskemål om funktioner som kom i retur fanns redan i Officepaketet. Användarna hade helt enkelt inte hittat eller letat efter dessa i tidigare versioner. 

 Sedan ett par år tillbaka har Microsoft Office365 tagit ordentlig fart i Sverige, och företag efter företag, organisation efter organisation flyttar över till denna plattform. För många av de organisationer jag möter är uppfattningen fortfarande att Office365 endast är som att prenumerera på Officepaketet som en molntjänst och i detta erhålla kontinuerliga uppdateringar.  

 Alltså, verksamheter går ifrån de gamla traditionella boxarna till de nya så populära molnbaserade lösningarna. Och redan i detta så kan man säga att användaren får en mycket bättre lösning där Officepaketet alltid är uppdaterat samt att hela organisationen alltid har samma version. Man slipper fundera på vilka och hur många licenser organisationen har inför en eventuell avstämning som genomförs med regelbundenhet. 

 Men Office 365 kan ju bli värt så mycket mer! När Office365 presenteras för nya och befintliga verksamheter vill man ju så gärna påvisa alla fördelar, alla möjligheter och alla de funktioner som inkluderas, men det är ju egentligen av föga intresse. Det jag personligen anser vara det viktigaste är att förmedla de värden och de vinster kunden kan erhålla i sin verksamhet, hur verksamheten kan dra nytta av det som finns tillgängligt i linje med sitt sätt att arbeta, eller hur de kan förändra sina processer och sitt sätt att arbeta för att spara både tid och pengar. Detta är självklart inte något man gör över dagen, men med långsiktighet och ett strategiskt arbete där interna arbetsprocesser och metoder genomlyses kan verktygslådan Office365 erbjuda så ofantligt mycket. 

 Utbildning/introduktion är något som borde vara en självklarhet att genomföra för de organisationer som tar klivet till O365! En utbildningsplan samt framför allt en långsiktig utvecklingsplan där organisationerna över tid själva övertar ansvaret för utveckling, inspiration och utbildning bör vara prioriterat. Att endast genomföra en introduktionsutbildning blir som det berömda “tomteblosset”, det flammar till och blir ljust en stund för att sedan ganska snabbt slockna och glömmas bort. Med verktyg som O365 måste organisationerna ha fackelbärare vars ansvar och intresse är att hålla elden brinnande och ges tid till att ständigt söka nytt bränsle som kan lysa upp tillvaron för alla andra inom organisationen.  

 De flesta av oss väljer att arbeta på ett gammalt och invant sätt även då vi får dessa nya möjligheter vilket tar massor av onödig tid när det finns verktyg och funktioner som förenklar, underlättar och gör oss effektivare. Genom att lägga lite tid på att lära oss det nya kommer vi att spara ofantliga mängder av just tid, men ändå lägger vi inte tiden på att utbilda oss. Att förvänta sig att alla individer kommer att ta sitt eget “ansvar” för att hålla sig uppdaterade om vilka nya verktyg och funktioner som kontinuerligt inkluderas och kan vara till nytta för verksamheten är en utopi. Vi funkar helt inte så! 

 Med dagens alla funktioner och Appar som löpande lagts till i O365-sviten (vilket för många är okänt men helt fantastiskt) kan det betyda stora möjligheter nu även för det mindre företaget att dyka djupare i dessa för att stödja och utveckla verksamhetens processer. Det handlar om kommunikation, arbetssätt, metodik, lagring, sökning, delning av information, projekthantering o.s.v. vilket allt ingår i O365. Återigen mängder av verktyg och funktioner som måste omsättas till värden och kunskap efter det att introduktionen är genomförd. Här pratar vi verksamhetsnytta på hög nivå som kan införas om viljan och orken finns att anta utmaningen.  

Som verksamhetskonsult måste man självklart axla ansvaret att förstå kundens verksamhet, flöden och utmaningar för att sedan omsätta dessa i konkreta möjligheter med de verktyg som finns tillgängliga.

 Ett exempel jag kan ta upp är en representant för ett företag jag träffade för en tid sedan där jag snabbt visade O365 och möjligheter med den verktygslåda som inkluderas. Det handlade då inte om funktioner utan endast om hur deras organisation idag arbetar med kundmöten, rapporteringar, delade dokument, kalenderfunktion med gemensamma kalendrar, avtalshantering, distansmöten och en hel del annat. Denna kundansvarige representant såg direkt att han personligen skulle kunna spara minst 1 ½ timme om dagen på det lilla han såg, plus att företaget i stort skulle kunna få större kontroll på kunddokumentation, avtalshantering och informationsflöden. Otroligt roligt att få denna respons och reaktion.

Ytterligare exempel är där jag i mitt utbildningsprojekt tillsammans med verksamheten arbetade fram en lösning via Microsoft Power Automate utvecklade ett automatiseringsflöde för inkommande leverantörsfakturor, vilket uppskattningsvis skulle ge en besparing i arbetstid om 50-70 timmar per dygn. Denna fantastiska besparing samt att det intellektuella arbetet i stället kan läggas på viktigare saker inom avdelningen.

OBSERVERA!! Detta är endast två av många exempel på effektivisering, ökad kontroll och utveckling av samarbete med hjälp av O365 jag och mina kunder funnit i samband med genomförda utbildningar och utvecklingsprojekt inom digitalisering.

Summeringen av detta inlägg blir att alla de verktyg, funktioner och möjligheter som varje dag finns runt omkring oss och framför våra ögon väljer vi ofta av slentrian bort. De blir presenterade och inköpta, men väldigt få verksamheter drar med automatik nytta av sin nya investering i form av Office365. I detta fall vill jag sticka ut hakan och säga att det inte ens är i närheten av 10% av möjligheterna som används.

Det är då vårt ansvar som verksamhetskonsulter att lära oss förstå kundens verksamhet på djupet, förstå processer och utmaningar för att med denna kunskap kunna stötta, utveckla och erbjuda strategier och långsiktiga planer så att dessa 10% kan ökas och omsättas i ren verksamhetsnytta med hjälp av utbildning och delning av vår kunskap och erfarenheter.

Vi måste stötta och utbilda våra kunder och ibland till och med övertyga dem att ta sig tiden, för att på sikt dela vår övertygelse om det värde många av verktygen i Office365 verkligen kan erbjuda deras verksamhet samt plantera detta så att facklorna hålls brinnande.