Har du någonsin känt dig frustrerad över hur svårt det kan vara att förmedla dina tankar och känslor i digitala samtal? Jag menar, vi har alla varit där – skickat ett e-postmeddelande eller ett snabbt chatt-meddelande och sedan fått en helt annan reaktion än vad vi förväntade oss, trots att jag uppfattade mig själva som övertydlig.
Digital kommunikation är fantastiskt på många sätt, men det kan också leda till en hel del missförstånd och förvirring.
I den moderna arbetsmiljön har digitala verktyg, som e-post, Teams och chattprogram, revolutionerat vårt sätt att kommunicera. Men med fördelarna kommer också utmaningar. Bristen på icke-verbal kommunikation i digitala sammanhang har gett upphov till ökad risk för missförstånd och otydligheter i våra budskap.
Jag tänkte i denna artikel belysa hur vi kan förbättra vår kommunikation och undvika fallgroparna som kan uppstå när vi förlitar oss för mycket på skriftliga textmeddelanden.
Min upplevelse är att vi många gånger idag av olika anledningar väljer bort ”pratsamtalet” till förmån för den digitala kommunikationen via text. Varför vi till så stor del gått över till textbaserad kommunikation, det kan man ju undra? Tror vi att vi är effektivare och spar tid, eller känner vi att vi inte har kontroll på samtalet när vi talar med varandra…?
”Många gånger upplever jag att problem, utmaningar och misstolkningar far runt i mailtrådar/chattrådar av ren slentrian, och blir kvar där studsandes istället för att ”någon” lyfter luren och via ett röstsamtal eller fysiskt möte löser ”problemet” på bråkdelen av tiden. Jag ringer själv ofta upp de som behöver svar eller lösning när mail eller ärende kommer mig tillhanda, och oftast förstår jag bättre och snabbare vad som önskas, vad som är bakomliggande och sedan löser vi problemen eller frågan blixtsnabbt. Och vet du, de jag ringer upp blir oftast otroligt glada att få det personliga samtalet…”
Varför är det så svårt att förstå varandra?
Det visar sig att när vi kommunicerar digitalt, går en stor del av den känslomässiga kontakten förlorad. Du vet, det där som händer i ansikte mot ansikte-samtal när du kan se ditt sällskaps ögon glittra när de är glada eller kroppsspråket som avslöjar om de är entusiastiska eller oroliga. När man pratar via ljudsamtal hör vi åtminstone den andres röst, ton och pauser m.m. I digitala samtal blir vi utan dessa viktiga ledtrådar, vilket kan göra att meddelanden lätt misstolkas. Att kommunicera med kropp och ord så att andra förstå är redan det otroligt komplicerat, trots att vi kanske tror att vi är mästare på att behärska det. Men att kommunicera i text så att andra direkt förstår oss, det är en helt annan division.
Är det verkligen så allvarligt?
Jag lovar att det är så allvarligt!
När jag för ett antal år sedan certifierade mig inom NLP (Neurolingvistisk programmering, vilket är ett pseudovetenskapligt angreppssätt för kommunikation och personlig utveckling), djuplodade jag i mina kunskaper om hur vi kommunicerar med kropp, ord, ton, talhastighet, m.m. Jag blev då än mer medveten om hur viktigt det är att medvetet vara insatt i detta för att ”på riktigt” kunna kommunicera med andra, både som sändare och mottagare. Ofta går vi på magkänsla och intuition vilket funkar väldigt långt så klart, men när man verkligen förstår effekterna av de små och fina justeringarna, frågorna, intresset, kroppshållning, pauser, hastighet osv, ja då lovar jag att det också ger effekt i den dubbelriktade kommunikationen.
Forskning visar att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårt att förstå vår ton och intentioner. Det leder till att våra meddelanden ofta tolkas på helt olika sätt än vi tänkte. Inte kul, eller hur?
1. Bristande icke-verbal kommunikation: I ansikte mot ansikte-samtal utgör icke-verbal kommunikation upp till 93% av vår totala kommunikation. När vi kommunicerar digitalt, går den rika kontexten av tonfall, kroppsspråk och ansiktsuttryck förlorad. Detta leder till missförstånd och tolkningsfel.
2. Forskning om digital kommunikation: Studier har visat att när vi kommunicerar via textbaserade medier, som e-post och chatt, har mottagaren svårigheter att korrekt bedöma avsändarens intentioner och känslor. Detta kan leda till att meddelanden misstolkas eller att avsändarens intentioner går förlorade.
3. Överskattning av kommunikationsförmåga: Medarbetare som kommunicerar via e-post tenderar att överskatta sin förmåga att kommunicera tydligt och korrekt. Bristen på icke-verbal feedback kan göra det svårt för avsändaren att upptäcka eventuella brister i kommunikationen och därmed öka risken för missförstånd.
4. Emotikon-misstolkningar: Användandet av emotikoner (smileys) kan också leda till missförstånd. Mottagare tolkar ibland emotikoner på ett annat sätt än avsändaren avsett. Detta kan leda till förvirring kring avsändarens känslor eller avsikter.
5. Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.
Så vad kan vi göra åt det?
Ingen panik! Det finns sätt att förbättra vår digitala kommunikation och minska risken för missförstånd:
Att förbättra digital kommunikation: För att undvika missförstånd och otydligheter i vår digitala kommunikation är det viktigt att vara medveten om dess begränsningar och arbeta aktivt för att förbättra vår kommunikationsförmåga.
Var tydlig och kortfattad. Försök att vara så tydlig som möjligt i dina meddelanden. Korta och koncisa meddelanden minskar risken för tolkningsfel.
Tänk på din ”ton”. Eftersom mottagaren inte kan höra ditt röstläge, var extra noga med hur du uttrycker dig. Läs igenom ditt meddelande och försök sätta dig i mottagarens skor – skulle du kunna misstolka det?
Skicka inte mail när du är irriterad eller upprörd! Vänta då hellre tills du lugnat ned dig och kan vara lite mer nyanserad i din text, för irritation eller ilska är något som väldigt ofta uppfattas eller tolkas i ett digitalt meddelande.
Gör inte överdrivet med emojis. Emojis kan vara jätteroliga och användbara för att visa känslor, men överanvändning kan få ditt meddelande att verka oprofessionellt. Använd dem sparsamt och tänk på hur de kan uppfattas av mottagaren.
Balansera digitalt och personligt. Ibland är det bäst att välja personliga möten eller ett telefonsamtal för att undvika missförstånd och bygga starkare relationer.
Sist men inte minst…
Kom ihåg att alla är mänskliga, och missförstånd händer oss alla. Genom att vara medveten om dessa utmaningar och vara öppen för att klargöra om något känns oklart, kan vi stärka vår kommunikation och bygga bättre samarbete och förståelse.
Låt oss tillsammans göra vår kommunikation ännu bättre! Genom att vara medvetna om bristen på icke-verbal kommunikation och aktivt arbeta för att förbättra vår skriftliga kommunikationsstil, kan vi undvika missförstånd och bygga starkare band med våra kollegor och kunder.
Och Du! Om du känner att en ”tråd” går för långt, att du inte förstår vad motparten menar, eller att du inte gör dig förstådd… ”Lyft” luren eller klicka på samtalsikonen i Teams, Zoom, Meet, WhatsApp och ring upp den andra. Var lite ”Oldschool” och prata med varandra, så löser ni säkert utmaningarna tillsammans otroligt mycket snabbare 😉
Dags att kommunicera smartare, inte hårdare!
Tack för att ni läste mina tankar om digital kommunikation. Dela gärna era egna tips och erfarenheter via kommentarer i LinkedIn-inlägget. Låt oss tillsammans hjälpa varandra att bli bättre på att kommunicera i den digitala eran!
